Simple und benutzerfreundliche Zeiterfassung mit der Smartplan Stempeluhr
Papier und Kugelschreiber, unübersichtliche Stundenzettel und teure Hardware sind jetzt passé. Greife über Tablet, die App oder den Computer auf deine digitale Stempeluhr zu. Deine Zeiterfassung wird zentral gespeichert, sodass die Daten direkt für die nächste Lohnabrechnung bereit stehen.
Einfache Einrichtung, einfacher Zugang
Um mit der Smartplan Stempeluhr zu starten, brauchst du keine besondere Ausstattung oder IT-Kenntnisse. Die Stempeluhr kann von jedem Gerät mit Internetzugang aufgerufen werden. Nutze ein Tablet, einen Computer oder unsere App.
Vermeide Fehler in der Zeiterfassung
Sitzt du auch vor den handschriftlichen Zeitangaben deiner Mitarbeiter und verbringst viel zu viel Zeit damit, diese zu entziffern? Oder hast du Probleme damit, dass deine Mitarbeiter ihre Stunden nicht richtig erfassen? Mit der Smartplan Stempeluhr ist es für Mitarbeiter schnell und einfach zu registrieren, wann sie kommen, gehen und Pause machen.
Lohnabrechnung in wenigen Klicks
Die Stempeluhr ist direkt in dein Smartplan-Konto integriert. Mit wenigen Klicks erhältst du einen Überblick über die Stunden deiner Mitarbeiter. Wenn du die Lohnabrechnung machen musst, kannst du eine Datei direkt in dein Lohnsystem übertragen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Öffne die Stempeluhr auf einem beliebigen Endgerät mit Internetverbindung. Hier z.B. ein iPad:
1. Person wählt ihren Namen aus
Wenn die Stempeluhr auf einem Tablet verwendet wird, kannst du sicher sein, dass der Mitarbeiter bei der Arbeit angekommen ist, wenn er einstempelt. Oben auf dem Bildschirm wird eine Liste der Mitarbeiter angezeigt, die an diesem Tag eine Schicht haben. Das macht es dem Mitarbeiter leichter, seinen Namen zu finden. Wenn der Mitarbeiter keine Schicht hat, kann er trotzdem einstempeln. Zum Beispiel, wenn kein Dienstplan verwendet wird oder wenn der Mitarbeiter zur Arbeit gerufen wurde, ohne eine Schicht im Dienstplan zu haben.
2. Gibt die persönliche PIN ein
Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen 4-stelligen PIN-Code für die Stempeluhr. So wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter bei der Arbeit angekommen ist, wenn er einstempelt. Der Mitarbeiter kann den Code jederzeit per SMS oder E-Mail zugeschickt bekommen, falls er ihn vergessen hat.
3. Wählt die gewünschte Schicht aus
Wenn der Mitarbeiter seinen PIN-Code eingegeben hat, werden die geplanten Schichten angezeigt. Mit einem einfachen Tippen auf die Schicht ist der Mitarbeiter eingestempelt und die Zeiterfassung hat begonnen. Eine Schicht im Dienstplan ist nicht erforderlich, um einstempeln zu können.
Die Stempeluhr kann per App auch direkt vom Handy aufgerufen werden:
Simples Einstempeln
Wenn der Mitarbeiter ankommt, ist es schnell und einfach, sich über sein Profil in der App einzustempeln. Wenn das Telefon am richtigen Standort ist, wird das Einstempeln möglich. Wenn das Telefon nicht in der Nähe des erforderlichen Standorts ist, ist das Einstempeln nicht möglich.
Beim Ausstempeln ist an alles gedacht
Beim Ausstempeln ist es schnell und einfach, einen Kommentar zur Zeiterfassung hinzuzufügen. So kann der Mitarbeiter erklären, warum er früher gegangen ist oder Überstunden gemacht hat. Wenn du möchtest, kannst du den Mitarbeiter bitten, anzugeben, wie viel Pause er gemacht hat. Du kannst es auch so einrichten, dass während der Schicht für Pausen ein- und ausgestempelt wird.
Du bestimmst, wo deine Mitarbeiter sein müssen, um ein- und auszustempeln
Sollen deine Mitarbeiter/-innen die Stempeluhr auch in der Smartplan App nutzen können, kannst du vorab verschiedene Standorte definieren, von denen das Einstempeln möglich sein soll.
Passe die Stempeluhr den Gegebenheiten deines Betriebs an
Unternehmen sind nicht gleich, also sollte deine Stempeluhr es auch nicht sein. Du bestimmst, ob Mitarbeiter für Pausen ein- und ausstempeln sollen oder dies nur beim Ausstempeln angeben. Was soll passieren, wenn der Mitarbeiter vor dem geplanten Zeitpunkt kommt - soll er dafür Stunden bekommen oder erst ab Schichtbeginn? Vielleicht sollen einige Zeiten automatisch genehmigt werden. Mit wenigen Klicks richtest du die Regeln für deine Stempeluhr ein, die sofort in Kraft treten, sobald du auf Speichern drückst.
Auch für Pausen ist Platz
Du bestimmst, ob der Mitarbeiter während der Schicht für Pausen ein- und ausstempeln soll oder ob der Mitarbeiter seine Pause einfach beim Ausstempeln angibt.
Einfacher Überblick über die heutigen Aktivitäten
Die Stempeluhr zeigt eine Live-Liste der heutigen Aktivitäten. Als Administrator kannst du die Stempeluhr sogar vom Büro aus öffnen und die Tagesaktivität im Auge behalten.
Einstempeln ohne Schicht
Wird ein Mitarbeiter zur Arbeit gerufen, ohne eine Schicht im Dienstplan zu haben? Mit ein paar zusätzlichen Fingertipps kann der Mitarbeiter ohne eine Schicht im Dienstplan einstempeln.
Warum kam der Mitarbeiter zu spät?
Wenn Mitarbeiter ausstempeln, können sie eine Nachricht an ihre Registrierungen anhängen. So hast du eine Erklärung, wenn du deine Zeiteinträge zur Genehmigung durchsiehst.
Bist du bereit für die Lohnabrechnung? Smartplan ist es.
Ziehe Lohndaten in Sekunden heraus. Erhalte direkten Zugriff auf alle deine Daten aus der Stempeluhr kombiniert mit Daten aus dem Dienstplan. Exportiere sie in eine Excel-Datei oder eine Lohndatei für dein Lohnsystem.
Antworten auf typische Fragen zur Zeiterfassung
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