Dienstpläne zeitsparend & übersichtlich gestalten
Smartplan bringt Ruhe ins Chaos. Passe den Personalbedarf flexibel deinen Gegebenheiten an und sei immer bestens über Anfragen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten deines Teams informiert.
Behalte die volle Kontrolle, indem du die Schichtbesetzung selbst festlegst...
Wenn du die Zuteilung der Angestellten auf die Schichten gerne eigenständig koordinieren möchtest, empfehlen wir diese Methode.
...Oder erstelle den Personalbedarf und lasse Smartplan den Dienstplan füllen...
Wenn du keine Lust und Zeit hast, die Schichten deines Dienstplans manuell zu verteilen, kannst du diese Arbeit auch einfach dem Smartplan Assistenten überlassen.
...Oder erstelle freie Schichten und lasse das Personal selbst wählen
Gebe den Dienstplan frei, ohne die Schichten zugeteilt zu haben. Die Angestellten übernehmen diese dann selbständig, nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst".
Die Schichtplanung ist viel einfacher geworden, da man die Vorlage nutzen kann, um Dienstpläne von Monat zu Monat zu kopieren, so muss man sie nicht manuell erstellen.
Anna Grantland
/
Gründer und Mitinhaber
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So leicht erstellst du deinen Dienstplan in Smartplan
1. Zeitraum wählen und Vorlage einfügen
In Smartplan haben alle Dienstpläne ein konkretes Start- und Enddatum. Das bedeutet, dass du zu Beginn eines jeden neuen Dienstplans zuerst einen Zeitraum definieren musst. Die meisten Kund/-innen planen immer für je 1-2 Monate, aber die Entscheidung liegt ganz bei dir.
Wenn sich der Personalbedarf bei mehreren Dienstplänen ähnelt, bietet es sich an, den Dienstplan über das Vorlagen-Tool zu erstellen. Die Schichten müssen nur einmalig in der Vorlage angelegt werden. Danach kannst du die Vorlage beliebig oft bei anderen Dienstplänen einfügen.
2. Nach Qualifikation planen
Für jede einzelne Schicht im Dienstplan muss eine Jobposition angegeben werden. Die Jobposition gibt an, um welche grundlegende Arbeitsaufgabe es sich handelt und welche Qualifikation der oder die Angestellte mitbringen muss, um die Schicht übernehmen zu können. So kannst du dir sicher sein, dass die Person auch wirklich im Stande ist, die Aufgaben korrekt auszuführen.
3. Bei Wiederholungen Schichten kopieren
Wenn du an mehreren Stellen im Dienstplan einen ähnlichen oder gleichen Personalbedarf hast, kannst du Zeit sparen und deinen Dienstplan mit Hilfe der Kopier-Funktion ausfüllen. Im Dienstplan-Tool können sowohl Zeiträume, Tage, Wochen und sogar einzelne Personen kopiert werden. Das Erstellen eines Dienstplans wird so zu einer Sache von Minuten.
4. Während der Planung alles im Blick
Mit unserem Dienstplan-System hast du jederzeit im Blick, wie viele Stunden du bereits für den Dienstplan und die einzelnen Angestellten eingeplant hast. Du kannst auswählen, ob du die Stunden des gesamten Personals oder nur einer einzelnen Person einsehen möchtest. Außerdem kannst du auf eine beliebige Woche klicken, um eine detailliertere Einsicht in die Stundenverteilung zu bekommen.
Alle Funktionen des Dienstplan-Tools im Überblick
Unser Dienstplanungssystem vereint alle Funktionen, die du zur Erstellung deines Online-Dienstplans benötigst. Du allein bestimmst, ob du dabei all unsere Funktionen oder nur einige augewählte Funktionen nutzt.
Zeitraum frei wählen
Alle Smartplan Dienstpläne werden mit einer konkreten Dauer erstellt. Du kannst selbst entscheiden, über welchen Zeitraum dein Dienstplan sich erstreckt.
Vorlagen einfügen
Wenn sich dein Personalbedarf wiederholt, erstelle eine Vorlage. Bei deinem nächsten Dienstplan kannst du die Vorlage wieder einfügen.
Neue Nutzer erstellen
Erstelle neue Nutzerprofile für die Angestellten direkt über das Dienstplan-Tool und füge sie anschließend sofort im Dienstplan ein.
Schnelles Kopieren
In Smartplan kannst du Zeitblöcke, Tage, Wochen und Personen kopieren. So sparst du dir beim Füllen des Dienstplans viele Klicks.
Volle Stundenübersicht
Im Dienstplan-Tool hast du die Stunden deines Personals immer im Blick. So kannst du eine gerechte Verteilung gewährleisten.
Filter
Nutze den Filter für einen schnellen Überblick über die Schichten einer bestimmten Jobposition. Sie werden dann im Dienstplan hervorgehoben.
Regeln definieren
Mit der Einrichtung gewisser Regeln zu den Arbeitszeiten des Personals, kannst du gewährleisten, dass diese bei der Planung sicher eingehalten werden.
Wünsche einholen
Du kannst den Dienstplan für Wünsche seitens deines Personals öffnen, damit sie während ihrer zugeteilten Schichten auch wirklich arbeiten können.
Regelbrüche erkennen
Sollte eine der Regeln gebrochen werden, macht der Assistent dich darauf aufmerksam. Du kannst dann entscheiden, ob du die Schicht entsprechend anpasst oder nicht.
Besetzungsvorschlag
Mit einem einzigen Klick bringst du den Assistenten dazu, die Schichten deines Dienstplans zu besetzen. So vermeidest du jede Menge manuelle Arbeit.
Standort wechseln
Wenn du den Dienstplan aus Versehen für einen verkehrten Standort erstellt hast, kannst du dies schnell und unkompliziert direkt im Dienstplan-Tool korrigieren.
Dienstplan freigeben
Wenn die Planung abgeschlossen ist, kannst du den Dienstplan mit dem Team teilen. Du kannst bei Bedarf jederzeit zur Bearbeitung zurückkehren.
Ich habe mich gestern hingesetzt und einen Dienstplan für das Jahresende erstellt, es hat 25 Minuten gedauert. Es ist einfach, einen Überblick darüber zu bekommen, wer mir zur Verfügung steht. Es funktioniert einfach. Es läuft einfach reibungslos.
Rasmus Kroer
/
Betriebsleiter
Hantwerk
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