Automatische Dienstplanung
- Dienstpläne mit nur einem Klick fertigstellen

1. Bestimme deinen Personalbedarf

Damit der Smartplan Assistent den Dienstplan für dich erstellen kann, musst du ihm zeigen, was genau benötigt wird. Definiere, wie viele Schichten du an unterschiedlichen Zeitpunkten der Woche brauchst.
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In der Animation links kannst du beispielsweise sehen, dass am Montag zwischen 8-12 Uhr zwei Reinigungsschichten besetzt werden müssen und um 16-20 Uhr am gleichen Tag jeweils eine Servicekraft und ein/-e Kassierer/-in benötigt werden.

2. Definiere Regeln für deine Dienstplanung

Mit den Angestellten sind oftmals verschiedene Stundenregelungen vereinbart. Oder es gibt vielleicht Tage, an denen gewisse Mitarbeiter/-innen überhaupt nicht arbeiten können. Du allein bestimmst, wie die automatische Dienstplanung eingerichtet wird und nach welchen Parametern sie sich richten soll:

3. Nimm Wünsche deiner Angestellten entgegen

Du kannst dich dazu entschließen, deinen Dienstplan für individuelle Wünsche zu öffnen. Lasse die Mitarbeiter/-innen selbst markieren, an welchen Zeitpunkten im Dienstplan sie lieber nicht arbeiten möchten. Daraufhin wird Smartplan versuchen, so viele dieser Wünsche wie möglich umzusetzen.
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Der große Vorteil dieser Funktion ist, dass du einen realistischeren Dienstplan erhältst. Als Vorgesetzte/-r erreichst du damit, dass die Personen tatsächlich auch während der Schichten arbeiten können/wollen, die du ihnen zugeteilt hast. So wird die Zahl an Schichttauschanfragen oder Absagen nach Freigabe eines Dienstplans auf das Mindestmaß gesenkt.

4. Stelle den Dienstplan mit einem Klick fertig

Der Assistent erledigt alles ganz automatisch, indem er dir basierend auf deinem Personalbedarf, den Mitarbeiterwünschen und -regeln eine optimale Besetzung vorschlägt. Dabei analysiert der Assistent tausende von möglichen Varianten, um am Ende die eine zu finden, die am ehesten euren individuellen Anforderungen entspricht und bei der die meisten Regeln und Wünsche eingehalten werden können. Die Verteilung des Personals auf die Schichten erfolgt gleichmäßig und unter Berücksichtigung der eingestellten Regeln. Lehne dich einfach zurück und schaue dem Assistenten dabei zu, wie er die Arbeit für dich erledigt.
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Einen Teil selbst planen, den Rest der Arbeit weitergeben
Wenn du einige der Mitarbeiter/-innen bevorzugt selbst einteilen möchtest, kannst du das natürlich tun. Danach kannst du durch Smartplan die verbleibenden freien Schichten besetzen lassen.

5. Besetzung anpassen und Schichtplan für die Belegschaft freigeben

Egal, ob du deinen Dienstplan automatisch oder manuell erstellst - der Assistent stellt durchgehend sicher, dass deine Regeln eingehalten werden. Auf diese Weise wird es leichter für dich, die bestmögliche Dienstplanung zu erhalten, ohne dabei wichtige Dinge zu übersehen. Nachdem du deine letzten Anpassungen erfolgreich abgeschlossen hast, kann der Dienstplan für deine Angestellten veröffentlicht werden und ist damit für alle im Web, auf der App und im eigenen Kalender zugänglich.