Die Schichtplanung von Fristrupminde wird mit den Smartplan-Vorlagen einfacher.

Die Schichtplanung kann Zeit von anderen wichtigen Aufgaben im Betrieb abziehen, aber mit der Smartplan-Vorlage wird der Prozess vereinfacht und Zeit gespart. Durch die Kopierfunktion vermeidet Mike, sich in Bereichen des Dienstplans mit ähnlichen Zeiträumen oder Personalbedarf zu wiederholen, während er gleichzeitig einen klaren Überblick über die Stundenverteilung und unbesetzte Schichten behält. Mike Timmermann erzählt:

Wenn Mike mehrere Zeiträume im Dienstplan hat, die gleich sein sollen, klickt er einfach auf den Zeitraum und zieht ihn auf den Wochentag, der denselben Schichtplan haben soll. Wenn zum Beispiel der Zeitraum 11:30–15:30 auf Dienstag, Donnerstag und Freitag hinzugefügt werden muss, muss Mike diesen Zeitraum nur einmal eingeben. Dann kann er ihn per Drag-and-Drop auf die anderen beiden Tage verschieben, und der Zeitraum wird auf allen drei Tagen hinzugefügt.

Die Vorlage hilft Mike auch, wenn der Dienstplan sich wiederholt, sei es jede Woche, jede zweite Woche oder jede dritte Woche. Sobald ein Dienstplan mit einer Vorlage erstellt wurde, kann er als Vorlage wiederverwendet und einfach auf mehrere Wochen kopiert werden.

Mit seinen 235 Milchkühen, zwei Inhabern, drei Vollzeitmitarbeitern und zwei Helfern gibt es bei Fristrupminde viele Elemente, die koordiniert werden müssen, damit der Hof reibungslos läuft. Bevor Fristrupminde begann, Smartplan zu nutzen, verwendete Mike Papierpläne, die den Mitarbeitenden ausgehändigt wurden. Diese Zettel gingen jedoch oft verloren, was zu Missverständnissen und einem Mangel an Überblick führte. Heute können die Mitarbeitenden ihren Dienstplan auf ihren Handys einsehen, sodass er immer griffbereit ist – eine perfekte Lösung für Mike und Fristrupminde:

Eine der Sachen, die Mike an Smartplan am meisten schätzt, ist, dass es auf dem Handy verfügbar ist, sodass alle bei Fristrupminde ihren Dienstplan immer griffbereit haben. Die Mitarbeitenden können schnell und einfach einen Überblick über ihre bevorstehenden Schichten bekommen und Schichten direkt über das Handy miteinander tauschen. Mit Smartplan können die Mitarbeitenden bei Fristrupminde auch ihre Stunden einsehen und Änderungen über die Stundenübersicht in Smartplan erfassen. Am Ende des Arbeitstages können die Mitarbeitenden dann angeben, ob ihre Arbeitszeiten korrekt sind, ob sie Überstunden gemacht haben oder weniger Stunden gearbeitet haben als geplant. Mike kann dann die Übersicht einfach aus Smartplan exportieren und an die Lohnbuchhaltung senden, sodass die Berechnung des Gehalts der Mitarbeitenden korrekt ist.