Fra kontrakter til sertifikater: Legg til dokumenter i medarbeiderprofiler i Smartplan

Hver gang vi lanserer en ny oppdatering for Smartplan, har vi et klart formål: Vi ønsker å gjøre arbeidslivet enklere og mer effektivt. Derfor er vi også glade for å introdusere en ny funksjon som mange av våre kunder har bedt om - muligheten til å legge til dokumenter direkte i ansattes profiler!

Dette betyr at du nå kan legge til og få tilgang til ulike typer dokumenter direkte på dine ansattes profiler i Smartplan. Disse kan variere fra ansettelseskontrakter til sertifikater og vitnemål.

Hvorfor skal jeg legge til dokumenter til mine ansatte?

Alle virksomheter er forskjellige. Så naturlig, det er også forskjellige grunner til at du kan finne denne nye oppdateringen gunstig. Men la oss ta en titt på noen av fordelene du vil oppleve:

• Sentralisert lagring: Ikke mer å ha dokumenter spredt over flere systemer der du må bruke tid på å lete etter dem. Nå kan du lagre all ansattes informasjon direkte på profilene deres i Smartplan, det samme stedet der du også administrerer deres ruter og tidssporing.
• Effektiv onboarding: Legg til relevante dokumenter som håndbøker, opplæringsmateriell osv. i nye ansattes profiler. På denne måten kan de raskt få oversikt over viktig informasjon, bli en del av teamet og begynne å ta skift i rotaene dine.

Hvilke dokumenter kan jeg legge til?

Du bestemmer nøyaktig hvilke dokumenter du vil legge til i dine ansattes profiler. Det kan være lurt å legge til:

• Ansettelseskontrakter: Ved å legge til ansattes kontrakter i profilene sine, kan både du og de ansatte enkelt henvise til ansettelsesvilkårene. Hvis det er endringer i kontrakten, kan du selvfølgelig også legge til endringer i ansattes profil.
• Sertifikater eller vitnemål: Hvis en ansattes jobb krever spesielle kvalifikasjoner eller utdanning, er det praktisk å ha disse dokumentene direkte på profilen.
• Ansattes håndbøker: Hvis du legger til ansattes håndbøker i profilene, vil de alltid kunne få tilgang til disse for å finne ut hvordan forskjellige situasjoner håndteres i bedriften din.
• Arbeidstillatelser: For ansatte som ikke er statsborgere i landet, er det viktig å ha arbeidstillatelsen tilgjengelig.
• Nødkontakter: I tilfelle en ulykke på arbeidsplassen, kan du raskt komme i kontakt med den ansattes kontakter. Legg til et dokument med kontaktinformasjon til ansattes profil.

Eller kanskje du vil legge til andre dokumenter. I så fall legger du bare til de som er relevante for deg, dine ansatte og din bedrift.

Hvordan legger jeg til dokumentene?

Hvis du går til «Innstillinger» → «Smartplaninnstillinger» → «Medarbeiderinfo», kan du legge til felt for den ekstra informasjonen du vil ha om de ansatte. For å legge til et dokument, velg bare «File» som type:

Når du har opprettet de forskjellige feltene, går du til hver ansattes profil for å fylle ut feltene med riktig informasjon. Du gjør dette ved å gå til «Ansatte» → velg en ansatt → «Informasjon og dokumenter»:

Du kan også ta en titt på denne artikkelen fra håndboken vår for å lære mer: Legg til ekstra informasjon til dine ansatte.

Og du er selvfølgelig også alltid velkommen til å skrive til oss på support@trysmartplan.com hvis du har spørsmål.