Guide: Hvordan lage en vaktplan

Dette er en komplett guide om hvordan du lager en vaktplan. Her er hva du kan lære:

Guiden dekker alt du trenger å vite om konseptene du må forstå for å lage en vaktplan. Den forklarer metoder du kan finne nyttige og er full av tips om hvordan du kan strukturere vaktplanen din for å gjøre planleggingen av dine ansatte så enkel som mulig.

Guiden er illustrert ved bruk av Smartplans vaktplanleggingssystem, men de samme faktorene gjelder hvis du ender opp med å lage den i Excel (se senere hvorfor du ikke bør) eller et annet nettbasert system.

Du trenger ikke å lese guiden fra start til slutt. Bruk sidefeltets innholdsfortegnelse for å hoppe til seksjonen du vil lære mer om.

Vaktplaner brukes i mange forskjellige bransjer.

Hver bransje kan ha sine egne metoder eller tilnærminger, men ofte er de samme utfordringene i spill.

I dette kapittelet kan du utforske noen av bransjene som bruker vaktplaner, og vi vil ta for oss de viktigste aspektene å vurdere.

Vaktplaner brukes i mange forskjellige bransjer. Bransjene vi hjelper inkluderer:

• Restauranter
  
• Kafeer
• Nettbutikker
• Lagre
• Kundeservice
• Callcentre
• Campingplasser
• Hoteller
• Inns
• Turistattraksjoner
• Veiled selskaper
• Drosjeoperatører
• Medisinsk praksis
• Private sykehus
• Biblioteker
• Superliga-klubber
• Idrettsforeninger
• Og så videre.

Listen er lang, og fremhever hvor varierte behovene kan være når man lager en vaktplan. Det som er avgjørende for deg, er å finne en tilnærming som passer din virksomhet og din måte å gjøre ting på.

Når det gjelder planlegging, må du vurdere:

• Ønsker du å opprette tilgjengelige vakter som ansatte kan plukke opp selv?
  
• Ønsker du å lage og bemanne vaktplanen selv?
• Ønsker du å bruke mer automatisert planlegging?
• Hvor mange timer bør dine ansatte ha per uke eller måned?
• Hvilken lokasjon skal de rapportere til?
• Hvilke vakter kan en ansatt dekke?
• Er bemanningsbehovet ditt det samme fra uke til uke, eller varierer det?

Når vaktplanen er laget, må du vurdere:

• Kan mine ansatte bytte vakter uten godkjenning?
  
• Må de registrere inn- og utstempling når de kommer på jobb?
• Må en administrator godkjenne oppmøtet?

Det er mange faktorer å vurdere. I denne veiledningen vil vi hjelpe deg med å besvare så mange av disse spørsmålene som mulig, men vi vil først og fremst fokusere på den første delen: å lage vaktplanen.

Det er to nøkkelaspekter ved en vaktplan, som er de viktigste elementene:

• At det alltid er oppdatert
  
• At det er synlig for dine ansatte

I dette kapittelet vil vi utforske hvorfor dette er viktig og, viktigst av alt, hvordan du kan oppnå det.

Hvis vaktplanen din ikke oppdateres for alltid å gjenspeile virkeligheten i virksomheten din, blir den upålitelig, og du mister både oversikten og tilliten til at virksomheten din drives optimalt.

Like viktig er det at vaktplanen er synlig for dine ansatte. Tross alt, hvordan kan du stole på at de ansatte møter opp når de skal, hvis de ikke kan se vaktplanen?

Ved å oppfylle disse to punktene, oppnår du en velfungerende vaktplan som holder tritt med virkeligheten i stedet for å være "korrekt" bare i det øyeblikket du oppretter den.

Av denne grunn bør du lage vaktplanen din på nettet. Dette gjør ting enklere for både deg og dine ansatte, samtidig som det gir alle fordelene med en online vaktplan.

Det er enklere for deg å holde det oppdatert siden du bare trenger å gjøre det på ett sted.

Hvis vaktplanen din er i Excel eller på papir, må enhver korreksjon gjøres på alle stedene hvor vaktplanen er blitt skrevet ut og hengt opp.

Eller det må sendes på e-post til ansatte med emnet: "VIKTIG: Vaktplanen er oppdatert." Hvis du bruker et nettbasert verktøy, trenger du bare å gjøre korrigeringen én gang, og endringene er umiddelbart tilgjengelige for dine ansatte.

Hvis du oppretter en ny vakt, sletter en vakt, eller gjør endringer i en vakt, vil dine ansatte vite det umiddelbart.

I Smartplan mottar de en varsling om eventuelle endringer som påvirker dem, slik at de vet hvordan arbeidet deres har blitt endret.

Synlighet er selvfølgelig nært knyttet til å holde vaktplanen oppdatert. Ved å få tilgang til vaktplanen fra en smarttelefon, kan både du og dine ansatte alltid sjekke vaktplanen for å se hvem de skal jobbe med og når de er planlagt å jobbe.

Dette minimerer risikoen for feil, og skaper en mer stabil arbeidsplass der ansatte kommer i tide.

La oss se på hvordan vi lager den elektroniske vaktplanen:

Det første du må vurdere når du starter din vaktplan, er lengden på perioden du vil planlegge for.

I noen bransjer er det til og med regler i tariffavtaler som spesifiserer hvor lang en vaktplan må være som minimum, slik at ansatte vet hvor mange vakter de får.

Jeg vil ikke gå dypere inn i disse reglene i denne veiledningen, men vil i stedet forklare hvordan du kan tilnærme deg varigheten av din vaktplan.

Jeg anbefaler å planlegge for 1, 2 eller 3 måneder av gangen. Selv om du kan planlegge lenger frem i tid, bringer det å lage en vaktplan for 6 måneder eller mer deg nærmere gjetning enn faktisk planlegging.

Hvem vet hvordan den daglige driften vil se ut om 6 måneder?

Prøv i stedet denne tilnærmingen:

Planlegg vaktplanen din for 1 eller 2 måneder. Frigi vaktplanen til dine ansatte slik at de kan se sine vakter og begynne å bytte hvis nødvendig. I mellomtiden kan du begynne å forberede deg på den kommende perioden. For eksempel, hvis du samler inn vaktforespørsler, kan du sette opp de forventede bemanningsbehovene tidlig, men vente med å frigjøre den endelige vaktplanen.

Når du slipper vaktplanen din, begynner den vanligvis å utvikle seg. Vaktplanen møter virkeligheten. Og virkeligheten stemmer sjelden helt overens med planen.

Hvis vaktplanen din strekker seg over for lang tid, kan du plutselig oppleve at ansatte ber om å slippe vaktene sine fordi de ikke lenger kan jobbe.

Det motsatte ytterpunktet er heller ikke ideelt. En vaktplan som dekker bare én uke kan undergrave hensikten med å ha en vaktplan: å unngå kaos og opprettholde struktur og forutsigbarhet i bemanningen din.

Hvis du bare planlegger én uke av gangen, kan det føles som om alt du gjør er å lage vaktplaner. Det er ikke slik det skal være.

Når du har bestemt deg for varigheten av din vaktplan, må du velge hvilken type planlegging du vil bruke. Du har kanskje allerede en foretrukket metode, men jeg vil uansett skissere fordelene med de forskjellige tilnærmingene.

Før du kan begynne å tenke på hvem du skal planlegge, må du først ha en oversikt over dine bemanningsbehov. Dine bemanningsbehov består av følgende elementer:

• Tidsrom
  
• Nødvendige ferdigheter
• Antall ansatte som trengs i hver tidsperiode

Når du har bestemt deg for varigheten av din vaktplan, er neste steg å fastsette tidsperiodene når du trenger ansatte til å jobbe. Del dagen din inn i perioder basert på dine bemanningsbehov for forskjellige tider og roller. I Smartplan har alle vakter en jobbtype. Denne jobbtypen beskriver vakten og ferdighetene som kreves for å ta den.

Posisjoner kan brukes på forskjellige måter, for eksempel:

• Servitør
  
• Bartender
• Bibliotekar

Men de kan også spesifisere rollen mer tydelig:

• I stedet for "Servitør," kan det være "Vert."
  
• I stedet for "Bartender," kan det være "Bar - Resepsjon."
• I stedet for "Bibliotekar," kan det være "Utlån."

Det finnes mange måter å bruke roller på for å kommunisere til ansatte hva en vakt innebærer.

Du kan også bruke stillinger til å dele opp vaktplanen din på tvers av forskjellige lokasjoner. For eksempel, hvis du har fem butikker og noen ansatte kan jobbe på flere lokasjoner mens andre kun kan jobbe på én, kan stillinger hjelpe:

• "Kasserer - Vesterbro"
  
• "Kasserer - Aarhus"
• "Kasserer - Aalborg"
• "Kasserer - Odense"
• "Kasserer - Roskilde"”

Fordelen her er at ansatte kan tildeles spesifikke stillinger. For eksempel kan Jens være knyttet til "Kasserer - Aarhus" og "Kasserer - Aalborg." Dette betyr at han kun kan ta ledige vakter eller bytte vakter av disse typene. Som planlegger vil du også bli advart hvis du tildeler ham en vakt han ikke er "kvalifisert" for.

Her er et eksempel på tidsrommene i vår kundeservicerotasjon:

9-13 og 13-17, mandag til fredag.

Fra 9-13 trenger vi én supportagent for dansk support og én for tysk support. Fra 13-17 trenger vi én supportagent for dansk support. Så vi har delt dagen inn i to vakter:

Våre stillinger er enkelt og greit "Support" og "German Support" slik at de ansatte vet hva de skal gjøre når de ankommer.

Nå som du har definert bemanningsbehovene dine, er det på tide å bemanne vaktplanen din. Du kan nærme deg dette på tre forskjellige måter:

Her vil jeg skissere de følgende tre måtene å lage din vaktplan på:

• Definer bemanningsbehov og publiser tilgjengelige vakter
  
• Definer bemanningsbehov og tildel vakter
• Automatisk bemanning basert på forespørsler og regler

Definer bemanningsbehov og frigjør tilgjengelige vakter

Denne tilnærmingen kan brukes hvis du vil implementere et "førstemann til mølla"-prinsipp—en metode som er egnet hvis du ikke trenger full kontroll over hvem som jobber når.

Det fungerer ved å definere hvilke typer vakter du trenger, hvor mange ansatte som kreves, og når de trengs. Du publiserer deretter vaktplanen, og dine ansatte begynner å ta vakter.

Fordelen med denne metoden er at den flytter planleggingsansvaret til dine ansatte. Noen bransjer bruker denne metoden mer enn andre. For eksempel er det en populær metode blant frivillige organisasjoner.

Hvis du har mange frivillige som bare kan ta noen få vakter, kan du la dem velge de vaktene de er tilgjengelige for. Dette kan være mer effektivt enn å tildele vakter som frivillige kanskje ikke ønsker å ta.

Denne metoden er også nyttig i bransjer der vakter er svært ettertraktet. For å unngå å måtte bestemme hvilke ansatte som får vaktene, kan du enkelt overlate det til "førstemann til mølla." På denne måten føler ingen seg urettferdig behandlet, og du unngår friksjonen som kan oppstå ved å gi vakter til noen ansatte, men ikke andre.

Dette kan for eksempel gjelde for arenaer eller boder på konserter eller fotballkamper.

Definer bemanningsbehov og tildel vakter

Med denne tilnærmingen har du ansvaret for å bygge teamet. Du definerer bemanningsbehovene og tildeler deretter vaktene til de ansatte du ønsker skal dekke dem (dette er det vi kaller et puslespill, og vi ønsker å gjøre det enklere for deg).

Når du tildeler vakter, er det mange faktorer å holde styr på i tankene dine. Ved å bruke et verktøy for vaktplanlegging på nettet, kan du avlaste noen av elementene du ellers måtte ha håndtert selv:

• Fravær, tilgjengelighet og forespørsler om fri
  
• Ferdigheter som kreves for ulike vakttyper
• I Smartplan kan du til og med sette regler som ukentlige timer, maksimale helgevakter og mer. (Mer om dette i neste seksjon.)

Ved å lage vaktplanen din på nettet, gjør du det enklere for deg selv, ettersom verktøyet tar seg av noen av de repeterende oppgavene som er involvert i tildeling av vakter.

Når du har fullført bemanningen, publiserer du vaktplanen slik at den blir synlig for dine ansatte. Denne delen fungerer på samme måte som å bruke et Excel-ark. All planlegging forblir skjult inntil du bestemmer deg for å sende skiftene til dine ansatte.

Forskjellen mellom Excel og online vaktplanlegging, i denne sammenhengen, er at så snart du klikker på "publiser"-knappen, mottar dine ansatte en varsling på sine mobile enheter og kan umiddelbart se sine vakter.

En annen forskjell er at, i stedet for å håndtere vaktbytter manuelt i Excel og gjøre korrigeringer selv, kan et nettbasert planleggingsverktøy ta seg av dette for deg.

Automatisk bemanning av vakter

Du kan også velge å få laget din vaktplan for deg. Når jeg lager en vaktplan, bruker jeg denne metoden. Det er den som sparer meg mest tid og gir den beste innledende vaktplanen.

Jeg inkluderer denne metoden selv om få vaktplanleggingssystemer støtter den. Her er jeg åpenbart partisk siden Smartplan tilbyr denne funksjonen.

Med automatisk vaktplanlegging definerer du først dine bemanningsbehov og reglene du vil at skal følges. Du kan deretter åpne vaktplanen for ansattforespørsler. Etter det kan Smartplan håndtere bemanningen for deg.

Dette betyr at Smartplan kan invitere dine ansatte til å sende inn sin tilgjengelighet og angi når de ikke ønsker å jobbe. Når du har definert hvor mange ansatte og hvilke typer vakter du trenger, samt tidsrommene, kan ansatte markere når de ikke er tilgjengelige.

Du kan sette følgende regler enten generelt eller for individuelle ansatte:

• Maksimalt antall timer per uke
  
• Minimum timer per uke
• Maksimalt antall sammenhengende arbeidsdager
• Maksimalt antall timer per dag
• Maksimalt antall sammenhengende helger jobbet
• Minimum hviletid mellom vakter
• Spesifikke dager eller tider de ikke må jobbe

Ved å bruke denne metoden elimineres behovet for å huske alle reglene som er nevnt ovenfor når du tildeler vakter. I stedet legger du inn disse reglene i Smartplan, som deretter genererer et foreslått vaktplan for deg.

Det vakre med dette er at du kan overstyre den automatiske planleggingen hvis nødvendig. For eksempel, hvis det er spesifikke vakter du vil bemanne først, kan du gjøre det, og den automatiske planleggingen vil ta hensyn til endringene dine når den genererer forslag.

Dette er nyttig, for eksempel hvis du har heltidsansatte som alltid jobber til faste tider og deltids- eller timeansatte som jobber til varierende tider.

Når du har mottatt et foreslått vaktplan, kan du gjøre justeringer eller endre reglene dine og be om et nytt forslag. Dette sparer deg for å gjøre alt det tunge arbeidet.

Motta forespørsler og lage en vaktplan nærmere virkeligheten
‍Nå kommer vi til din viktigste oppgave når du lager en vaktplan: Nøkkelen er å finne bemanning så nær de reelle behovene som mulig. Med dette mener jeg at når vaktplanen din er utgitt, bør den kreve minimale justeringer.

Hvem som helst kan lage en vaktplan uten å ta hensyn til virkelige forhold, men så snart den er utgitt og møter virkeligheten, vil den trenge endringer. Hvis vaktplanen din ikke er i nærheten av virkeligheten den må fungere i, vil du bruke for mye energi på å tilpasse den når den er utgitt.

Ved å la dine ansatte sende inn forespørsler for dine bemanningsbehov, øker du sannsynligheten for at de faktisk vil kunne jobbe de vaktene de er tildelt. Dette betyr at færre vakter vil bli byttet, dine ansatte vil være mer fornøyde, og vaktplanen—og arbeidsplassen—vil være mer stabil.

Du kan aldri helt unngå bytte av vakter når vaktplanen din er publisert. Dette er naturlig når den planlagte timeplanen møter virkeligheten, og vaktplanen begynner å "leve." Ved å bruke et nettbasert system, gjør du det enklere å holde vaktplanen oppdatert og i tråd med virkeligheten—en ytterligere grunn til ikke å bruke Excel.

Du kan bruke en mal til:

• Lag rotasjoner for 1, 2, 3, 4, 5, 6 eller flere uker.
  
• Spar tid ved å gjenbruke bemanningsbehov for neste vaktplan.
• Ha forskjellige maler for forskjellige årstider.

Nedenfor vil jeg vise deg hvordan.

Vi har nå sett på tre forskjellige måter å tildele vakter på, og du bør ha nok kunnskap til å komme i gang med din egen vaktplanlegging. Men når vi diskuterer vaktplanlegging, kan vi ikke ignorere temaet maler.

Når man står overfor å lage en vaktplan, er det naturlig å lete etter snarveier. Hvis du planla å gjøre det i Excel, ville du sannsynligvis Google en vaktplanmal for å få strukturen levert i en Excel-fil, slik at du bare trenger å fokusere på planleggingen og ikke på å sette opp strukturen.

Med et nettbasert vaktplanleggingssystem er strukturen allerede gitt, og maler blir et enda kraftigere verktøy.

I nettbaserte vaktplanleggingssystemer kan du lage maler for å unngå å gjenta deg selv. Hvis du har identifisert et bemanningsmønster som fungerer for din virksomhet, kan du lagre det som en mal og eliminere behovet for å gjenskape det hver gang.

Maler gjør det også enklere å lage rotasjoner for 1, 2, 3, 4 eller flere uker. Hvis du har et fast mønster som gjentar seg hver, la oss si, 6. uke, kan du sette opp de 6 ukene som en mal som gjentar seg selv.

Dette betyr at du kan lage en rotasjon som går i sykluser for perioden du planlegger vaktplanen din.

Noen ganger er det nødvendig å planlegge skift for flere lokasjoner.

Dette kan være forskjellige forretningsområder eller fysiske lokasjoner.

Vi vil dekke dette i dette kapittelet.

Når du lager vaktplanen din, må du også bestemme hvordan du skal strukturere den. For mange er det tilstrekkelig å ha en enkelt vaktplan om gangen—en for den nåværende perioden og en fremtidig vaktplan som skal erstatte den.

Men andre kan trenge å dele opp sine vaktplaner etter sted.

En lokasjon kan bety mange ting. Det kan være fysiske steder, som to forskjellige butikker. Men det kan også være to forskjellige forretningsområder på samme fysiske sted.

Tenk deg en e-handelsvirksomhet med et lager og kundeservice som ligger i samme bygning. I dette tilfellet vil du vanligvis ha to forskjellige vaktplaner som kjører samtidig: en for lageret og en for kundeservice.

Du vil ofte opprette en slik avdeling hvis du trenger bemanning for forskjellige fysiske lokasjoner eller hvis arbeidsområdene—og dermed bemanningsbehovene—er forskjellige.

Noen ganger kan det å kombinere forskjellige områder i en enkelt vaktplan gjøre det vanskeligere å administrere, spesielt hvis bemanningsbehovene er svært forskjellige eller de ansatte ikke overlapper i sine ansvarsområder.

På den annen side, hvis det er behov for synlighet på tvers av områder, kan det være mer fornuftig å kombinere dem til en enkelt vaktplan. Dette kan også forenkle vaktplanleggingen i noen tilfeller.

I slike situasjoner kan det være nyttig å bruke posisjoner for å skille mellom lokasjoner. På denne måten er alle vakter og bemanningsbehov i én vaktplan, med lokasjonen inkludert som en del av posisjonen.