Nytt i Smartplan: Skjul kollegers vakter

Du bestemmer nå hvor mye de ansatte kan se av kollegenes vakter. Smartplan har nå fire nivåer for synlighet i vaktplanen — fra full åpenhet, der alle kan se alle vakter, til en visning der kollegenes vakter skjules helt.

Det betyr at vaktplanen tilpasser seg arbeidsplassen din, ikke omvendt. Et fast restaurantteam der alle kjenner hverandre, kan beholde full synlighet. Et vikarbyrå med ansatte fordelt på flere lokasjoner kan velge at hver person bare ser sine egne vakter. Vaktselskaper, helsevirksomheter og sikkerhetsselskaper får en konkret innstilling de kan vise til når de dokumenterer hvordan interne data håndteres.

Du finner valget under Data og Personvern i kontoinnstillingene — én nedtrekksmeny med fire valg.

Her ser du hva hvert valg betyr for hva de ansatte kan se:

Vaktplanen slik du kjenner den

Det første nivået er slik Smartplan alltid har fungert. Ansatte kan se hele vaktplanen — navn, jobbtyper, farger og vakttider. Det er fortsatt standardinnstillingen, og den fungerer godt for faste team der alle kjenner hverandre og koordinerer direkte.

Skjul navn, behold jobbtypen

Ansatte kan fortsatt se hvilke vakter som er tatt, og hvilken jobb vakten dekker — en farge eller en jobbtype som "Bar" eller "Kjøkken". Men de kan ikke se hvem som har vakten. Slik kan de fortsatt planlegge ut fra at kolleger er på jobb, uten at navnene blir det viktigste.

Skjul detaljene helt

En grå blokk i vaktplanen viser at vakten er tatt — uten navn, jobbtype eller farge. Den ansatte kan se at noen jobber, men ikke hvem det er eller hva de gjør. Det passer godt for arbeidsplasser der ansattes oppgaver sjelden overlapper, eller der jobbtyper i seg selv kan være sensitiv informasjon.

La kollegenes vakter forsvinne

Kollegenes vakter forsvinner helt fra visningen. Den ansatte ser bare sine egne vakter og en liten merknad nederst: "3 andre vakter." Vikarbyråer, vakttjenester og virksomheter med spredte arbeidssteder, der ansatte sjelden møter hverandre, har etterspurt denne innstillingen i flere år. Nå er den her.

Hva ansatte fortsatt kan se, uansett hvilket nivå du velger

Uansett hvilken innstilling du velger, er to ting alltid synlige for ansatte:

• Egne vakter — alltid med full informasjon.
• Ledige vakter — slik at ansatte fortsatt kan ta vakter og fylle hull i bemanningen.

Fravær — sykdom, ferie og avspasering — vises også som standard, slik at resten av teamet vet hvem som mangler den uken. Hvis du velger en av de strengere innstillingene der navn ikke lenger er synlige, kan det også gi mening å skjule fravær for ansatte. Det styrer du som en egen innstilling i Smartplan.

For bransjer med strengere krav

Hvis du jobber i en bransje med konkrete krav til hva ansatte kan se om hverandre — vakttjenester, helsevirksomheter eller sikkerhetsselskaper — kan du nå vise til en konkret innstilling når du dokumenterer den interne datahåndteringen. Det fjerde nivået betyr at en ansatt ikke kan se kollegers vakter, jobbtyper, arbeidstider eller pauser.

Slik kommer du i gang

Innstillingen ligger under Data og Personvern, som vist nær toppen av dette innlegget. Endringen trer i kraft med én gang — uten omstart og uten varsel til ansatte.