Najlepszy program do grafików pracy 2026: Smartplan vs Kadromierz vs Grafik Optymalny

Który program do grafików pracy wybrać?

Jeśli szukasz programu do układania grafików pracy, szybko natrafisz na kilka nazw: Smartplan, Kadromierz i Grafik Optymalny. Każdy z nich rozwiązuje ten sam problem — planowanie czasu pracy — ale w inny sposób. W tym artykule porównujemy je uczciwie, żebyś mógł wybrać to, co najlepiej pasuje do Twojej firmy.

Trzy programy w skrócie

Smartplan

Smartplan to duński program do planowania grafików, z którego korzysta ponad 2.900 firm w Europie. Jego największą zaletą jest prostota: przejrzysty widok tygodniowy, aplikacja mobilna dla pracowników i wbudowany rejestrator czasu pracy (RCP). Smartplan jest stworzony dla małych i średnich firm z 5–250 pracownikami, które szukają szybkiego i łatwego rozwiązania.

Kadromierz

Kadromierz to polski program do zarządzania czasem pracy, który łączy grafiki, ewidencję czasu pracy, RCP i zarządzanie urlopami. Jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań w Polsce, szczególnie w gastronomii, handlu i usługach. Wyróżnia się funkcją „Fotolisty” — weryfikacją tożsamości pracowników przy rejestracji czasu pracy.

Grafik Optymalny

Grafik Optymalny to polski program specjalizujący się w automatycznym tworzeniu grafików zgodnych z Kodeksem Pracy. Wykorzystuje algorytmy optymalizacyjne, które uwzględniają normy czasu pracy, odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz preferencje pracowników. Jest popularny w branżach z rotacyjnymi grafikami: gastronomii, handlu, hotelarstwie i opiece zdrowotnej.

Porównanie: funkcje

Układanie grafiku

• Smartplan — Planowanie wizualne metodą „przeciągnij i upuść”. Tworzysz bazowy grafik i modyfikujesz go co tydzień. Pracownicy zgłaszają dyspozycyjność przez aplikację.
• Kadromierz — Również drag & drop, z dodatkowym uwzględnieniem umów, kwalifikacji i budżetu płacowego na etapie planowania. Możliwość planowania w wielu lokalizacjach.
• Grafik Optymalny — Automatyczne generowanie grafiku na podstawie reguł (Kodeks Pracy, normy branżowe, kompetencje). System proponuje optymalny grafik, a planista go zatwierdza lub koryguje.

Rejestracja czasu pracy (RCP)

• Smartplan — Wbudowany RCP w aplikacji mobilnej. Pracownicy rejestrują wejście i wyjście na telefonie, a godziny automatycznie łączą się z grafikiem.
• Kadromierz — RCP przez aplikację, tablet lub terminal. Unikalna funkcja „Fotolisty” — pracownik robi zdjęcie przy rejestracji, co eliminuje oszustwa. Automatyczne rozliczanie nadgodzin.
• Grafik Optymalny — Ewidencja czasu pracy zintegrowana z grafikiem. Porównanie zaplanowanych i rzeczywistych godzin.

Zamiana zmian

• Smartplan — Pracownicy mogą zamieniać się zmianami bezpośrednio w aplikacji, z opcjonalnym zatwierdzeniem przez przełożonego.
• Kadromierz — Zamiana zmian dostępna, z przepływem zatwierdzania.
• Grafik Optymalny — Zmiany wprowadzane przez planistę, ponieważ grafik jest zoptymalizowany algorytmicznie.

Aplikacja mobilna

• Smartplan — Pełna aplikacja na iOS i Android. Pracownicy widzą grafik, rejestrują czas, zgłaszają dyspozycyjność i zamieniają zmiany.
• Kadromierz — Rozbudowana aplikacja z grafikiem, RCP, wnioskami urlopowymi i komunikacją wewnętrzną.
• Grafik Optymalny — Portal pracowniczy dostępny z przeglądarki mobilnej do podglądu grafiku i zgłaszania preferencji.

Eksport do kadr i płac

• Smartplan — Eksport godzin do popularnych programów księgowych i kadrowych.
• Kadromierz — Automatyczne rozliczanie list płac, integracje z polskimi systemami kadrowymi.
• Grafik Optymalny — Eksport ewidencji czasu pracy do formatów wymaganych przez polskie przepisy.

Porównanie: dla kogo?

Porównanie: łatwość obsługi

Smartplan wyróżnia się prostotą. Planista widzi tygodniowy grafik i od razu zaczyna planować. Nie ma skomplikowanych modułów do konfiguracji. Większość planistów jest produktywna w ciągu godziny. Pracownicy instalują aplikację i natychmiast widzą swój grafik.

Kadromierz oferuje więcej funkcji, co oznacza dłuższą konfigurację początkową. Trzeba ustawić typy umów, reguły nadgodzin, strukturę lokalizacji i uprawnienia. Po konfiguracji działa sprawnie, ale wdrożenie trwa dłużej. Idealny, jeśli potrzebujesz również RCP z weryfikacją tożsamości.

Grafik Optymalny wymaga najbardziej rozbudowanej konfiguracji: trzeba zdefiniować reguły Kodeksu Pracy, kompetencje pracowników, wzorce zmianowe i ograniczenia. W zamian grafik generuje się automatycznie. To potężne narzędzie, ale nie jest rozwiązaniem „plug and play”.

Zgodność z Kodeksem Pracy

Polski Kodeks Pracy nakłada konkretne wymagania na planowanie czasu pracy:

Normy czasu pracy

• Maksymalnie 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo (w przyjętym okresie rozliczeniowym)
• Wszystkie trzy programy kontrolują te normy, ale Grafik Optymalny robi to automatycznie na etapie generowania grafiku

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

• Minimum 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego
• Smartplan — Ostrzeżenia przy naruszeniu minimalnych odpoczynków
• Kadromierz — Automatyczna kontrola z blokadą planowania niezgodnych zmian
• Grafik Optymalny — Algorytm uwzględnia odpoczynki jako twarde ograniczenia

Ewidencja czasu pracy

• Obowiązek prowadzenia ewidencji dla każdego pracownika
• Wszystkie trzy programy generują ewidencję zgodną z wymogami

Praca w niedziele i święta

• Szczególne zasady dotyczące rekompensaty
• Kadromierz i Grafik Optymalny oferują bardziej zaawansowane funkcje w tym zakresie

Kiedy wybrać który program?

Wybierz Smartplan, jeśli:

• Szukasz prostego i szybkiego programu do grafików
• Twoi pracownicy mają zmienne grafiki i muszą zgłaszać dyspozycyjność
• Chcesz, żeby pracownicy mogli sami zamieniać się zmianami
• Wolisz 30 dni za darmo bez zobowiązań
• Masz od 5 do 250 pracowników

Wybierz Kadromierz, jeśli:

• Potrzebujesz kompleksowego zarządzania czasem pracy (grafiki + RCP + urlopy + listy płac)
• Zależy Ci na weryfikacji tożsamości przy rejestracji czasu pracy (Fotolista)
• Chcesz polskie wsparcie techniczne i integracje z polskimi systemami
• Szukasz darmowego planu na start

Wybierz Grafik Optymalny, jeśli:

• Twoja firma pracuje w systemie zmianowym 24/7 (gastronomia, hotele, ochrona zdrowia)
• Potrzebujesz automatycznego generowania grafiku zgodnego z Kodeksem Pracy
• Masz ponad 50 pracowników z różnymi kompetencjami i typami zmian
• Ręczne planowanie zajmuje za dużo czasu

Wypróbuj za darmo

Najlepszy sposób na wybór to przetestowanie. W Smartplan możesz zacząć za darmo na 30 dni — bez karty kredytowej, bez zobowiązań. Stwórz swój pierwszy grafik, zaproś pracowników i sprawdź, czy pasuje do Twojego sposobu pracy.

Podsumowanie

Nie ma jednego „najlepszego” programu do grafików — jest ten, który najlepiej pasuje do Twojej firmy. Smartplan dla prostoty i szybkości, Kadromierz dla kompleksowego zarządzania czasem pracy, Grafik Optymalny dla automatycznej optymalizacji grafików zmianowych. Przetestuj i oceń sam.