Przewodnik: jak stworzyć grafik pracy

To kompletny przewodnik po tworzeniu grafiku pracy. Oto, czego się dowiesz:

Przewodnik omawia wszystko, co musisz wiedzieć: pojęcia niezbędne do stworzenia grafiku, metody, które mogą okazać się przydatne, oraz mnóstwo wskazówek, jak go ustrukturyzować, żeby planowanie zmian było jak najprostsze.

Przewodnik jest zilustrowany na przykładzie systemu do grafiku pracy Smartplan, ale te same zasady obowiązują, jeśli zdecydujesz się na Excela (przeczytaj dalej, dlaczego to zły pomysł) lub inne narzędzie online.

Nie musisz czytać przewodnika od początku do końca. Korzystaj ze spisu treści w bocznym panelu, żeby przejść od razu do interesującego cię rozdziału.

Grafiki pracy stosuje się w wielu różnych branżach.

Każda branża może mieć własne metody i podejście, ale często stykamy się z tymi samymi wyzwaniami.

W tym rozdziale przyjrzymy się branżom, które korzystają z grafików pracy, i omówimy najważniejsze kwestie, na które warto zwrócić uwagę.

Grafiki pracy stosowane są w wielu różnych branżach. Wśród firm, którym pomagamy, są:

• Restauracje
  
• Kawiarnie
• Sklepy internetowe
• Magazyny
• Obsługa klienta
• Call center
• Kempingi
• Hotele
• Gospody i zajazdy
• Atrakcje turystyczne
• Firmy przewodnickie
• Firmy taksówkowe
• Przychodnie
• Prywatne kliniki
• Biblioteki
• Kluby sportowe
• Stowarzyszenia sportowe
• I wiele innych.

Lista jest długa — pokazuje, jak bardzo zróżnicowane mogą być potrzeby przy tworzeniu grafiku pracy. Kluczowe jest znalezienie podejścia, które pasuje do twojej firmy i twojego sposobu działania.

Planując grafik, musisz wziąć pod uwagę:

• Czy chcesz tworzyć otwarte zmiany, na które pracownicy sami mogą się zapisywać?
  
• Czy wolisz samodzielnie układać grafik i przydzielać zmiany?
• Czy chcesz korzystać z bardziej zautomatyzowanego planowania?
• Ile godzin tygodniowo lub miesięcznie mają przepracować pracownicy?
• Do której lokalizacji mają się stawiać?
• Jakie zmiany może pokryć dany pracownik?
• Czy zapotrzebowanie kadrowe jest stałe z tygodnia na tydzień, czy zmienne?

Po opublikowaniu grafiku warto też pomyśleć o:

• Czy pracownicy mogą wymieniać się zmianami bez zatwierdzenia przez przełożonego?
  
• Czy muszą rejestrować wejście i wyjście z pracy?
• Czy administrator musi zatwierdzać obecność?

Jest wiele czynników do rozważenia. W tym przewodniku postaramy się odpowiedzieć na jak najwięcej z tych pytań, skupiając się przede wszystkim na pierwszej części: tworzeniu grafiku.

Istnieją dwa kluczowe aspekty grafiku pracy — to one decydują o jego wartości:

• Że jest zawsze aktualny
  
• Że jest widoczny dla pracowników

W tym rozdziale wyjaśnię, dlaczego są tak ważne i — co najistotniejsze — jak je osiągnąć.

Jeśli grafik nie odzwierciedla na bieżąco rzeczywistości twojej firmy, staje się zawodny. Tracisz wtedy zarówno ogląd sytuacji, jak i pewność, że firma działa optymalnie.

Równie ważna jest widoczność grafiku dla pracowników. Jak możesz oczekiwać, że pracownicy pojawią się punktualnie, jeśli nie mają dostępu do aktualnego grafiku?

Spełnienie tych dwóch warunków pozwala stworzyć grafik, który naprawdę funkcjonuje — taki, który nadąża za rzeczywistością zamiast być aktualny tylko w chwili, gdy go tworzysz.

Dlatego właśnie warto prowadzić grafik online. To rozwiązanie wygodne zarówno dla ciebie, jak i dla twoich pracowników, a przy tym niesie ze sobą wszystkie zalety planowania w chmurze.

Łatwiej utrzymać go aktualnym — zmiany wprowadzasz w jednym miejscu.

Jeśli grafik jest w Excelu lub na papierze, każdą korektę trzeba nanieść na wszystkie wydruki i wersje wywieszone w zakładzie.

Albo trzeba wysyłać pracownikom e-mail z tytułem: WAŻNE: Grafik został zaktualizowany. Korzystając z narzędzia online, wprowadzasz poprawkę raz — i jest ona natychmiast widoczna dla całego zespołu.

Gdy dodasz nową zmianę, usuniesz istniejącą lub wprowadzisz jakiekolwiek zmiany, pracownicy dowiedzą się o tym od razu.

W Smartplan pracownicy otrzymują powiadomienie o każdej zmianie, która ich dotyczy — wiedzą więc dokładnie, co zostało zmienione w ich harmonogramie.

Widoczność jest oczywiście ściśle powiązana z aktualnością grafiku. Mając dostęp do grafiku przez smartfon, zarówno ty, jak i twoi pracownicy możecie w każdej chwili sprawdzić, z kim pracujecie i kiedy macie zaplanowane zmiany.

Minimalizuje to ryzyko pomyłek i tworzy bardziej stabilne środowisko pracy, w którym pracownicy przychodzą na czas.

Zobaczmy teraz, jak stworzyć grafik online:

Pierwsza decyzja przy tworzeniu grafiku to wybór okresu, który chcesz zaplanować.

W niektórych branżach obowiązują przepisy układów zbiorowych określające minimalny czas, na który grafik musi być przygotowany z góry — żeby pracownicy wiedzieli, ile zmian dostaną.

Nie będę zagłębiał się w te przepisy, lecz wyjaśnię, jak samodzielnie podejść do kwestii długości grafiku.

Polecam planowanie na 1, 2 lub 3 miesiące jednorazowo. Oczywiście można planować dalej, ale grafik na 6 miesięcy lub dłużej to już bardziej zgadywanie niż planowanie.

Kto wie, jak będzie wyglądać codzienność firmy za pół roku?

Zamiast tego wypróbuj takie podejście:

Zaplanuj grafik na 1 lub 2 miesiące. Opublikuj go, żeby pracownicy mogli zobaczyć swoje zmiany i — jeśli potrzeba — zacząć je wymieniać. W tym czasie zacznij przygotowywać kolejny okres. Na przykład, jeśli zbierasz preferencje zmian, możesz wcześnie skonfigurować przewidywane zapotrzebowanie kadrowe, ale wstrzymać się z publikacją finalnego grafiku.

Gdy opublikujesz grafik, zaczyna się on zmieniać. Grafik spotyka rzeczywistość. A rzeczywistość rzadko w pełni pokrywa się z planem.

Jeśli grafik obejmuje zbyt długi okres, możesz nagle stanąć przed falą próśb pracowników o rezygnację ze zmian, bo coś się u nich zmieniło.

Drugą skrajnością też nie warto się kierować. Grafik obejmujący tylko jeden tydzień podważa sens posiadania grafiku w ogóle: zapobieganie chaosowi i utrzymanie porządku i przewidywalności w obsadzie.

Jeśli planujesz tylko tydzień do przodu, może ci się wydawać, że jedyne, co robisz, to układasz grafiki. Tak być nie powinno.

Gdy zdecydujesz się na długość grafiku, czas wybrać metodę planowania. Być może masz już swoją ulubioną — i tak przedstawię zalety różnych podejść.

Zanim zaczniesz myśleć o tym, kogo przydzielić do pracy, potrzebujesz najpierw przeglądu swojego zapotrzebowania kadrowego. Składa się ono z następujących elementów:

• Przedziały czasowe
  
• Wymagane umiejętności
• Liczba pracowników potrzebnych w każdym przedziale czasowym

Gdy już wiesz, jak długi będzie twój grafik, kolejny krok to określenie przedziałów czasowych, w których potrzebujesz pracowników. Podziel dzień na odcinki zgodnie z zapotrzebowaniem na różnych stanowiskach i w różnych godzinach. W Smartplan każda zmiana ma przypisany typ pracy. Typ pracy opisuje charakter zmiany i wymagane umiejętności.

Typy pracy można wykorzystywać na różne sposoby, na przykład:

• Kelner
  
• Barman
• Bibliotekarz

Ale mogą też precyzyjniej opisywać stanowisko:

• Zamiast Kelner może być Host.
  
• Zamiast Barman może być Bar – Recepcja.
• Zamiast Bibliotekarz może być Wypożyczalnia.

Możliwości stosowania typów pracy do komunikowania charakteru zmiany pracownikom jest wiele.

Typy pracy możesz też wykorzystać do podziału grafiku według lokalizacji. Na przykład, jeśli masz pięć sklepów i część pracowników może pracować w kilku z nich, a inni tylko w jednym, typy pracy pomagają to ogarnąć:

• Kasjer – Centrum
  
• Kasjer – Kraków
• Kasjer – Wrocław
• Kasjer – Gdańsk
• Kasjer – Poznań

Zaletą takiego podejścia jest możliwość przypisania pracownikom konkretnych typów pracy. Na przykład Jan może mieć przypisany typ Kasjer – Kraków i Kasjer – Wrocław, co oznacza, że może zapisywać się wyłącznie na otwarte zmiany lub wymieniać zmiany tych typów. Jako planista dostaniesz też ostrzeżenie, jeśli spróbujesz przydzielić mu zmianę, do której nie jest wykwalifikowany.

Przykład przedziałów czasowych w naszym grafiku obsługi klienta:

9–13 i 13–17, od poniedziałku do piątku.

W godzinach 9–13 potrzebujemy jednego agenta wsparcia dla polskich klientów i jednego dla niemieckich. W godzinach 13–17 — jednego agenta wsparcia dla polskich klientów. Podzieliliśmy więc dzień na dwie zmiany:

Nasze typy pracy to po prostu Wsparcie i Wsparcie po niemiecku, żeby pracownicy wiedzieli, czym się zajmują po przyjściu do pracy.

Gdy już określisz zapotrzebowanie kadrowe, czas obsadzić grafik. Możesz to zrobić na trzy różne sposoby:

Omówię teraz trzy sposoby tworzenia grafiku pracy:

• Określ zapotrzebowanie kadrowe i opublikuj otwarte zmiany
  
• Określ zapotrzebowanie kadrowe i przydziel zmiany
• Automatyczna obsada na podstawie preferencji i reguł

Określ zapotrzebowanie kadrowe i opublikuj otwarte zmiany

To podejście sprawdza się, gdy chcesz wdrożyć zasadę kto pierwszy, ten lepszy — metodę odpowiednią wtedy, gdy nie potrzebujesz pełnej kontroli nad tym, kto pracuje kiedy.

Polega to na zdefiniowaniu typów zmian, których potrzebujesz, określeniu liczby pracowników i godzin. Następnie publikujesz grafik, a pracownicy zaczynają zapisywać się na zmiany.

Zaletą tej metody jest przeniesienie odpowiedzialności za planowanie na pracowników. Niektóre branże stosują ją częściej niż inne — jest popularna zwłaszcza wśród organizacji wolontariackich.

Jeśli masz wielu wolontariuszy, którzy mogą wziąć tylko kilka zmian, możesz pozwolić im wybierać te, na które są dostępni. To często efektywniejsze niż przydzielanie zmian, których wolontariusze mogą nie chcieć.

Ta metoda przydaje się też w branżach, w których zmiany są bardzo pożądane. Zamiast decydować, który pracownik dostanie zmianę, możesz po prostu zostawić to zasadzie kto pierwszy, ten lepszy. Nikt nie poczuje się potraktowany niesprawiedliwie, a ty unikniesz napięć wynikających z przydzielania zmian jednym kosztem drugich.

Dotyczy to na przykład obsługi imprez, stoisk na koncertach czy meczach piłkarskich.

Określ zapotrzebowanie kadrowe i przydziel zmiany

W tym podejściu to ty budujesz zespół. Określasz zapotrzebowanie kadrowe, a następnie przydzielasz zmiany wybranym pracownikom (to właśnie nazywamy układaniem puzzli — staramy się, żeby było jak najprostsze).

Przy przydzielaniu zmian trzeba mieć w głowie wiele czynników jednocześnie. Korzystając z narzędzia do grafiku online, możesz odciążyć się z części rzeczy, którymi inaczej musiałbyś zarządzać sam:

• Nieobecności, dyspozycyjność i wnioski o wolne
  
• Umiejętności wymagane dla różnych typów zmian
• W Smartplan możesz nawet ustawić reguły dotyczące tygodniowych godzin, maksymalnej liczby weekendów i więcej. (Więcej na ten temat w następnym rozdziale.)

Tworząc grafik online, ułatwiasz sobie pracę — narzędzie przejmuje część powtarzalnych zadań związanych z przydzielaniem zmian.

Gdy skończysz obsadzać grafik, publikujesz go, żeby stał się widoczny dla pracowników. Ten etap działa podobnie jak w Excelu — całe planowanie pozostaje ukryte, dopóki nie zdecydujesz się wysłać zmian do pracowników.

Różnica między Excelem a planowaniem online polega na tym, że kliknięcie przycisku Opublikuj sprawia, że pracownicy natychmiast otrzymują powiadomienie na telefon i od razu widzą swoje zmiany.

Kolejna różnica: zamiast ręcznie obsługiwać wymianę zmian w Excelu i samodzielnie nanosić poprawki, narzędzie online może zająć się tym za ciebie.

Automatyczna obsada zmian

Możesz też zdecydować, żeby grafik był tworzony za ciebie. Gdy sam układam grafik, korzystam właśnie z tej metody. Oszczędza mi ona najwięcej czasu i daje najlepszy punkt wyjścia.

Wspominam o tej metodzie, choć niewiele systemów do planowania zmian ją obsługuje. Jestem tu oczywiście nieobiektywny, bo Smartplan oferuje tę funkcję.

Przy automatycznym planowaniu grafiku najpierw definiujesz zapotrzebowanie kadrowe i reguły, których chcesz przestrzegać. Możesz otworzyć grafik na preferencje pracowników. Następnie Smartplan może zająć się obsadą za ciebie.

Oznacza to, że Smartplan może zapraszać pracowników do zgłaszania dyspozycyjności i informowania, kiedy nie chcą pracować. Gdy określisz, ilu pracowników i jakich typów zmian potrzebujesz, a także przedziały czasowe, pracownicy mogą zaznaczać, kiedy nie są dostępni.

Możesz ustawiać następujące reguły — ogólnie lub indywidualnie dla każdego pracownika:

• Maksymalna liczba godzin tygodniowo
  
• Minimalna liczba godzin tygodniowo
• Maksymalna liczba kolejnych dni pracy
• Maksymalna liczba godzin dziennie
• Maksymalna liczba kolejnych przepracowanych weekendów
• Minimalny czas odpoczynku między zmianami
• Konkretne dni lub godziny, w których pracownik nie może pracować

Korzystanie z tej metody eliminuje konieczność pamiętania o wszystkich powyższych regułach podczas przydzielania zmian. Zamiast tego wpisujesz je w Smartplan, który generuje dla ciebie propozycję grafiku.

Piękno tego rozwiązania polega na tym, że możesz w każdej chwili nadpisać automatyczne planowanie. Na przykład, jeśli są konkretne zmiany, które chcesz obsadzić w pierwszej kolejności — po prostu to zrób, a automatyczne planowanie uwzględni twoje zmiany przy generowaniu propozycji.

To przydatne na przykład wtedy, gdy masz pracowników pełnoetatowych pracujących zawsze o stałych godzinach i pracowników part-time lub godzinowych z zmiennym harmonogramem.

Gdy otrzymasz propozycję grafiku, możesz wprowadzić zmiany lub dostosować reguły i poprosić o nową propozycję. Oszczędzasz w ten sposób całą ciężką pracę.

Zbieraj preferencje i twórz grafik bliższy rzeczywistości
‍Teraz dochodzimy do twojego najważniejszego zadania przy tworzeniu grafiku: kluczem jest znalezienie obsady jak najbliższej realnym potrzebom. Mam przez to na myśli, że opublikowany grafik powinien wymagać jak najmniej korekt.

Każdy może stworzyć grafik bez brania pod uwagę rzeczywistych warunków — ale gdy trafi on na realia firmy, konieczne będą zmiany. Jeśli grafik nie odpowiada rzeczywistości, w której ma funkcjonować, będziesz tracić zbyt dużo energii na jego dostosowywanie po publikacji.

Pozwalając pracownikom zgłaszać preferencje co do dostępnych zmian, zwiększasz szansę, że rzeczywiście będą w stanie pracować w przydzielonych godzinach. Oznacza to mniej wymian zmian, bardziej zadowolony zespół i stabilniejszy grafik — a co za tym idzie — spokojniejsze miejsce pracy.

Wymiany zmian po publikacji grafiku nigdy nie uda się całkowicie wyeliminować. To naturalne, gdy zaplanowany harmonogram spotyka rzeczywistość i grafik zaczyna żyć własnym życiem. Korzystając z systemu online, łatwiej utrzymujesz grafik aktualny i zgodny z rzeczywistością — to kolejny powód, żeby porzucić Excela.

Szablon grafiku możesz wykorzystać do:

• Tworzyć rotacje na 1, 2, 3, 4, 5, 6 lub więcej tygodni.
  
• Oszczędzać czas, ponownie wykorzystując zapotrzebowanie kadrowe z poprzedniego grafiku.
• Mieć różne szablony na różne sezony.

Poniżej pokażę ci, jak to działa.

Omówiliśmy już trzy różne sposoby przydzielania zmian — masz teraz wystarczającą wiedzę, żeby zacząć planować własny grafik. Nie można jednak mówić o planowaniu grafiku bez poruszenia tematu szablonów.

Gdy stoisz przed zadaniem ułożenia grafiku, naturalnie szukasz skrótów. Jeśli planowałeś to robić w Excelu, prawdopodobnie googlujesz szablon grafiku pracy, żeby dostać gotową strukturę — i skupić się tylko na planowaniu, nie na konfiguracji układu.

W systemie do grafiku online struktura jest już gotowa, a szablony stają się jeszcze potężniejszym narzędziem.

W systemach do grafiku online możesz tworzyć szablony, żeby nie powtarzać tej samej pracy. Jeśli odkryłeś schemat obsady, który sprawdza się w twojej firmie, możesz zapisać go jako szablon i nie musieć go odtwarzać za każdym razem.

Szablony ułatwiają też tworzenie rotacji na 1, 2, 3, 4 lub więcej tygodni. Jeśli masz stały schemat powtarzający się np. co 6 tygodni, możesz skonfigurować te 6 tygodni jako szablon, który automatycznie się powtarza.

Dzięki temu możesz stworzyć rotację obejmującą cały planowany przez ciebie okres.

Czasem konieczne jest planowanie zmian dla wielu lokalizacji.

Mogą to być różne obszary działalności lub różne lokalizacje fizyczne.

Przyjrzymy się temu w tym rozdziale.

Tworząc grafik, musisz też zdecydować, jak go ustrukturyzować. Dla wielu firm wystarczy jeden grafik — jeden na bieżący okres i drugi na nadchodzący.

Inni muszą jednak podzielić grafiki według lokalizacji.

Lokalizacja może oznaczać wiele rzeczy. Mogą to być miejsca fizyczne, na przykład dwa różne sklepy. Ale mogą to też być dwa różne obszary działalności w tym samym budynku.

Wyobraź sobie firmę e-commerce z magazynem i obsługą klienta w tym samym miejscu. W takim przypadku najczęściej prowadzi się dwa oddzielne grafiki jednocześnie: jeden dla magazynu i jeden dla obsługi klienta.

Taki podział wprowadza się zazwyczaj wtedy, gdy potrzebujesz obsady dla różnych lokalizacji fizycznych lub gdy obszary pracy — a co za tym idzie zapotrzebowanie kadrowe — są różne.

Łączenie różnych obszarów w jednym grafiku może czasem utrudnić zarządzanie, szczególnie gdy zapotrzebowanie kadrowe jest bardzo odmienne lub pracownicy nie pokrywają swoich obowiązków.

Z drugiej strony, jeśli potrzebna jest widoczność między obszarami, bardziej sensowne może być połączenie ich w jednym grafiku. W niektórych przypadkach upraszcza to też samo planowanie.

W takich sytuacjach przydatne może być używanie typów pracy do rozróżniania lokalizacji. Dzięki temu wszystkie zmiany i zapotrzebowanie kadrowe są w jednym grafiku, a lokalizacja jest zawarta w nazwie typu pracy.