Większa efektywność i mniej błędów: Odkryj potencjał superużytkowników i lokalizacji

To już trzeci wpis w naszej serii o najnowszej aktualizacji Smartplan. Wcześniej przedstawiliśmy krótkie wprowadzenie do zmian (superużytkownicy + przypisywanie pracowników do lokalizacji). Ostatnio przyjrzeliśmy się też, jak ty i twoi pracownicy możecie zyskać większą kontrolę i lepszy przegląd w Smartplan dzięki nowym funkcjom.

Tym razem pokażemy konkretne przykłady tego, jak ty i twój zespół możecie pracować wydajniej w Smartplan, korzystając z nowych funkcji, a tym samym minimalizować ryzyko popełniania błędów.

Szybkie i sprawne zarządzanie grafikami, absencjami i komunikacją

Gdy chodzi o zarządzanie grafikami pracy i obsługę absencji, kluczowe jest posiadanie systemu, który sprawnie i szybko wspiera te zadania. Twój czas powinien być poświęcony na działania, które przynoszą wartość twoim klientom, pracownikom i firmie. Dlatego z przyjemnością informujemy, że ty i twój zespół możecie teraz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu na tych zadaniach.

Od teraz podczas tworzenia grafiku zauważysz, że na listach przy przypisywaniu zmian widoczni są tylko pracownicy przypisani do danej lokalizacji. Podobnie po prawej stronie narzędzia do planowania, gdzie sprawdzasz rozkład godzin wśród pracowników, zobaczysz wyłącznie osoby powiązane z lokalizacją, dla której tworzysz grafik.

Ta sama zasada dotyczy zarządzania absencjami. Superużytkownicy z uprawnieniami do obsługi absencji widzą wyłącznie pracowników przypisanych do lokalizacji, którymi mogą zarządzać. Oznacza to, że w obu przypadkach widzisz tylko pracowników i informacje istotne dla twoich konkretnych potrzeb. Usprawnia to planowanie grafiku i zarządzanie absencjami, zmniejszając ryzyko błędów — takich jak przypisanie zmiany do niewłaściwego pracownika lub przypadkowe dodanie absencji.

Jeśli zdecydujesz się ograniczyć pracownikom dostęp do danych z lokalizacji, do których nie są przypisani, minimalizujesz też ryzyko błędów w komunikacji. W takim przypadku zarówno ty, jak i pracownicy możecie wysyłać wiadomości tylko do jednej lokalizacji na raz, co zapobiega niezamiennej wymianie informacji i sprawia, że komunikacja pozostaje celowa i trafna.

Ustal przejrzysty podział obowiązków

Nowa możliwość nadawania wybranym pracownikom uprawnień superużytkownika może znacząco zwiększyć efektywność na twoim koncie. Ty lub twoi administratorzy możecie precyzyjnie określić, do jakich uprawnień i funkcji każdy superużytkownik powinien mieć dostęp. Dzięki temu superużytkownicy widzą tylko informacje i funkcje istotne dla ich indywidualnych zadań.

Jasne określenie, kto ma jakie uprawnienia na koncie, zmniejsza ryzyko błędów przy planowaniu grafiku, rozliczaniu wynagrodzeń, zarządzaniu absencjami i w innych obszarach systemu. Im mniej osób ma dostęp do danej funkcji, tym mniejsze ryzyko pomyłek. Co więcej, superużytkownicy nie są rozpraszani przez obszary systemu niezwiązane z ich obowiązkami, co pozwala im pracować wydajniej przy swoich konkretnych zadaniach.

Koniec z niepotrzebnymi powiadomieniami

Na koniec zależało nam na ograniczeniu zakłóceń w ciągu dnia pracy. Zarówno administratorzy, jak i pracownicy otrzymują powiadomienia tylko dotyczące lokalizacji, do których zostali przypisani. Dzięki temu nikt nie jest niepotrzebnie zasypywany nieistotnymi wiadomościami i powiadomieniami, a zarówno ty, jak i twoi pracownicy możecie skupić się na sprawach naprawdę ważnych dla waszych indywidualnych ról.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej wykorzystać nowe funkcje, polecamy zapoznanie się z dwoma artykułami z naszego podręcznika:

• Uprawnienia superużytkownika w Smartplan
• Przypisywanie pracowników do lokalizacji

Mamy nadzieję, że korzystanie ze Smartplan stanie się dla ciebie i twoich pracowników jeszcze efektywniejsze. Jeśli masz pytania, skontaktuj się z nami pod adresem support@smartplanapp.com lub przez przycisk wsparcia w systemie.