Eficiencia y reducción de errores: Aprovecha el poder de los superusuarios y las ubicaciones

Es hora del tercer artículo de nuestra serie sobre la actualización más reciente de Smartplan. Anteriormente, te dimos una breve introducción al contenido de la actualización (superusuarios + asignación de empleados a ubicaciones). Y la última vez, vimos cómo tanto tú como tus empleados pueden lograr más control y obtener una mejor visión general en Smartplan usando las nuevas funciones.

Esta vez, te daremos ejemplos de cómo tú y tu equipo pueden trabajar de forma más eficiente en Smartplan si utilizan las nuevas funciones, y así minimizar el riesgo de que se produzcan errores.

Gestión rápida y eficiente de cuadrantes de turnos, ausencias y comunicación

Cuando se trata de gestionar cuadrantes de turnos y manejar ausencias, contar con un sistema que facilite estas tareas de forma rápida y eficiente es fundamental. Tu tiempo debería dedicarse a actividades que aporten valor a tus clientes, empleados y tu negocio. Por eso, nos complace informarte de que tú y tu equipo ahora pueden ahorrar aún más tiempo en estas tareas.

De ahora en adelante, al crear cuadrantes de turnos, notarás que solo aparecen en las listas los empleados que han sido asignados a una ubicación específica al asignar turnos. Del mismo modo, cuando quieras obtener una visión general de cómo se distribuyen las horas entre tus empleados en el lado derecho de la herramienta de planificación, solo verás a los empleados asociados a la ubicación para la que estás creando un cuadrante de turnos.

El mismo principio se aplica a la gestión de ausencias. Los superusuarios con permisos para gestionar ausencias solo verán a los empleados que han sido asignados a las ubicaciones donde pueden gestionar ausencias. Esto significa que en ambos escenarios, solo se te presentarán los empleados y la información relevantes para tus necesidades específicas. Esto agiliza los procesos de planificación de turnos y gestión de ausencias, reduciendo las posibilidades de errores, como asignar un turno al empleado equivocado o añadir ausencias por error.

Si decides restringir a los empleados para que no vean datos de ubicaciones a las que no están asignados, también minimizarás el riesgo de errores en la mensajería y la comunicación. En ese caso, tanto tú como tus empleados solo podrán enviar mensajes a una ubicación a la vez, evitando intercambios de información no deseados y asegurando que la comunicación se mantenga dirigida y relevante.

Establece una división de tareas efectiva y clara

La nueva opción de otorgar permisos de superusuario a ciertos empleados puede contribuir a una mayor eficiencia en tu cuenta. Tú o tus administradores pueden especificar qué derechos y funciones debe tener cada superusuario. Esto asegura que los superusuarios solo accedan a la información y funciones relevantes para sus tareas individuales.

Al definir claramente quién tiene qué permisos en la cuenta, reduces el riesgo de errores en la planificación de turnos, nómina, gestión de ausencias y otras áreas del sistema. Menos personas con acceso a cada función significan menos oportunidades para cometer errores. Además, esto asegura que los superusuarios no se distraigan con áreas del sistema que no están relacionadas con sus responsabilidades, permitiéndoles trabajar de forma más eficiente en sus tareas específicas.

Sin notificaciones innecesarias

Por último, queremos minimizar las interrupciones durante la jornada laboral. Tanto los administradores como los empleados recibirán notificaciones relacionadas únicamente con las ubicaciones a las que han sido asignados. Esto asegura que nadie sea molestado por mensajes y notificaciones irrelevantes, permitiendo que tanto tú como tus empleados se mantengan enfocados en los asuntos que realmente son relevantes para sus roles individuales.

Si quieres saber más sobre cómo sacar el máximo provecho de estas nuevas funciones, te recomendamos consultar estos dos artículos de nuestro manual:

• Permisos de superusuario en Smartplan
• Asigna a tu personal a ubicaciones

Esperamos que el uso de Smartplan sea aún más eficiente en el futuro, tanto para ti como para tus empleados. Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos en support@smartplanapp.com o a través del botón de soporte en el sistema.