Guía: Cómo hacer un cuadrante de turnos

Esta es una guía completa sobre cómo crear un cuadrante de turnos. Esto es lo que puedes aprender:

La guía cubre todo lo que necesitas saber sobre los conceptos que debes entender para crear un cuadrante de turnos. Explica métodos que pueden resultarte útiles y está repleta de consejos sobre cómo estructurar tu cuadrante para que la planificación de tus empleados sea lo más sencilla posible.

La guía está ilustrada con el sistema de planificación de turnos de Smartplan, pero los mismos factores se aplican si acabas creándolo en Excel (más adelante verás por qué no deberías) o en otro sistema online.

No necesitas leer la guía de principio a fin. Usa el índice de la barra lateral para saltar a la sección sobre la que quieras aprender más.

Los cuadrantes de turnos se utilizan en muchos sectores diferentes.

Cada sector puede tener sus propios métodos o enfoques, pero a menudo se enfrentan a los mismos retos.

En este capítulo puedes explorar algunos de los sectores que utilizan cuadrantes de turnos, y abordaremos los aspectos clave a tener en cuenta.

Los cuadrantes de turnos se utilizan en muchos sectores diferentes. Los sectores a los que ayudamos incluyen:

• Restaurantes
  
• Cafeterías
• Tiendas online
• Almacenes
• Atención al cliente
• Centros de llamadas
• Campings
• Hoteles
• Posadas
• Atracciones turísticas
• Empresas de guías
• Operadores de taxi
• Consultorios médicos
• Hospitales privados
• Bibliotecas
• Clubes deportivos
• Asociaciones deportivas
• Y muchos más.

La lista es larga, lo que demuestra lo variadas que pueden ser las necesidades al crear un cuadrante de turnos. Lo fundamental para ti es encontrar un enfoque que se adapte a tu negocio y a tu forma de hacer las cosas.

A la hora de planificar, debes tener en cuenta:

• ¿Quieres crear turnos disponibles para que los empleados los tomen ellos mismos?
  
• ¿Quieres crear y cubrir el cuadrante tú mismo?
• ¿Quieres usar una planificación más automatizada?
• ¿Cuántas horas deben tener tus empleados por semana o mes?
• ¿A qué ubicación deben presentarse?
• ¿Qué turnos puede cubrir cada empleado?
• ¿Tus necesidades de personal son las mismas de una semana a otra, o varían?

Una vez hecho el cuadrante, debes considerar:

• ¿Pueden mis empleados intercambiar turnos sin aprobación?
  
• ¿Tienen que fichar a la entrada y salida cuando llegan al trabajo?
• ¿Tiene un administrador que aprobar la asistencia?

Hay muchos factores a tener en cuenta. En esta guía te ayudaremos a responder tantas preguntas como sea posible, pero nos centraremos principalmente en la primera parte: crear el cuadrante de turnos.

Hay dos aspectos clave de un cuadrante de turnos, que son los elementos más importantes:

• Que esté siempre actualizado
  
• Que sea visible para tus empleados

En este capítulo exploraremos por qué esto es importante y, sobre todo, cómo puedes conseguirlo.

Si tu cuadrante no se actualiza para reflejar siempre la realidad de tu negocio, se vuelve poco fiable y pierdes tanto la visión general como la confianza en que tu negocio funciona de forma óptima.

Igual de importante es que el cuadrante sea visible para tus empleados. Al fin y al cabo, ¿cómo puedes confiar en que tu personal se presentará cuando debe si no puede ver el cuadrante?

Al cumplir estos dos puntos, consigues un cuadrante de turnos que funciona bien y se mantiene al día con la realidad, en lugar de ser "correcto" solo en el momento en que lo creas.

Por esta razón, deberías crear tu cuadrante de turnos online. Esto facilita las cosas tanto para ti como para tus empleados, además de ofrecer todos los beneficios de un cuadrante online.

Es más fácil para ti mantenerlo actualizado, ya que solo necesitas hacerlo en un único lugar.

Si tu cuadrante está en Excel o en papel, cualquier corrección debe hacerse en todos los sitios donde se haya impreso y colgado.

O hay que enviarlo por correo electrónico a los empleados con el asunto: "IMPORTANTE: El cuadrante de turnos ha sido actualizado". Si usas una herramienta online, solo necesitas hacer la corrección una vez y los cambios están disponibles al instante para tus empleados.

Si creas un nuevo turno, eliminas un turno o haces cambios en un turno, tus empleados lo sabrán de inmediato.

En Smartplan reciben una notificación sobre cualquier cambio que les afecte, para que sepan cómo se ha modificado su trabajo.

La visibilidad está, por supuesto, estrechamente ligada a mantener el cuadrante actualizado. Al acceder al cuadrante desde un smartphone, tanto tú como tus empleados podéis consultar siempre el horario para ver con quién trabajáis y cuándo tenéis turno.

Esto minimiza el riesgo de errores, creando un lugar de trabajo más estable donde los empleados llegan a tiempo.

Veamos cómo crear el cuadrante de turnos online:

Lo primero que debes considerar al empezar tu cuadrante de turnos es la duración del período que quieres planificar.

En algunos sectores, incluso existen normas de convenios colectivos que especifican la duración mínima de un cuadrante, para que los empleados sepan cuántos turnos van a tener.

No profundizaré en estas normas en esta guía, sino que te explicaré cómo puedes abordar la duración de tu cuadrante.

Recomiendo planificar para 1, 2 o 3 meses a la vez. Aunque puedes planificar con más antelación, crear un cuadrante para 6 meses o más se acerca más a adivinar que a planificar de verdad.

¿Quién sabe cómo serán las operaciones del día a día dentro de 6 meses?

En su lugar, prueba este enfoque:

Planifica tu cuadrante para 1 o 2 meses. Publica el cuadrante para que tus empleados puedan ver sus turnos y empezar a hacer cambios de turno si es necesario. Mientras tanto, puedes ir preparando el siguiente período. Por ejemplo, si estás recogiendo solicitudes de turnos, puedes configurar las necesidades de personal esperadas con antelación, pero esperar a publicar el cuadrante definitivo.

Cuando publicas tu cuadrante, normalmente empieza a evolucionar. El cuadrante se encuentra con la realidad. Y la realidad rara vez se alinea completamente con el plan.

Si tu cuadrante abarca un período demasiado largo, puedes encontrarte de repente con empleados que piden dejar sus turnos porque ya no pueden trabajar.

El extremo opuesto tampoco es ideal. Un cuadrante que cubra solo una semana puede socavar el propósito de tener un cuadrante: evitar el caos y mantener la estructura y la previsibilidad en tu plantilla.

Si solo planificas una semana a la vez, puede parecer que lo único que haces es crear cuadrantes. No debería ser así.

Una vez que hayas decidido la duración de tu cuadrante, necesitas elegir el tipo de planificación que vas a usar. Puede que ya tengas un método preferido, pero de todos modos te explicaré las ventajas de los distintos enfoques.

Antes de empezar a pensar a quién programar, primero necesitas una visión general de tus necesidades de personal. Tus necesidades de personal se componen de los siguientes elementos:

• Franjas horarias
  
• Habilidades requeridas
• El número de empleados necesarios en cada franja horaria

Una vez que hayas decidido la duración de tu cuadrante, el siguiente paso es determinar las franjas horarias en las que necesitas que los empleados trabajen. Divide tu día en períodos según tus necesidades de personal para diferentes momentos y roles. En Smartplan, todos los turnos tienen un puesto. Este puesto describe el turno y las habilidades necesarias para cubrirlo.

Los puestos se pueden usar de varias formas, por ejemplo:

• Camarero
  
• Barman
• Bibliotecario

Pero también pueden especificar el rol de forma más clara:

• En lugar de "Camarero", podría ser "Anfitrión".
  
• En lugar de "Barman", podría ser "Bar - Recepción".
• En lugar de "Bibliotecario", podría ser "Mostrador de préstamos".

Hay muchas formas de usar los puestos para comunicar a los empleados en qué consiste un turno.

También puedes usar los puestos para dividir tu cuadrante en diferentes ubicaciones. Por ejemplo, si tienes cinco tiendas y algunos empleados pueden trabajar en varias ubicaciones mientras que otros solo pueden trabajar en una, los puestos pueden ayudar:

• "Cajero - Vesterbro"
  
• "Cajero - Aarhus"
• "Cajero - Aalborg"
• "Cajero - Odense"
• "Cajero - Roskilde"

La ventaja es que puedes asignar puestos específicos a los empleados. Por ejemplo, Jens podría estar vinculado a "Cajero - Aarhus" y "Cajero - Aalborg". Esto significa que solo puede tomar turnos disponibles o intercambiar turnos de esos tipos. Como planificador, también recibirás un aviso si le asignas un turno para el que no está "cualificado".

Aquí tienes un ejemplo de las franjas horarias en nuestro cuadrante de atención al cliente:

9-13 y 13-17, de lunes a viernes.

De 9 a 13, necesitamos un agente de soporte para el soporte en danés y otro para el soporte en alemán. De 13 a 17, necesitamos un agente de soporte para el soporte en danés. Así que hemos dividido el día en dos turnos:

Nuestros puestos son simplemente "Soporte" y "Soporte alemán" para que los empleados sepan qué hacer cuando lleguen.

Ahora que has definido tus necesidades de personal, es hora de cubrir tu cuadrante. Puedes hacerlo de tres formas diferentes:

Aquí describiré las siguientes tres formas de crear tu cuadrante de turnos:

• Definir necesidades de personal y publicar turnos disponibles
  
• Definir necesidades de personal y asignar turnos
• Asignación automática de personal basada en solicitudes y reglas

Definir necesidades de personal y publicar turnos disponibles

Este enfoque se puede usar si quieres aplicar el principio de "por orden de llegada", un método adecuado si no necesitas un control total sobre quién trabaja y cuándo.

Funciona definiendo los tipos de turnos que necesitas, cuántos empleados hacen falta y cuándo se necesitan. Luego publicas el cuadrante y tus empleados empiezan a reclamar turnos.

La ventaja de este método es que traslada la responsabilidad de la planificación a tus empleados. Algunos sectores usan este método más que otros. Por ejemplo, es un método popular entre las organizaciones de voluntariado.

Si tienes muchos voluntarios que solo pueden hacer unos pocos turnos, puedes dejar que elijan los turnos en los que están disponibles. Esto puede ser más eficiente que asignar turnos que los voluntarios quizá no quieran aceptar.

Este método también es útil en sectores donde los turnos son muy demandados. Para evitar tener que decidir qué empleados se quedan con los turnos, simplemente puedes aplicar el criterio de "por orden de llegada". De esta forma, nadie se siente tratado injustamente y evitas las fricciones que pueden surgir al dar turnos a unos empleados y a otros no.

Esto puede aplicarse, por ejemplo, a recintos o stands en conciertos o partidos de fútbol.

Definir necesidades de personal y asignar turnos

Con este enfoque, tú te encargas de formar el equipo. Defines las necesidades de personal y luego asignas los turnos a los empleados que quieres que los cubran (esto es lo que llamamos un puzle, y nuestro objetivo es hacértelo más fácil).

Al asignar turnos, hay muchos factores que tener en cuenta. Al usar una herramienta de planificación de turnos online, puedes descargar parte del trabajo que de otro modo tendrías que gestionar tú mismo:

• Ausencias, disponibilidad y solicitudes de tiempo libre
  
• Habilidades requeridas para diferentes tipos de turnos
• En Smartplan incluso puedes establecer reglas como horas semanales, máximo de turnos de fin de semana y más. (Más sobre esto en la siguiente sección.)

Al crear tu cuadrante online, te lo pones más fácil, ya que la herramienta se encarga de algunas de las tareas repetitivas de la asignación de turnos.

Una vez que hayas terminado la asignación de personal, publicas el cuadrante para que sea visible para tus empleados. Esta parte funciona de forma parecida a usar una hoja de Excel. Toda la planificación permanece oculta hasta que decides enviar los turnos a tus empleados.

La diferencia entre Excel y la planificación de turnos online, en este contexto, es que en cuanto haces clic en el botón "publicar", tus empleados reciben una notificación en sus dispositivos móviles y pueden ver sus turnos de inmediato.

Otra diferencia es que, en lugar de gestionar los cambios de turno manualmente en Excel y hacer las correcciones tú mismo, una herramienta de planificación online puede encargarse de esto por ti.

Asignación automática de turnos

También puedes optar por que tu cuadrante se cree automáticamente. Cuando creo un cuadrante, uso este método. Es el que me ahorra más tiempo y ofrece el mejor cuadrante inicial.

Incluyo este método aunque pocos sistemas de planificación de turnos lo admiten. Aquí soy obviamente parcial, ya que Smartplan ofrece esta función.

Con la planificación automática de cuadrantes, primero defines tus necesidades de personal y las reglas que quieres que se sigan. Luego puedes abrir el cuadrante para las solicitudes de turnos de los empleados. Después, Smartplan puede encargarse de la asignación de personal por ti.

Esto significa que Smartplan puede invitar a tus empleados a enviar su disponibilidad e indicar cuándo no quieren trabajar. Una vez que hayas definido cuántos empleados y qué tipos de turnos necesitas, así como las franjas horarias, los empleados pueden marcar cuándo no están disponibles.

Puedes establecer las siguientes reglas de planificación de forma general o para empleados individuales:

• Máximo de horas por semana
  
• Mínimo de horas por semana
• Máximo de días laborables consecutivos
• Máximo de horas por día
• Máximo de fines de semana consecutivos trabajados
• Mínimo de horas de descanso entre turnos
• Días u horarios específicos en los que no deben trabajar

Usar este método elimina la necesidad de recordar todas las reglas mencionadas mientras asignas turnos. En su lugar, introduces estas reglas en Smartplan, que genera un cuadrante propuesto para ti.

Lo mejor de esto es que puedes modificar la planificación automática si hace falta. Por ejemplo, si hay turnos específicos que quieres cubrir primero, puedes hacerlo, y la planificación automática tendrá en cuenta tus cambios al generar sugerencias.

Esto es útil, por ejemplo, si tienes empleados a jornada completa que siempre trabajan en horarios fijos y empleados a tiempo parcial o por horas que trabajan en horarios variables.

Una vez que hayas recibido un cuadrante propuesto, puedes hacer ajustes o modificar tus reglas y solicitar una nueva propuesta. Esto te ahorra tener que hacer todo el trabajo pesado.

Recibe solicitudes y crea un cuadrante más cercano a la realidad
​Ahora llegamos a tu tarea más importante al crear un cuadrante de turnos: la clave es encontrar una asignación de personal lo más cercana posible a las necesidades reales. Con esto quiero decir que, una vez publicado tu cuadrante, debería requerir ajustes mínimos.

Cualquiera puede crear un cuadrante sin tener en cuenta las condiciones reales, pero en cuanto se publica y se enfrenta a la realidad, necesitará cambios. Si tu cuadrante no se acerca a la realidad en la que debe funcionar, gastarás demasiada energía adaptándolo una vez publicado.

Al permitir que tus empleados envíen solicitudes para tus necesidades de personal, aumentas la probabilidad de que realmente puedan trabajar en los turnos que se les asignan. Esto significa que se intercambiarán menos turnos, tus empleados estarán más satisfechos, y el cuadrante (y el lugar de trabajo) será más estable.

Nunca podrás evitar por completo los cambios de turno una vez que tu cuadrante esté publicado. Esto es natural cuando el horario planificado se encuentra con la realidad y el cuadrante empieza a "vivir". Al usar un sistema online, facilitas mantener tu cuadrante actualizado y alineado con la realidad, otra razón más para no usar Excel.

Puedes usar una plantilla de turnos para:

• Crea rotaciones de 1, 2, 3, 4, 5, 6 o más semanas.
  
• Ahorra tiempo reutilizando necesidades de personal para el siguiente cuadrante.
• Ten diferentes plantillas para diferentes temporadas.

A continuación te muestro cómo.

Hemos visto tres formas diferentes de asignar turnos, y deberías tener conocimientos suficientes para empezar con tu propia planificación de turnos. Sin embargo, al hablar de planificación de turnos, no podemos ignorar el tema de las plantillas.

Cuando te enfrentas a la creación de un cuadrante de turnos, es natural buscar atajos. Si fueras a hacerlo en Excel, probablemente buscarías en Google una plantilla de cuadrante de turnos para obtener la estructura en un archivo de Excel, de modo que solo tendrías que centrarte en la planificación y no en montar la estructura.

Con un sistema de planificación de turnos online, la estructura ya está preparada y las plantillas se convierten en una herramienta aún más potente.

En los sistemas de planificación de turnos online puedes crear plantillas para evitar repetirte. Si has identificado un patrón de personal que funciona para tu negocio, puedes guardarlo como plantilla y eliminar la necesidad de recrearlo cada vez.

Las plantillas también facilitan la creación de rotaciones de 1, 2, 3, 4 o más semanas. Si tienes un patrón fijo que se repite cada, digamos, 6 semanas, puedes configurar esas 6 semanas como una plantilla que se repite.

Esto significa que puedes crear una rotación que se repita durante el período para el que estás planificando tu cuadrante.

A veces es necesario planificar turnos para varias ubicaciones.

Pueden ser diferentes áreas de negocio o ubicaciones físicas.

Trataremos esto en este capítulo.

Al crear tu cuadrante de turnos, también necesitas decidir cómo estructurarlo. Para muchos, es suficiente tener un solo cuadrante a la vez: uno para el período actual y un cuadrante futuro que lo reemplace.

Sin embargo, otros pueden necesitar dividir sus cuadrantes por ubicación.

Una ubicación puede significar muchas cosas. Pueden ser lugares físicos, como dos tiendas diferentes. Pero también pueden ser dos áreas de negocio diferentes en la misma ubicación física.

Imagina un negocio de comercio electrónico con un almacén y un departamento de atención al cliente en el mismo edificio. En este caso, normalmente tendrías dos cuadrantes diferentes funcionando simultáneamente: uno para el almacén y otro para atención al cliente.

Normalmente crearías esta división si necesitas personal para diferentes ubicaciones físicas o si las áreas de trabajo (y por lo tanto las necesidades de personal) son diferentes.

A veces, combinar diferentes áreas en un solo cuadrante puede dificultar la gestión, especialmente si las necesidades de personal son muy diferentes o los empleados no coinciden en sus responsabilidades.

Por otro lado, si hay necesidad de visibilidad entre áreas, puede tener más sentido combinarlas en un solo cuadrante. Esto también puede simplificar la planificación de turnos en algunos casos.

En estas situaciones, puede ser útil usar los puestos para diferenciar entre ubicaciones. De esta forma, todos los turnos y necesidades de personal están en un solo cuadrante, con la ubicación incluida como parte del puesto.