Guide: Hur man skapar ett schema
Introduktion
Det här är en komplett guide om hur du skapar ett schema. Här är vad du kan lära dig:
Guiden täcker allt du behöver veta om de koncept som krävs för att skapa ett schema. Den förklarar användbara metoder och är full av tips på hur du kan strukturera ditt schema för att göra schemaläggningen av dina anställda så enkel som möjligt.
Guiden illustreras med hjälp av Smartplans schemaläggningssystem, men samma faktorer gäller även om du skulle skapa ditt schema i Excel (se senare varför du inte bör göra det) eller ett annat onlinesystem.
Du behöver inte läsa guiden från början till slut. Använd innehållsförteckningen i sidomenyn för att hoppa till det avsnitt du vill veta mer om.

Branscher och behov
Scheman används i många olika branscher.
Varje bransch kan ha sina egna metoder eller tillvägagångssätt, men ofta är det samma utmaningar som dyker upp.
I det här kapitlet kan du utforska några av de branscher som använder scheman, och vi kommer att ta upp de viktigaste aspekterna att tänka på.

Scheman används i många olika branscher. De branscher vi hjälper inkluderar:
- Restauranger
- Caféer
- Webbshopar
- Lager
- Kundservice
- Callcenter
- Campingplatser
- Hotell
- Värdshus
- Turistattraktioner
- Guideföretag
- Taxiföretag
- Vårdcentraler
- Privata sjukhus
- Bibliotek
- Superligaklubbar
- Idrottsföreningar
- Och så vidare.
Listan är lång och visar hur varierade behoven kan vara vid schemaläggning. Det viktiga för dig är att hitta ett tillvägagångssätt som passar ditt företag och ditt sätt att arbeta.
Vid planering bör du överväga:
- Vill du skapa tillgängliga pass som anställda själva kan välja?
- Vill du skapa och bemanna schemat själv?
- Vill du använda mer automatiserad planering?
- Hur många timmar ska dina anställda arbeta per vecka eller månad?
- Vilken plats ska de rapportera till?
- Vilka pass kan en anställd täcka?
- Är ditt bemanningsbehov detsamma från vecka till vecka, eller varierar det?
När schemat är klart bör du överväga:
- Kan dina anställda byta pass utan godkännande?
- Måste de stämpla in och ut när de kommer till jobbet?
- Måste en administratör godkänna närvaro?
Det finns många faktorer att ta hänsyn till. I den här guiden hjälper vi dig att besvara så många av dessa frågor som möjligt, men vi kommer främst att fokusera på den första delen: att skapa schemat.
De viktigaste delarna av ett schema
Det finns två nyckelaspekter av ett schema som är de viktigaste:
- Att det alltid är uppdaterat.
- Att det är synligt för dina anställda.
I det här kapitlet kommer vi att utforska varför detta är viktigt och, viktigast av allt, hur du kan uppnå det.

Om ditt schema inte alltid speglar verksamhetens verklighet blir det oanvändbart och du förlorar både överblicken och förtroendet för att verksamheten fungerar optimalt.
Lika viktigt är det att schemat är synligt för dina anställda. Hur kan du annars lita på att personalen dyker upp när de ska, om de inte kan se schemat?
Genom att uppfylla dessa två punkter skapar du ett välfungerande schema som håller jämna steg med verkligheten istället för att vara "korrekt" endast i det ögonblick du skapar det.
Av den här anledningen bör du skapa ditt schema online. Detta gör saker enklare för både dig och dina anställda samtidigt som det ger alla fördelar med ett online-schema.
Det är enklare för dig att hålla det uppdaterat eftersom du bara behöver göra det på ett ställe.
Om ditt schema är i Excel eller på papper måste alla ändringar göras på alla platser där schemat har skrivits ut och publicerats.
Eller så måste det skickas via e-post till de anställda med ämnet: "VIKTIGT: Schemat har uppdaterats." Om du använder ett onlineverktyg behöver du bara göra ändringen en gång, och ändringarna är omedelbart tillgängliga för dina anställda.
Om du skapar ett nytt pass, tar bort ett pass eller gör ändringar i ett pass, kommer dina anställda att veta det direkt.
I Smartplan får de en notifikation om alla ändringar som påverkar dem, så att de vet hur deras arbete har ändrats.
Synlighet är naturligtvis nära kopplat till att hålla schemat uppdaterat. Genom att få tillgång till schemat från en smartphone kan både du och dina anställda alltid kontrollera schemat för att se vem de arbetar med och när de är schemalagda att arbeta.
Detta minimerar risken för fel och skapar en mer stabil arbetsplats där de anställda kommer i tid.
Låt oss ta en titt på hur man skapar ett online-schema:
Schemaperiodens längd
Det första att överväga när du börjar med ditt schema är längden på den period du vill planera för.
I vissa branscher finns det till och med kollektivavtalsregler som specificerar hur lång ett schema måste vara som minimum, så att de anställda vet hur många pass de kommer att få.
Jag kommer inte att gå djupare in på dessa regler i den här guiden, utan istället förklara hur du kan närma dig schemaperiodens längd.

Jag rekommenderar att planera för 1, 2 eller 3 månader åt gången. Även om du kan planera längre fram, så innebär det att skapa ett schema för 6 månader eller mer att du närmar dig gissningar snarare än faktisk planering.
Vem vet hur den dagliga verksamheten kommer att se ut om 6 månader?
Prova istället detta tillvägagångssätt:
Planera ditt schema för 1 eller 2 månader. Släpp schemat till dina anställda så att de kan se sina pass och börja byta om det behövs. Under tiden kan du börja förbereda för den kommande perioden. Till exempel, om du samlar in önskemål om pass, kan du ställa in de förväntade bemanningsbehoven i förväg men vänta med att publicera det slutliga schemat.
När du släpper ditt schema börjar det vanligtvis att utvecklas. Schemat möter verkligheten. Och verkligheten stämmer sällan helt överens med planen.
Om ditt schema sträcker sig över för lång period kan du plötsligt behöva hantera anställda som begär att lämna sina pass eftersom de inte längre kan arbeta.
Det motsatta extremfallet är inte heller idealiskt. Ett schema som täcker bara en vecka kan undergräva syftet med att ha ett schema: att undvika kaos och upprätthålla struktur och förutsägbarhet i din bemanning.
Om du bara planerar en vecka åt gången kan det kännas som att allt du någonsin gör är att skapa scheman. Så ska det inte vara.
När du har bestämt längden på ditt schema behöver du välja vilken typ av schemaläggning du vill använda. Du kanske redan har en föredragen metod, men jag kommer ändå att beskriva fördelarna med de olika tillvägagångssätten.
Fastställ bemanningsbehov
Innan du kan börja fundera på vem du ska schemalägga behöver du först få en överblick över ditt bemanningsbehov. Ditt bemanningsbehov består av följande element:
- Tidsintervaller
- Krävd kompetens
- Antalet anställda som behövs under varje tidsintervall

När du har bestämt längden på ditt schema är nästa steg att fastställa de tidsintervaller då du behöver anställda för att arbeta. Dela upp din dag i perioder baserat på dina bemanningsbehov för olika tider och roller. I Smartplan har alla pass en roll. Denna roll beskriver passet och den kompetens som krävs för att ta det.
Roller kan användas på olika sätt, till exempel:
- Servitör
- Bartender
- Bibliotekarie
Men de kan också specificera rollen tydligare:
- Istället för "Servitör" kan det vara "Värd."
- Istället för "Bartender" kan det vara "Bar - Reception."
- Istället för "Bibliotekarie" kan det vara "Utlåningsdisk."
Det finns många sätt att använda roller för att kommunicera till de anställda vad ett pass innebär.
Du kan också använda roller för att dela upp ditt schema över olika platser. Till exempel, om du har fem butiker och vissa anställda kan arbeta på flera platser medan andra bara kan arbeta på en, kan roller hjälpa:
- "Kassör - Göteborg"
- "Kassör - Malmö"
- "Kassör - Stockholm"
- "Kassör - Uppsala"
- "Kassör - Västerås"
Fördelen här är att anställda kan tilldelas specifika roller. Till exempel kan Jens vara kopplad till "Kassör - Malmö" och "Kassör - Stockholm." Detta innebär att han endast kan ta lediga pass eller byta pass av dessa typer. Som planerare blir du också varnad om du tilldelar honom ett pass han inte är "kvalificerad" för.
Här är ett exempel på tidsintervaller i vårt kundserviceschema:
09-13 och 13-17, måndag till fredag.
Från 09-13 behöver vi en supportagent för svensk support och en för tysk support. Från 13-17 behöver vi en supportagent för svensk support. Så vi har delat upp dagen i två pass.
Våra roller är helt enkelt "Support" och "Tysk Support" så att de anställda vet vad de ska göra när de anländer.
Nu när du har definierat ditt bemanningsbehov är det dags att bemanna ditt schema. Du kan närma dig detta på tre olika sätt:
3 olika sätt att planera scheman
Här kommer jag att beskriva följande tre sätt att skapa ditt schema:
- Definiera bemanningsbehov och publicera lediga pass
- Definiera bemanningsbehov och tilldela pass
- Automatisk bemanning baserat på önskemål och regler

Definiera bemanningsbehov och publicera lediga pass
Denna metod kan användas om du vill införa en princip om "först till kvarn" – en metod som är lämplig om du inte behöver full kontroll över vem som arbetar när.
Det fungerar genom att definiera vilka typer av pass du behöver, hur många anställda som krävs och när de behövs. Därefter publicerar du schemat, och dina anställda börjar boka passen.
Fördelen med denna metod är att det för över planeringsansvaret till dina anställda. Vissa branscher använder denna metod mer än andra. Till exempel är det en populär metod inom volontärorganisationer.
Om du har många volontärer som bara kan ta några få pass kan du låta dem välja de pass de är tillgängliga för. Detta kan vara mer effektivt än att tilldela pass som volontärer kanske inte vill ta.
Denna metod är också användbar i branscher där pass är mycket eftertraktade. För att undvika att behöva bestämma vilka anställda som får passen kan du helt enkelt lämna det till principen "först till kvarn". På detta sätt känner sig ingen orättvist behandlad, och du undviker konflikter som kan uppstå när vissa anställda får pass men inte andra.
Detta kan till exempel tillämpas på arenor eller stånd vid konserter eller fotbollsmatcher.
Definiera bemanningsbehov och tilldela pass
Med denna metod har du kontrollen över att bygga teamet. Du definierar bemanningsbehoven och tilldelar sedan passen till de anställda du vill ska täcka dem (detta är vad vi kallar ett pussel, och vi strävar efter att göra det enklare för dig).
När du tilldelar pass finns det många faktorer att hålla koll på i ditt sinne. Genom att använda ett onlineverktyg för schemaläggning kan du slippa några av de element du annars skulle behöva hantera själv:
- Frånvaro, tillgänglighet och ledighetsförfrågningar
- Kompetens som krävs för olika typer av pass
- I Smartplan kan du till och med sätta regler som veckotimmar, maximalt antal helgpass och mer. (Mer om detta i nästa avsnitt.)
Genom att skapa ditt schema online gör du det enklare för dig själv, eftersom verktyget tar hand om vissa av de repetitiva uppgifter som ingår i att tilldela pass.
När du har färdigställt din bemanning publicerar du schemat så att det blir synligt för dina anställda. Denna del fungerar på liknande sätt som att använda ett Excel-ark. All planering förblir dold tills du bestämmer dig för att skicka passen till dina anställda.
Skillnaden mellan Excel och online schemaläggning i detta sammanhang är att så snart du klickar på "publicera"-knappen får dina anställda en notifikation på sina mobila enheter och kan omedelbart se sina pass.
En annan skillnad är att istället för att hantera passbyten manuellt i Excel och göra korrigeringar själv kan ett online planeringsverktyg ta hand om detta åt dig.
Automatisk bemanning av pass
Du kan också välja att låta ditt schema skapas åt dig. När jag skapar ett schema använder jag denna metod. Det är den som sparar mig mest tid och ger det bästa initiala schemat.
Jag inkluderar denna metod även om få schemaläggningssystem stödjer den. Här är jag uppenbart partisk eftersom Smartplan erbjuder denna funktion.
Med automatisk schemaläggning definierar du först dina bemanningsbehov och de regler du vill ska följas. Du kan sedan öppna schemat för anställdas önskemål. Därefter kan Smartplan hantera bemanningen åt dig.
Detta innebär att Smartplan kan bjuda in dina anställda att lämna in sin tillgänglighet och ange när de inte vill arbeta. När du har definierat hur många anställda och vilka typer av pass du behöver, samt tidsintervallerna, kan de anställda markera när de är otillgängliga.
Du kan sätta följande regler antingen generellt eller för individuella anställda:
- Maximalt antal timmar per vecka
- Minimalt antal timmar per vecka
- Maximalt antal arbetsdagar i rad
- Maximalt antal timmar per dag
- Maximalt antal helger i rad
- Minsta antal vilotimmar mellan pass
- Specifika dagar eller tider de inte får arbeta
Att använda denna metod eliminerar behovet av att komma ihåg alla regler som listas ovan när du tilldelar pass. Istället anger du dessa regler i Smartplan, som sedan genererar ett föreslaget schema åt dig.
Det fina med detta är att du kan åsidosätta den automatiska planeringen om det behövs. Till exempel, om det finns specifika pass du vill bemanna först kan du göra det, och den automatiska planeringen tar hänsyn till dina ändringar när den genererar förslag.
Detta är användbart, till exempel, om du har heltidsanställda som alltid arbetar vid fasta tider och deltidsanställda eller timanställda som arbetar vid varierande tider.
När du har fått ett föreslaget schema kan du göra justeringar eller finjustera dina regler och begära ett nytt förslag. Detta sparar dig från att behöva göra allt det tunga arbetet själv.
Ta emot önskemål och skapa ett schema närmare verkligheten
Nu kommer vi till din viktigaste uppgift när du skapar ett schema: Nyckeln är att hitta bemanning som ligger så nära verkliga behov som möjligt. Med detta menar jag att när ditt schema väl har publicerats bör det kräva minimala justeringar.
Vem som helst kan skapa ett schema utan att ta hänsyn till verkliga förhållanden, men så snart det släpps och möter verkligheten kommer det att behöva ändras. Om ditt schema inte ligger nära den verklighet det måste fungera i, kommer du att lägga för mycket energi på att anpassa det när det väl är släppt.
Genom att låta dina anställda lämna in önskemål för dina bemanningsbehov ökar du sannolikheten för att de faktiskt kommer att kunna arbeta de pass de tilldelas. Detta innebär att färre pass behöver bytas, dina anställda blir mer nöjda, och schemat – och arbetsplatsen – blir mer stabil.
Du kan aldrig helt undvika passbyten när ditt schema har publicerats. Detta är naturligt när det planerade schemat möter verkligheten och schemat börjar "leva". Genom att använda ett onlinesystem gör du det enklare att hålla ditt schema uppdaterat och anpassat till verkligheten – ytterligare en anledning att inte använda Excel.
Mallar
Du kan använda en mall för att:
- Skapa rotationer för 1, 2, 3, 4, 5, 6 eller fler veckor.
- Spara tid genom att återanvända bemanningsbehov för nästa schema.
- Ha olika mallar för olika säsonger.
Nedan ska jag visa dig hur.

Vi har nu tittat på tre olika sätt att tilldela pass, och du borde ha tillräcklig kunskap för att komma igång med din egen schemaläggning. Men när vi diskuterar schemaläggning kan vi inte ignorera ämnet mallar.
När du ställs inför att skapa ett schema är det naturligt att leta efter genvägar. Om du planerade att göra det i Excel skulle du troligen Googla efter en schemamall för att få strukturen som tillhandahålls i en Excelfil, så att du bara behöver fokusera på planeringen och inte på att sätta upp strukturen.
Med ett online schemaläggningssystem tillhandahålls strukturen redan, och mallar blir ett ännu kraftfullare verktyg.
I online schemaläggningssystem kan du skapa mallar för att undvika att upprepa dig själv. Om du har identifierat ett bemanningsmönster som fungerar för ditt företag kan du spara det som en mall och eliminera behovet av att återskapa det varje gång.
Mallar gör det också enklare att skapa rotationer för 1, 2, 3, 4 eller fler veckor. Om du har ett fast mönster som upprepas var, säg, 6:e vecka, kan du ställa in dessa 6 veckor som en mall som upprepar sig själv.
Detta innebär att du kan skapa en rotation som cyklas för den period du planerar ditt schema.
Platser
Ibland är det nödvändigt att planera pass för flera platser.
Dessa kan vara olika verksamhetsområden eller fysiska platser.
Vi kommer att täcka detta i det här kapitlet.
.png)
När du skapar ditt schema behöver du också bestämma hur du ska strukturera det. För många räcker det med att ha ett enda schema åt gången – ett för den aktuella perioden och ett framtida schema för att ersätta det.
Men andra kan behöva dela upp sina scheman efter plats.
En plats kan betyda många saker. Det kan vara fysiska platser, som två olika butiker. Men det kan också vara två olika verksamhetsområden på samma fysiska plats.
Tänk dig ett e-handelsföretag med ett lager och kundservice som finns i samma byggnad. I detta fall skulle du vanligtvis ha två olika scheman som körs samtidigt: ett för lagret och ett för kundservice.
Du skulle ofta skapa en sådan uppdelning om du behöver bemanning för olika fysiska platser eller om arbetsområdena – och därmed bemanningsbehoven – är olika.
Ibland kan det bli svårare att hantera schemat om du kombinerar olika områden i ett enda schema, särskilt om bemanningsbehoven är mycket olika eller om de anställda inte överlappar i sina ansvarsområden.
Å andra sidan, om det finns ett behov av synlighet över områden, kan det vara mer logiskt att kombinera dem i ett enda schema. Detta kan också förenkla schemaläggningen i vissa fall.
I sådana situationer kan det vara användbart att använda roller för att skilja mellan platser. På så sätt är alla pass och bemanningsbehov i ett schema, med platsen inkluderad som en del av rollen.
Kom igång på 2 minuter — Gratis i 14 dagar
Varför Smartplan är rätt val för dig:

