Ett användarvänligt system för schemaläggning som kan frigöra ditt schema från Excel

Skapa ditt schema med sinnesfrid. Få kontroll över ditt bemanningsbehov och håll enkelt koll på medarbetarnas önskemål, timmar och frånvaro. Smartplan hjälper till med pusslet.

Fyll i bemanningen själv och behåll full kontroll över planeringen...

Om du föredrar att själv styra hur medarbetarna fördelas på passen rekommenderar vi att du skapar ditt schema på detta sätt.

Ställ in bemanningsbehov

Du kan antingen ställa in dina pass direkt i schemat eller använda en mall om ditt bemanningsbehov upprepas från period till period. Om du börjar med att bara lägga till öppna pass har du senare möjlighet att ta hänsyn till medarbetarnas önskemål under bemanningen.

Ställ in regler

Får dina anställda bara arbeta ett visst antal timmar per vecka? Eller måste det vara minst 11 timmars vila mellan deras pass? Detta och mycket mer kan du ställa in regler för i planeringsverktyget, och Assistenten övervakar om reglerna följs under planeringen.

Ta emot önskemål

Om du vill vara säker på vilka pass dina anställda kan ta kan du öppna schemat för medarbetarönskemål. Medarbetarna anger vilka tider de inte kan arbeta, och du kan ta hänsyn till dessa önskemål när du fyller i schemat.

Fyll i bemanningen

Du kan antingen välja att bemanna passen när du skapar dem, eller vänta till senare så att du till exempel kan ta hänsyn till medarbetarnas önskemål. Det är också helt upp till dig om du bemannar passen i din mall eller direkt i schemat.

...Eller ställ in ditt bemanningsbehov och låt Smartplan Assistenten fylla i schemat åt dig...

Om du hellre slipper lägga tid på att bemanna passen i ditt schema kan du låta Smartplan Assistenten göra jobbet åt dig.

Ställ in bemanningsbehov

För att fylla i din bemanning behöver Assistenten känna till ditt bemanningsbehov. Därför måste du först lägga till de öppna passen som ska bemannas. Du kan göra detta antingen direkt i schemat eller i en mall om ditt bemanningsbehov upprepas från schema till schema.

Ställ in regler

I planeringsverktyget kan du ställa in regler för dina anställdas arbetstider. Kanske får de bara arbeta ett visst antal timmar per vecka eller ett visst antal dagar i rad? Assistenten tar hänsyn till reglerna när ditt schema bemannas.

Ta emot önskemål

Om du vill minska mängden passbyte efter att schemat har släppts kan du låta dina anställda skicka in önskemål för schemat. Assistenten ser till att anställda bara tilldelas pass under tider då de inte har önskat ledigt.

Föreslå bemanning

När du är redo kan du med ett enda klick be Assistenten föreslå en bemanning för ditt schema. Assistenten föreslår bästa möjliga bemanning samtidigt som den tar hänsyn till regler, önskemål och frånvaro.

...Eller lägg till öppna pass och låt dina anställda ta passen själva

Ställ in öppna pass och låt dina anställda buda på dem efter först till kvarn-principen.

"Schemaläggningen har blivit mycket enklare eftersom man kan använda mallen för att kopiera scheman från månad till månad, så man inte behöver sitta och skapa allt manuellt."

Anna Grantland

Grundare & Delägare

Locked

Så enkelt skapar du ditt schema i Smartplan

1. Välj en period och använd en mall

I Smartplan byggs alla scheman i perioder. Det betyder att du först måste välja vilka datum ditt schema ska täcka. De flesta av våra kunder skapar vanligtvis scheman för en eller två månader åt gången, men valet är helt ditt. Om du har samma bemanningsbehov i flera scheman kan du ställa in schemat i en mall. Du behöver bara lägga till pass i mallen en gång. Efter det kan du använda mallen i så många scheman du vill.

2. Planera efter medarbetarnas kompetenser

För varje pass i schemat måste du lägga till en jobbtyp. Jobbtypen anger vilken uppgift det handlar om och vilka färdigheter medarbetaren behöver för att ta passet. På så sätt kan du vara säker på att medarbetaren kan utföra arbetet som behöver göras.

3. Kopiera pass om ditt behov upprepas

Om du behöver samma bemanning vid flera tillfällen i ditt schema kan du snabbt fylla i schemat med kopieringsfunktionen. I planeringsverktyget kan du kopiera tidsperioder, dagar, veckor och medarbetare. Så det behöver inte ta lång tid att fylla i ditt schema.

4. Håll koll på timmarna medan du planerar

I planeringsverktyget kan du alltid hålla ett öga på hur många timmar du har lagt till i ditt schema och även hur många timmar enskilda medarbetare har. I listan väljer du helt enkelt om du vill se alla medarbetare eller en specifik person. Sedan kan du klicka på varje vecka för att se hur timmarna är fördelade.

Alla dessa funktioner ingår i planeringsverktyget

I planeringsverktyget har vi samlat alla funktioner du kan behöva när du skapar dina scheman online. Du väljer om du vill använda alla eller bara utvalda funktioner.



Välj period

Alla scheman i Smartplan skapas i perioder. Du väljer hur lång period ditt schema ska täcka.



Återanvänd mallar

Om ditt bemanningsbehov upprepas kan du använda en mall. Sedan kan du helt enkelt återanvända mallen nästa gång du behöver skapa ett schema.



Skapa ny medarbetare

Du kan skapa medarbetare direkt i planeringsverktyget och komma igång med planeringen direkt.



Snabb kopiering

I Smartplan kan du kopiera tidsperioder, dagar, veckor och medarbetare. På så sätt kan du fylla i ditt schema med bara några klick.



Komplett timöversikt

I planeringsverktyget kan du hålla koll på medarbetarnas timmar i det aktuella schemat. Så du kan alltid se om timmarna är jämnt fördelade.



Filter

Om du vill ha en snabb överblick över alla pass med en viss jobbtyp kan du använda filtret för att markera dessa i schemat.



Ställ in regler

Genom att ställa in regler för dina anställdas arbetstider kan du säkerställa att dessa följs medan du planerar.



Övervaka regelbrott

Om dina regler bryts kommer Assistenten att uppmärksamma dig på det. Sedan kan du välja om du vill ändra passet eller inte.



Ta emot önskemål

Du kan öppna schemat för medarbetarönskemål för att säkerställa att de kan arbeta under de tider då du tilldelar dem pass.



Föreslå bemanning

Med ett enda klick kan du låta Assistenten föreslå bemanning för ditt schema. Det sparar dig mycket manuellt arbete.



Byt plats

Om du skapar ett schema under fel plats på ditt konto kan du snabbt och enkelt ändra det direkt i planeringsverktyget.



Släpp schemat

Så snart du är klar med schemat kan du släppa det till dina anställda. Du kan alltid ta tillbaka det i planeringsverktyget igen.

"Jag satt och skapade schemat igår för slutet av året. Det tog 25 minuter. Det är lätt att få en överblick över vem jag har tillgänglig. Det bara fungerar. Det bara rullar på."

Rasmus Kroer

Driftchef

Hantwerk

Registrera dig gratis och kom igång på 2 minuter

Tack! Din förfrågan har mottagits!

Hoppsan! Något gick fel. Försök igen.

Genom att registrera dig godkänner du våra villkor.

Läs mer om varför Smartplan är rätt för dig:

Du har fler anställda och vill ha bättre överblick

Excel håller ditt schema fånget. Läs vad du vinner på att befria det och lägga det i dina anställdas fickor med vår Schemaplaneringsapp.

Eftersom användarvänlighet och kundservice är viktigt

Du vill inte betala för ett enormt system med alla möjliga funktioner som gör det långsamt och svårt att använda. Det ska vara enkelt att skapa ditt schema och hantera dina timmar och löner.

Smartplan börjar på bara 199 kr per månad

Ett lågt pris och ingen bindning är viktigt för dig. Därför kan du komma igång med schemaläggning och stämpelklocka för bara 199:-/månad. Se våra priser.

Det är viktigt för dig att vi finns här på lång sikt

Vi har gjort schemaläggning och tidrapportering i 10 år och vi går ingenstans. Vi är lönsamma och 100% finansierade av våra kunder. Faktum är att vi är ett Gazelle-företag för fjärde året i rad. Läs mer om Smartplan.