Nytt i Smartplan: dölj kollegors pass

Nu kan du styra hur mycket dina medarbetare kan se av sina kollegors pass. Smartplan har nu fyra nivåer för synlighet av pass i schemat - från full transparens, där alla kan se alla pass, till en vy där kollegors pass är helt dolda.

Det betyder att schemat anpassar sig efter din arbetsplats, inte tvärtom. Ett stabilt restaurangteam där alla känner varandra kan behålla full synlighet. Ett bemanningsföretag med medarbetare utspridda på flera platser kan välja att varje person bara ser sina egna pass. Bevakning, vårdverksamheter och säkerhetsföretag får en konkret inställning att hänvisa till när de dokumenterar hur intern data hanteras.

Du hittar alternativet under Data och Integritet i kontoinställningarna - en enda rullgardinsmeny med fyra val.

Här ser du vad varje alternativ betyder för vad dina medarbetare kan se:

Schemat som du känner det

Den första nivån är så som Smartplan alltid har fungerat. Medarbetarna kan se hela schemat - namn, jobbtyper, färger och tider för pass. Det är fortfarande standardinställningen och passar bra för stabila team där alla känner varandra och samordnar direkt.

Dölj namn, behåll jobbtypen

Medarbetarna kan fortfarande se vilka pass som är tagna och vilken jobbtyp passet gäller - en färg eller en titel som "Bar" eller "Kök". Men de kan inte se vem som har passet. Det betyder att de fortfarande kan planera utifrån att kollegor är på jobbet, utan att namn hamnar i fokus.

Dölj detaljerna helt

Ett grått block i schemat visar att passet är taget - utan namn, utan jobbtyp och utan färg. Medarbetaren kan se att någon arbetar, men inte vem det är eller vad personen gör. Det passar bra på arbetsplatser där medarbetarnas uppgifter sällan överlappar, eller där jobbtyper i sig kan vara känslig information.

Låt kollegors pass försvinna

Kollegors pass försvinner helt från vyn. Medarbetaren ser bara sina egna pass och en liten notering längst ner: "3 andra pass." Bemanningsföretag, bevakningsföretag och verksamheter med utspridda arbetsplatser, där medarbetarna sällan träffar varandra, har efterfrågat den här inställningen i flera år. Nu finns den.

Vad medarbetarna fortfarande kan se, oavsett nivå

Oavsett vilken inställning du väljer är två saker alltid synliga för medarbetarna:

• Deras egna pass - alltid med full information.
• Lediga pass - så att medarbetarna fortfarande kan ta extrapass och fylla luckor i bemanningen.

Frånvaro - sjukdom, semester och ledighet - visas också som standard, så att resten av teamet vet vem som saknas den veckan. Om du väljer en av de striktare inställningarna där namn inte längre är synliga kan det också vara klokt att dölja frånvaro för medarbetarna. Det styr du med en separat inställning i Smartplan.

För branscher med striktare krav

Om du arbetar i en bransch med särskilda krav på vad medarbetare får se om varandra - bevakning, vårdverksamheter eller säkerhetsföretag - kan du nu hänvisa till en konkret inställning när du dokumenterar den interna datahanteringen. Den fjärde nivån innebär att en medarbetare inte kan se kollegors pass, jobbtyper, arbetstider eller raster.

Så kommer du igång

Inställningen finns under Data och Integritet, som du ser nära början av det här inlägget. Ändringen börjar gälla direkt - ingen omstart, ingen avisering till medarbetarna.