Gids: Hoe maak je een rooster?

Dit is een complete gids over hoe je een rooster maakt. Dit leer je erin:

De gids behandelt alles wat je moet weten over de concepten die je nodig hebt om een rooster op te stellen. Hij legt handige methoden uit en staat vol praktische tips over hoe je je rooster kunt structureren, zodat het plannen van je medewerkers zo eenvoudig mogelijk wordt.

De gids is geïllustreerd aan de hand van Smartplan's roosterplanningssysteem, maar dezelfde principes gelden als je het uiteindelijk in Excel doet (zie verderop waarom je dat beter niet kunt doen) of in een ander online systeem.

Je hoeft de gids niet van voor naar achter te lezen. Gebruik de inhoudsopgave in de zijbalk om direct naar het onderdeel te gaan dat je wilt leren.

Roosters worden in allerlei branches gebruikt.

Elke branche heeft zijn eigen methoden en aanpak, maar vaak spelen dezelfde uitdagingen een rol.

In dit hoofdstuk verkennen we een aantal branches die roosters gebruiken en bespreken we de belangrijkste aandachtspunten.

Roosters worden in heel veel verschillende branches gebruikt. De branches die wij ondersteunen zijn onder andere:

• Restaurants
  
• Cafés
• Webshops
• Magazijnen
• Klantenservice
• Callcenters
• Campings
• Hotels
• Herbergen
• Toeristische attracties
• Gidsbedrijven
• Taxibedrijven
• Huisartsenpraktijken
• Privéklinieken
• Bibliotheken
• Voetbalclubs
• Sportverenigingen
• En zo verder.

Het is een lange lijst, wat laat zien hoe divers de behoeften kunnen zijn bij het opstellen van een rooster. Wat voor jou het belangrijkste is, is een aanpak vinden die past bij jouw bedrijf en jouw manier van werken.

Als het om plannen gaat, moet je nadenken over:

• Wil je beschikbare diensten publiceren zodat medewerkers ze zelf kunnen oppakken?
  
• Wil je het rooster zelf samenstellen en invullen?
• Wil je gebruikmaken van meer geautomatiseerde planning?
• Hoeveel uur per week of maand moeten je medewerkers werken?
• Op welke locatie moeten ze rapporteren?
• Welke diensten kan een medewerker draaien?
• Is je bezettingsbehoefte elke week hetzelfde of wisselt dat?

Zodra het rooster klaarstaat, moet je nadenken over:

• Kunnen mijn medewerkers diensten ruilen zonder goedkeuring?
  
• Moeten ze in- en uitklokken wanneer ze op het werk aankomen?
• Moet een beheerder de aanwezigheid goedkeuren?

Er zijn veel factoren om rekening mee te houden. In deze gids helpen we je zoveel mogelijk van deze vragen te beantwoorden, maar de focus ligt in de eerste plaats op het eerste deel: het maken van het rooster.

Er zijn twee kernpunten bij een rooster — dat zijn de allerbelangrijkste elementen:

• Dat het altijd actueel is
  
• Dat het zichtbaar is voor je medewerkers

In dit hoofdstuk gaan we dieper in op waarom dit zo belangrijk is en, nog belangrijker, hoe je het voor elkaar krijgt.

Als je rooster niet voortdurend de werkelijkheid van je bedrijf weerspiegelt, verliest het zijn betrouwbaarheid en raak je zowel het overzicht als het vertrouwen kwijt dat je bedrijf optimaal draait.

Minstens zo belangrijk is dat het rooster zichtbaar is voor je medewerkers. Want hoe kun je erop vertrouwen dat je team op tijd komt als ze het rooster niet kunnen zien?

Als je aan deze twee punten voldoet, heb je een goed functionerend rooster dat de werkelijkheid bijhoudt in plaats van alleen 'kloppend' te zijn op het moment dat je het maakt.

Daarom is het slim om je rooster online te maken. Dat maakt het makkelijker voor jou én voor je medewerkers, en je profiteert meteen van alle voordelen van een online rooster.

Het is makkelijker voor jou om het bijgewerkt te houden, omdat je het maar op één plek hoeft te doen.

Als je rooster in Excel of op papier staat, moet elke correctie worden doorgevoerd op alle plekken waar het rooster is uitgeprint of opgehangen.

Of het moet per e-mail worden rondgestuurd met als onderwerp: 'BELANGRIJK: het rooster is bijgewerkt.' Met een online tool hoef je de correctie maar één keer door te voeren — de wijziging is meteen zichtbaar voor je medewerkers.

Maak je een nieuwe dienst aan, verwijder je er een, of breng je wijzigingen aan? Dan weten je medewerkers dat direct.

In Smartplan ontvangen ze een melding over elke wijziging die hen raakt, zodat ze precies weten wat er is veranderd in hun werkrooster.

Zichtbaarheid hangt uiteraard nauw samen met het bijhouden van het rooster. Via de smartphone kunnen zowel jij als je medewerkers altijd het rooster raadplegen om te zien met wie ze werken en wanneer ze ingepland staan.

Dat verkleint de kans op fouten en zorgt voor een stabielere werkomgeving waar medewerkers op tijd komen opdagen.

Laten we eens kijken hoe je het online rooster maakt:

Het eerste waar je over moet nadenken als je aan een rooster begint, is voor welke periode je wilt plannen.

In sommige branches zijn er zelfs cao-regels die voorschrijven hoe lang een rooster minimaal van tevoren bekend moet zijn, zodat medewerkers weten hoeveel diensten ze krijgen.

Ik ga in deze gids niet verder in op die regels, maar leg je wel uit hoe je de duur van je rooster kunt benaderen.

Ik raad aan om steeds voor 1, 2 of 3 maanden te plannen. Je kunt verder vooruit plannen, maar een rooster voor 6 maanden of langer is meer gissen dan plannen.

Wie weet hoe de dagelijkse praktijk er over 6 maanden uitziet?

Probeer het in plaats daarvan zo aan te pakken:

Plan je rooster voor 1 of 2 maanden. Publiceer het rooster zodat je medewerkers hun diensten kunnen zien en indien nodig kunnen ruilen. Ondertussen kun je al beginnen met de voorbereiding van de volgende periode. Als je bijvoorbeeld dienstenwensen ophaalt, kun je de verwachte bezettingsbehoefte vroeg vastleggen maar wachten met het definitieve rooster te publiceren.

Wanneer je je rooster publiceert, begint het doorgaans te evolueren. Het rooster ontmoet de werkelijkheid. En de werkelijkheid sluit zelden volledig aan op het plan.

Als je rooster een te lange periode beslaat, kan het zomaar gebeuren dat medewerkers ineens willen ruilen omdat ze bepaalde diensten niet meer kunnen werken.

Het tegenovergestelde is ook niet ideaal. Een rooster van slechts één week ondermijnt het doel van een rooster: chaos vermijden en structuur en voorspelbaarheid bieden in je personeelsplanning.

Als je maar één week per keer plant, lijkt het alsof je continu niets anders doet dan roosters maken. Zo hoort het niet te werken.

Zodra je de looptijd van je rooster hebt bepaald, kies je de planmethode die je wilt gebruiken. Je hebt misschien al een voorkeur, maar ik bespreek de voor- en nadelen van de verschillende aanpakken toch graag.

Voordat je kunt nadenken over wie je wanneer inplant, heb je eerst een overzicht nodig van je bezettingsbehoefte. Je bezettingsbehoefte bestaat uit de volgende onderdelen:

• Tijdblokken
  
• Vereiste vaardigheden
• Het aantal medewerkers dat per tijdblok nodig is

Zodra je de looptijd van je rooster hebt vastgesteld, is de volgende stap bepalen wanneer je medewerkers nodig hebt. Verdeel je dag in blokken op basis van de bezettingsbehoefte voor verschillende tijden en rollen. In Smartplan heeft elke dienst een functie. Die functie beschrijft de dienst en de vereiste vaardigheden.

Functies kun je op allerlei manieren gebruiken, bijvoorbeeld:

• Bediende
  
• Bartender
• Bibliotheekmedewerker

Maar ze kunnen ook de rol specifieker beschrijven:

• In plaats van 'Bediende' kan het 'Gastheer/Gastvrouw' zijn.
  
• In plaats van 'Bartender' kan het 'Bar - Receptie' zijn.
• In plaats van 'Bibliotheekmedewerker' kan het 'Uitbalie' zijn.

Er zijn veel manieren om functies te gebruiken om medewerkers te laten weten wat een dienst inhoudt.

Je kunt functies ook gebruiken om je rooster over verschillende locaties te verdelen. Stel dat je vijf winkels hebt en sommige medewerkers op meerdere locaties kunnen werken terwijl anderen dat niet kunnen — dan helpen functies je daarbij:

• 'Kassamedewerker - Amsterdam'
  
• 'Kassamedewerker - Utrecht'
• 'Kassamedewerker - Rotterdam'
• 'Kassamedewerker - Eindhoven'
• 'Kassamedewerker - Den Haag'

Het voordeel is dat medewerkers aan specifieke functies gekoppeld kunnen worden. Jens is bijvoorbeeld gekoppeld aan 'Kassamedewerker - Amsterdam' en 'Kassamedewerker - Utrecht'. Dit betekent dat hij alleen beschikbare diensten of dienstenruilen van dat type kan oppakken. Als planner word je bovendien gewaarschuwd als je hem een dienst toewijst waarvoor hij niet 'gekwalificeerd' is.

Hier is een voorbeeld van de tijdblokken in ons klantenservicerooster:

9-13 en 13-17, maandag tot vrijdag.

Van 9-13 hebben we één supportmedewerker nodig voor Nederlandstalige support en één voor Duitstalige support. Van 13-17 hebben we één supportmedewerker nodig voor Nederlandstalige support. We hebben de dag dus in twee diensten verdeeld:

Onze functies zijn simpelweg 'Support' en 'Duitstalige Support', zodat medewerkers weten wat ze moeten doen wanneer ze aankomen.

Nu je je bezettingsbehoefte hebt bepaald, is het tijd om je rooster in te vullen. Dat kan op drie manieren:

Hier bespreek ik de volgende drie manieren om je rooster op te stellen:

• Bezettingsbehoefte bepalen en beschikbare diensten publiceren
  
• Bezettingsbehoefte bepalen en diensten toewijzen
• Automatische bezetting op basis van wensen en regels

Bezettingsbehoefte bepalen en beschikbare diensten publiceren

Deze aanpak is geschikt als je een 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'-principe wilt hanteren — een methode die werkt als je niet per se volledig de controle wilt houden over wie wanneer werkt.

Het werkt als volgt: je bepaalt welke soorten diensten je nodig hebt, hoeveel medewerkers er nodig zijn en wanneer. Vervolgens publiceer je het rooster en gaan je medewerkers diensten claimen.

Het voordeel van deze methode is dat de planningsverantwoordelijkheid bij de medewerkers ligt. Sommige branches gebruiken deze methode vaker dan andere. Het is bijvoorbeeld een populaire aanpak bij vrijwilligersorganisaties.

Als je veel vrijwilligers hebt die maar een paar diensten kunnen draaien, kun je hen de diensten laten kiezen waarvoor ze beschikbaar zijn. Dat is efficiënter dan het toewijzen van diensten die vrijwilligers misschien niet willen.

Deze methode is ook handig in branches waar diensten erg gewild zijn. Om te voorkomen dat je zelf moet beslissen wie welke diensten krijgt, laat je het gewoon aan 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'. Zo voelt niemand zich oneerlijk behandeld en vermijd je de wrijving die kan ontstaan als je sommige medewerkers diensten geeft en anderen niet.

Dit speelt bijvoorbeeld bij evenementenlocaties of stands bij concerten of voetbalwedstrijden.

Bezettingsbehoefte bepalen en diensten toewijzen

Met deze aanpak ben jij verantwoordelijk voor het samenstellen van het team. Je bepaalt de bezettingsbehoefte en wijst de diensten toe aan de medewerkers die je wilt inplannen (dit is wat we een puzzel noemen, en we proberen het zo eenvoudig mogelijk voor je te maken).

Bij het toewijzen van diensten moet je rekening houden met heel veel factoren tegelijk. Door een online roosterplanningssysteem te gebruiken, kun je een deel van het denkwerk uitbesteden:

• Verzuim, beschikbaarheid en verlofaanvragen
  
• Vereiste vaardigheden voor verschillende diensttypen
• In Smartplan kun je zelfs regels instellen zoals wekelijkse uren, maximaal aantal weekenddiensten en meer. (Meer hierover in het volgende onderdeel.)

Door je rooster online te maken, maak je het jezelf makkelijker, omdat de tool een deel van de herhalende taken bij het toewijzen van diensten voor zijn rekening neemt.

Als je je bezetting hebt afgerond, publiceer je het rooster zodat het zichtbaar wordt voor je medewerkers. Dit werkt vergelijkbaar met een Excel-bestand. Alle planning blijft verborgen totdat je ervoor kiest de diensten naar je medewerkers te sturen.

Het verschil tussen Excel en online roosterplanning is dat zodra je op 'publiceren' klikt, je medewerkers meteen een melding ontvangen op hun telefoon en hun diensten direct kunnen zien.

Een ander verschil is dat je in plaats van dienstenruilen handmatig in Excel bij te houden en correcties zelf door te voeren, een online planningssysteem dit voor je kan afhandelen.

Automatisch diensten inplannen

Je kunt er ook voor kiezen om je rooster automatisch te laten opstellen. Wanneer ik een rooster maak, gebruik ik zelf deze methode. Het bespaart me de meeste tijd en levert het beste beginrooster op.

Ik neem deze methode mee, ook al ondersteunen maar weinig roosterplanningssystemen het. Hier ben ik uiteraard niet neutraal, want Smartplan biedt deze functie wel aan.

Bij automatisch roosteren bepaal je eerst je bezettingsbehoefte en de regels die gevolgd moeten worden. Daarna kun je het rooster openstellen voor dienstenwensen van medewerkers. Vervolgens kan Smartplan de bezetting voor je regelen.

Dit betekent dat Smartplan je medewerkers kan uitnodigen om hun beschikbaarheid door te geven en aan te geven wanneer ze niet willen werken. Zodra je hebt bepaald hoeveel medewerkers en welke soorten diensten je nodig hebt — inclusief de tijdblokken — kunnen medewerkers aangeven wanneer ze niet beschikbaar zijn.

Je kunt de volgende regels instellen, zowel algemeen als per medewerker:

• Maximaal aantal uren per week
  
• Minimaal aantal uren per week
• Maximaal aantal aaneengesloten werkdagen
• Maximaal aantal uren per dag
• Maximaal aantal aaneengesloten weekenden gewerkt
• Minimale rusttijd tussen diensten
• Specifieke dagen of tijden waarop ze niet mogen werken

Door deze methode te gebruiken, hoef je al die regels niet meer te onthouden terwijl je diensten toewijst. In plaats daarvan voer je ze in Smartplan in, dat vervolgens een roostervoorstel voor je genereert.

Het mooie hiervan is dat je de automatische planning kunt overschrijven als dat nodig is. Als er specifieke diensten zijn die je als eerste wilt invullen, kun je dat doen — en de automatische planning houdt bij het genereren van suggesties rekening met jouw keuzes.

Dit is handig als je bijvoorbeeld vaste medewerkers hebt die altijd op vaste tijden werken, en oproep- of deeltijdmedewerkers die op wisselende tijden werken.

Zodra je een roostervoorstel hebt ontvangen, kun je aanpassingen doen of je regels bijstellen en een nieuw voorstel opvragen. Zo hoef je het zware werk niet zelf te doen.

Verzamel wensen en maak een rooster dat aansluit op de werkelijkheid
‍Nu komen we bij je belangrijkste taak bij het maken van een rooster: de sleutel is om een bezetting te vinden die zo dicht mogelijk bij de praktijk ligt. Daarmee bedoel ik dat het rooster, zodra het gepubliceerd is, zo min mogelijk aanpassingen nodig heeft.

Iedereen kan een rooster maken zonder rekening te houden met de realiteit, maar zodra het gepubliceerd is en de werkelijkheid tegemoet treedt, zullen er wijzigingen nodig zijn. Als je rooster ver afstaat van de werkelijkheid waarbinnen het moet functioneren, kost het je te veel energie om het bij te stellen nadat het is gepubliceerd.

Door je medewerkers de mogelijkheid te geven dienstenwensen door te geven, vergroot je de kans dat ze de diensten die ze krijgen toegewezen ook daadwerkelijk kunnen werken. Dit leidt tot minder dienstenruilen, tevredener medewerkers en een stabieler rooster én werkklimaat.

Diensten ruilen is nooit helemaal te vermijden zodra het rooster is gepubliceerd. Dat is logisch: het geplande rooster ontmoet de werkelijkheid en het rooster begint te 'leven'. Door een online systeem te gebruiken, houd je je rooster makkelijker actueel en in lijn met de realiteit — nog een reden om Excel achter je te laten.

Je kunt een roostersjabloon gebruiken om:

• Rotaties aanmaken voor 1, 2, 3, 4, 5, 6 of meer weken.
  
• Tijd besparen door de bezettingsbehoefte voor het volgende rooster opnieuw te gebruiken.
• Verschillende sjablonen gebruiken voor verschillende seizoenen.

Hieronder laat ik je zien hoe dat werkt.

We hebben nu drie manieren besproken om diensten toe te wijzen en je weet genoeg om met je eigen roosterplanning aan de slag te gaan. Maar als we het over roosterplanning hebben, kunnen we het onderwerp sjablonen niet overslaan.

Wanneer je voor de taak staat een rooster te maken, is het logisch dat je op zoek gaat naar snelkoppelingen. Als je het in Excel wilde doen, zou je waarschijnlijk een roostersjabloon googelen voor de basisstructuur in een Excel-bestand — zodat je je alleen hoeft te richten op plannen en niet op het opzetten van de structuur.

Bij een online roosterplanningssysteem is die structuur al aanwezig en worden sjablonen een nog krachtigere tool.

In online roosterplanningssystemen kun je sjablonen aanmaken zodat je jezelf niet hoeft te herhalen. Als je een bezettingspatroon hebt gevonden dat goed werkt voor jouw bedrijf, sla je dat op als sjabloon — zo hoef je het niet elke keer opnieuw op te bouwen.

Sjablonen maken het ook makkelijker om rotaties op te zetten van 1, 2, 3, 4 of meer weken. Als je een vast patroon hebt dat zich bijvoorbeeld elke 6 weken herhaalt, kun je die 6 weken instellen als een herhalend sjabloon.

Zo creëer je een rotatie die doorloopt voor de periode waarvoor je je rooster plant.

Soms is het nodig om diensten voor meerdere locaties te plannen.

Dat kunnen verschillende bedrijfsonderdelen zijn of fysieke locaties.

Dit behandelen we in dit hoofdstuk.

Bij het opstellen van je rooster moet je ook nadenken over hoe je het wilt structureren. Voor veel bedrijven is één rooster per periode voldoende — één voor de huidige periode en een toekomstig rooster dat het vervangt.

Anderen hebben er echter baat bij om hun roosters op te splitsen per locatie.

Een locatie kan van alles zijn. Het kan gaan om fysieke plaatsen, zoals twee verschillende winkels. Maar het kunnen ook twee verschillende bedrijfsonderdelen zijn op dezelfde fysieke locatie.

Denk aan een e-commercebedrijf met een magazijn en een klantenservice in hetzelfde gebouw. In dat geval zou je doorgaans twee roosters tegelijk laten draaien: één voor het magazijn en één voor de klantenservice.

Zo'n opsplitsing maak je over het algemeen als je bezetting nodig hebt op verschillende fysieke locaties, of als de werkzaamheden — en daarmee de bezettingsbehoefte — van elkaar verschillen.

Soms kan het samenvoegen van verschillende onderdelen in één rooster het beheer juist moeilijker maken, zeker als de bezettingsbehoeften sterk van elkaar verschillen of de medewerkers niet overlappen in hun taken.

Aan de andere kant, als er behoefte is aan overzicht over alle onderdelen tegelijk, kan het zinvoller zijn om alles in één rooster te combineren. In sommige gevallen vereenvoudigt dat de roosterplanning juist.

In zulke situaties kan het handig zijn om functies te gebruiken om onderscheid te maken tussen locaties. Op die manier staan alle diensten en bezettingsbehoeften in één rooster, met de locatie verwerkt als onderdeel van de functieomschrijving.