Nieuw in Smartplan: verberg diensten van collega's

Je bepaalt nu hoeveel je medewerkers van de diensten van hun collega's kunnen zien. Smartplan heeft nu vier niveaus voor de zichtbaarheid van diensten in het rooster: van volledige transparantie, waarbij iedereen elke dienst kan zien, tot een weergave waarin diensten van collega's helemaal verborgen zijn.

Zo past het rooster zich aan je werkplek aan, en niet andersom. Een vast restaurantteam waarin iedereen elkaar kent, kan volledige zichtbaarheid behouden. Een uitzendbureau met medewerkers verspreid over meerdere locaties kan ervoor kiezen dat iedereen alleen de eigen diensten ziet. Objectbeveiliging, zorgorganisaties en beveiligingsbedrijven krijgen een specifieke instelling waarnaar ze kunnen verwijzen wanneer ze documenteren hoe interne gegevens worden verwerkt.

Je vindt de optie onder Data en Privacy in de accountinstellingen: een enkele dropdown met vier keuzes.

Dit betekenen de opties voor wat je medewerkers kunnen zien:

Het rooster zoals je het kent

Het eerste niveau is zoals Smartplan altijd heeft gewerkt. Medewerkers kunnen het volledige rooster zien: namen, functies, kleuren en diensttijden. Dit blijft de standaardinstelling en werkt goed voor vaste teams waarin iedereen elkaar kent en rechtstreeks afstemt.

Verberg namen, behoud de functie

Medewerkers kunnen nog steeds zien welke diensten bezet zijn en welke functie bij de dienst hoort: een kleur of een functienaam zoals "Bar" of "Keuken". Maar ze kunnen niet zien wie de dienst heeft. Zo kunnen ze nog steeds plannen rond collega's die aan het werk zijn, zonder dat namen centraal staan.

Verberg de details volledig

Een grijs blok in het rooster laat zien dat de dienst bezet is, zonder naam, functie of kleur. De medewerker kan zien dat iemand werkt, maar niet wie dat is of wat diegene doet. Dit past goed bij werkplekken waar taken van medewerkers zelden overlappen, of waar functies op zichzelf gevoelige informatie kunnen zijn.

Laat diensten van collega's verdwijnen

Diensten van collega's verdwijnen volledig uit de weergave. De medewerker ziet alleen de eigen diensten en onderaan een kleine melding: "3 andere diensten." Uitzendbureaus, beveiligingsdiensten en bedrijven met verspreide werkplekken, waar medewerkers elkaar zelden ontmoeten, vragen al jaren om deze instelling. Nu is die er.

Wat medewerkers nog steeds kunnen zien, welk niveau je ook kiest

Welke instelling je ook kiest, twee dingen zijn altijd zichtbaar voor medewerkers:

• Hun eigen diensten: altijd met volledige informatie.
• Beschikbare diensten: zodat medewerkers nog steeds diensten kunnen oppakken en gaten in de bezetting kunnen opvullen.

Verzuim, zoals ziekteverzuim, verlof en vrije tijd, wordt standaard ook getoond. Zo weet de rest van het team wie er die week ontbreekt. Kies je een van de strengere instellingen waarbij namen niet meer zichtbaar zijn, dan kan het ook logisch zijn om verzuim voor medewerkers te verbergen. Dat beheer je als een aparte instelling in Smartplan.

Voor sectoren met strengere eisen

Werk je in een sector met specifieke eisen voor wat medewerkers over elkaar mogen zien, zoals objectbeveiliging, zorgorganisaties of beveiligingsbedrijven? Dan kun je nu naar een specifieke instelling verwijzen wanneer je je interne gegevensverwerking documenteert. Het vierde niveau betekent dat een medewerker geen diensten van collega's, functies, werktijden of pauzes kan zien.

Zo ga je aan de slag

De instelling staat onder Data en Privacy, zoals je bovenaan dit bericht ziet. De wijziging gaat direct in: geen herstart, geen melding aan medewerkers.