Effektivitet og feilreduksjon: Slipp løs kraften til superbrukere og steder

Det er på tide med det tredje innlegget i serien vår om den nyeste oppdateringen i Smartplan. Tidligere har vi gitt deg en kort introduksjon til innholdet i oppdateringen (superbrukere + tildeling av ansatte til plassering). Og sist gang så vi på hvordan både du og dine ansatte kan oppnå mer kontroll og få bedre oversikt i Smartplan ved å bruke de nye funksjonene.

Denne gangen vil vi gi deg eksempler på hvordan du og teamet ditt kan jobbe mer effektivt i Smartplan hvis du bruker de nye funksjonene og dermed minimerer risikoen for at feil oppstår.

Rask og effektiv håndtering av vaktplaner, fravær og kommunikasjon

Når det gjelder håndtering av vaktplaner og håndtering av fravær, er det avgjørende å ha et system som letter disse oppgavene raskt og effektivt. Tiden din bør brukes på aktiviteter som tilfører verdi til kundene, ansatte og virksomheten din. Derfor er vi glade for å informere deg om at du og teamet ditt nå kan spare enda mer tid på disse oppgavene.

Når du oppretter rutiner fremover, vil du legge merke til at bare ansatte som er tilordnet et bestemt sted, vises i listene når de tilordner skift. På samme måte, når du ønsker å få en oversikt over hvordan timer fordeles mellom dine ansatte på høyre side av planleggingsverktøyet, ser du bare de ansatte som er knyttet til stedet du oppretter en rute for.

Det samme prinsippet gjelder fraværshåndtering. Superbrukere med tillatelser til å håndtere fravær vil bare se ansatte som er tildelt stedene der de kan administrere fravær. Dette betyr at i begge scenariene vil du bare bli presentert for de ansatte og informasjonen som er relevant for dine spesifikke behov. Dette effektiviserer planleggings- og fraværshåndteringsprosessene, og reduserer sjansene for feil, for eksempel å tildele et skift til feil ansatt eller feilaktig legge til fravær.

Hvis du velger å begrense ansatte fra å se data fra steder de ikke er tilordnet til, minimerer du også risikoen for feil i meldinger og kommunikasjon. I dette tilfellet vil både du og din ansatt bare kunne sende meldinger til ett sted om gangen, forhindre utilsiktet informasjonsutveksling og sikre at kommunikasjonen forblir målrettet og relevant.

Sett opp en effektiv og tydelig oppgavefordeling

Det nye alternativet for å gi visse ansatte superbrukertillatelser kan bidra til økt effektivitet på kontoen din. Du eller administratorene dine kan spesifisere hvilke rettigheter og funksjoner hver superbruker skal ha tilgang til. Dette sikrer at superbrukere bare får tilgang til informasjonen og funksjonene som er relevante for deres individuelle oppgaver.

Ved å tydelig definere hvem som har hvilke tillatelser på kontoen, reduserer du risikoen for feil i planlegging, lønn, fraværshåndtering og andre områder av systemet. Færre personer med tilgang til hver funksjon betyr færre muligheter for feil. I tillegg sikrer dette at superbrukere ikke blir distrahert av områder i systemet som ikke er relatert til deres ansvar, slik at de kan jobbe mer effektivt med sine spesifikke oppgaver.

Ingen unødvendige varsler

Til slutt ønsker vi å minimere forstyrrelser i løpet av arbeidsdagen. Både administratorer og ansatte vil motta varsler som bare er relatert til stedene de er tildelt. Dette sikrer at ingen blir plaget av irrelevante meldinger og varsler, slik at både du og dine ansatte kan holde fokus på saker som er virkelig relevante for dine individuelle roller.

Hvis du vil lære mer om hvordan du får mest mulig ut av disse nye funksjonene, anbefaler vi at du sjekker ut disse to artiklene fra håndboken vår:

• Superbrukertillatelser i Smartplan
• Tilordne personalet ditt til lokasjoner

Vi håper du vil oppleve at bruken av Smartplan blir enda mer effektiv i fremtiden - både din og dine ansattes. Hvis du har spørsmål, ikke nøl med å kontakte oss på support@smartplanapp.com eller via støtteknappen i systemet.