Meer efficiëntie en minder fouten: benut de kracht van supergebruikers en locaties

Dit is het derde artikel in onze reeks over de nieuwste update in Smartplan. Eerder gaven we je een korte introductie van de update (supergebruikers + medewerkers koppelen aan locaties). Vorige keer bekeken we hoe jij en je medewerkers meer controle en overzicht kunnen krijgen in Smartplan dankzij de nieuwe functies.

Dit keer geven we je concrete voorbeelden van hoe jij en je team efficiënter kunnen werken in Smartplan met de nieuwe functies, en hoe je daarmee de kans op fouten tot een minimum beperkt.

Snel en efficiënt roosters, verzuim en communicatie beheren

Als het gaat om het beheren van roosters en het afhandelen van verzuim, is een systeem dat deze taken snel en soepel faciliteert onmisbaar. Jouw tijd besteed je het liefst aan activiteiten die waarde toevoegen voor je klanten, medewerkers en je bedrijf. Goed nieuws: jij en je team kunnen nu nóg meer tijd besparen op deze taken.

Voortaan zie je bij het aanmaken van roosters alleen de medewerkers die aan een specifieke locatie zijn gekoppeld in de lijsten bij het inplannen van diensten. Op dezelfde manier zie je in het rechtergedeelte van de roosterplanning — waar je een overzicht krijgt van hoe de uren over je medewerkers verdeeld zijn — alleen de medewerkers die aan de locatie zijn gekoppeld waarvoor je het rooster maakt.

Hetzelfde principe geldt voor verzuimbeheer. Supergebruikers met rechten om verzuim te beheren zien alleen medewerkers die zijn toegewezen aan de locaties waarvoor zij bevoegd zijn. In beide gevallen zie je dus alleen de medewerkers en informatie die relevant zijn voor jouw specifieke taak. Dat stroomlijnt het plannings- en verzuimproces en verkleint de kans op fouten, zoals een dienst toewijzen aan de verkeerde medewerker of abusievelijk verzuim registreren.

Als je ervoor kiest om medewerkers te beperken zodat ze geen gegevens zien van locaties waaraan ze niet zijn gekoppeld, verklein je ook de kans op fouten in berichten en communicatie. In dat geval kunnen zowel jij als je medewerkers tegelijk slechts naar één locatie berichten sturen. Zo voorkom je onbedoelde informatie-uitwisseling en blijft de communicatie gericht en relevant.

Stel een heldere taakverdeling in

De nieuwe mogelijkheid om bepaalde medewerkers supergebruikersrechten te geven, draagt bij aan meer efficiëntie op je account. Jij of je beheerders kunnen precies aangeven welke rechten en functies elke supergebruiker mag gebruiken. Zo heeft elke supergebruiker alleen toegang tot de informatie en functies die relevant zijn voor zijn of haar taken.

Door duidelijk vast te leggen wie welke rechten heeft, verklein je de kans op fouten bij roosterplanning, salarisadministratie, verzuimbeheer en andere onderdelen van het systeem. Minder mensen met toegang tot elke functie betekent minder kansen op vergissingen. Bovendien worden supergebruikers niet afgeleid door onderdelen van het systeem die niets met hun verantwoordelijkheden te maken hebben, zodat ze efficiënter kunnen werken aan hun eigen taken.

Geen overbodige notificaties

Ten slotte willen we verstoringen tijdens de werkdag tot een minimum beperken. Zowel beheerders als medewerkers ontvangen alleen notificaties die betrekking hebben op de locaties waaraan ze zijn toegewezen. Zo wordt niemand lastiggevallen met irrelevante berichten en notificaties, en kunnen jij en je medewerkers gefocust blijven op wat echt relevant is voor jullie eigen rol.

Wil je meer weten over hoe je het meeste uit deze nieuwe functies haalt? Bekijk dan deze twee artikelen uit ons handboek:

• Supergebruikersrechten in Smartplan
• Medewerkers koppelen aan locaties

We hopen dat het werken met Smartplan in de toekomst nog efficiënter wordt — voor jou én je medewerkers. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op via support@smartplanapp.com of via de supportknop in het systeem.