Nowe ustawienia danych i prywatności w Smartplan

Znasz to uczucie? Natrętne myśli gdzieś z tyłu głowy: czy właściwie postępuję z danymi pracowników? Czy nie przechowuję danych, których nie powinienem zgodnie z RODO? Czy nie powinienem ukryć więcej danych przed pracownikami? Dzięki najnowszej aktualizacji Smartplan możesz o tym zapomnieć raz na zawsze.

Przede wszystkim zebraliśmy wszystkie ustawienia dotyczące danych i prywatności w jednym miejscu w Smartplan, żebyś mógł je łatwo znaleźć. Żeby zmodyfikować ustawienia, przejdź do „Ustawienia" → „Ustawienia Smartplan" → „Dane i prywatność".

Nowe ustawienia absencji

Na górze strony ustawień prywatności możesz wybrać, jakie informacje są widoczne dla pracowników na koncie — czy widzą nawzajem swoje absencje, kalendarz absencji i dane kontaktowe. Ta możliwość istniała już wcześniej. Nowością jest dodatkowa opcja dotycząca widoczności absencji. Wcześniej mogłeś wybrać, czy pracownicy widzą wszystkie absencje, czy wszystkie poza zwolnieniami chorobowymi. Teraz możesz też wybrać, że pracownicy widzą wszystkie absencje, ale bez informacji o ich rodzaju:

Masz teraz jeszcze więcej opcji, żeby dostosować ustawienia do konkretnych wymagań twojej firmy.

Anonimizacja usuniętych pracowników

Wprowadziliśmy również nową funkcję umożliwiającą anonimizację usuniętych pracowników na koncie Smartplan. Cały proces przebiega automatycznie — nie musisz robić nic samodzielnie. Jednocześnie zachowujesz wszystkie dane na koncie. Anonimizowane są wyłącznie imiona i nazwiska pracowników. Oznacza to, że nie tracisz ewidencji godzin, ale masz pewność, że nie przechowujesz danych bez wyraźnego celu.

Funkcja jest elastyczna — możesz wybrać, po jakim czasie usunięci pracownicy mają zostać zanonimizowani. Do wyboru masz od 1 roku po usunięciu do 10 lat — lub dowolny okres pomiędzy. Możesz też zdecydować się na natychmiastową anonimizację, jeśli wolisz takie rozwiązanie.

Żeby włączyć nową funkcję, zaznacz pole „Chcę, żeby Smartplan zanonimizował moich usuniętych pracowników po" i wybierz, po ilu latach ma nastąpić anonimizacja:

Po włączeniu funkcji i zanonimizowaniu usuniętych pracowników nadal będziesz widzieć ich przepracowane godziny w sekcji „Godziny i wynagrodzenie". Pracownicy będą jednak wyświetlani jako „Anonimowy pracownik" z kolejnym numerem.

Więcej informacji o anonimizacji usuniętych pracowników znajdziesz w tym artykule.

Jeśli masz pytania dotyczące aktualizacji, napisz do nas na support@smartplanapp.com — jesteśmy do twojej dyspozycji.