Nieuwe gegevens- en privacyinstellingen in Smartplan

Je kent het gevoel waarschijnlijk wel. Die gedachten die altijd op de achtergrond spoken: Ga ik goed om met de gegevens van mijn medewerkers? Sla ik misschien gegevens op die ik volgens de GDPR niet mag bewaren? Moet ik meer gegevens afschermen? Met de nieuwste update in Smartplan kun je die gedachten voorgoed loslaten.

Om te beginnen hebben we al je gegevens- en privacyinstellingen op één plek samengebracht in Smartplan, zodat je ze voortaan snel en makkelijk kunt vinden. Ga naar "Instellingen" -> "Smartplan-instellingen" -> "Gegevens & Privacy" om je instellingen aan te passen.

Nieuwe verzuiminstellingen

Bovenaan de privacyinstellingenpagina kun je kiezen welke informatie je medewerkers op het account kunnen zien: of ze elkaars verzuim mogen zien, de verlofkalender, en elkaars contactgegevens. Die mogelijkheden had je al. Wat nieuw is, is een extra optie voor het weergeven van verzuim. Voorheen kon je kiezen tussen alle verzuimen tonen of alle verzuimen behalve ziekte. Voortaan kun je ook kiezen dat medewerkers wel alle verzuimen zien, maar niet het type verzuim:

Hiermee heb je nog meer mogelijkheden om de instellingen af te stemmen op de specifieke vereisten van je bedrijf.

Verwijderde medewerkers anonimiseren

Verder hebben we een nieuwe functie gelanceerd waarmee je verwijderde medewerkers op je Smartplan-account kunt anonimiseren. Het proces verloopt volledig automatisch — je hoeft er zelf niets voor te doen. Tegelijkertijd behoud je alle gegevens op het account. Alleen de namen van de medewerkers worden geanonimiseerd. Zo verlies je je urenstaten niet, maar weet je zeker dat je geen gegevens zonder doel bewaart.

De functie is flexibel: je kiest zelf wanneer verwijderde medewerkers worden geanonimiseerd. Je kunt kiezen voor anonimisering 1 jaar na verwijdering, 10 jaar na verwijdering, of ergens daartussenin. Je kunt verwijderde medewerkers ook meteen laten anonimiseren als je dat liever hebt.

Vink het vakje "Ik wil dat Smartplan mijn verwijderde medewerkers na ... jaar anonimiseert" aan en kies hoeveel jaar er moet verstrijken voor de anonimisering plaatsvindt:

Zodra je de functie hebt geactiveerd en de verwijderde medewerkers zijn geanonimiseerd, zijn de gewerkte uren nog steeds zichtbaar in Uren & Salaris. De medewerkers verschijnen dan als "Anonieme medewerker" gevolgd door een nummer.

Meer over het anonimiseren van verwijderde medewerkers lees je in dit artikel.

Heb je vragen over de nieuwe update? Neem dan gerust contact met ons op via support@smartplanapp.com — we helpen je graag verder.