Nye data- og personverninnstillinger i Smartplan

Du kjenner sikkert skyldfølelsen. Tankene som alltid dveler i bakhodet ditt. Håndterer jeg mine ansattes data slik jeg burde? Eller lagrer jeg faktisk data som jeg ikke burde i henhold til GDPR? Bør jeg skjule mer data blant de ansatte? Med den siste oppdateringen i Smartplan kan du gi slipp på disse tankene for alltid.

Først og fremst har vi samlet alle data- og personverninnstillingene dine på ett sted i Smartplan, noe som gjør det enda enklere for deg å finne denne informasjonen fremover. For å endre innstillingene dine, bare gå til «Innstillinger» -> «Smartplan-innstillinger» -> «Data og personvern».

Nye fraværsinnstillinger

Øverst på siden for personverninnstillinger kan du velge hvilken informasjon dine ansatte kan se på kontoen. Om de kan se hverandres fravær, fraværskalenderen, og hverandres kontaktinformasjon. Du har alltid hatt muligheten til å gjøre dette. Den nye funksjonen er at du nå har et ekstra alternativ for om ansatte kan se hverandres fravær. Før kunne man velge at de enten kunne se alle fravær eller alle fravær bortsett fra sykdom. Fremover kan du nå også velge at ansatte kan se alt fravær, men ikke typen fravær:

Dette betyr at du nå kan velge mellom enda flere innstillinger for å sikre at du oppfyller de spesifikke kravene til bedriften din.

Anonymisere slettede ansatte

Videre har vi lansert en ny funksjon som lar deg anonymisere slettede ansatte på Smartplan-kontoen din. Prosessen er helt automatisk, så det er ikke noe du trenger å gjøre selv. Samtidig beholder du fortsatt alle dataene dine på kontoen. Det er bare de ansattes navn som blir anonymisert. Dette betyr at du ikke mister timelistene dine, men du kan være sikker på at du ikke lagrer data uten et formål.

Funksjonen er fleksibel ved at du kan velge når dine slettede ansatte skal anonymiseres på kontoen. Du kan velge å anonymisere ansatte 1 år etter at de er slettet. 10 år etter sletting. Eller noe i mellom. Du kan til og med velge å anonymisere slettede ansatte umiddelbart hvis du foretrekker det.

For å aktivere den nye funksjonen, bare merk av i boksen»Jeg vil at Smartplan skal anonymisere mine slettede ansatte etter» og velg hvor mange år som skal gå før anonymisering finner sted:

Når du har aktivert funksjonen, og dine slettede ansatte er anonymisert, vil du fortsatt kunne se de ansattes besøkstid i Timer og lønn. Imidlertid vil de ansatte nå vises som «Anonym ansatt» etterfulgt av et nummer.

Du kan lese mye mer om hvordan du anonymiserer slettede ansatte i denne artikkelen.

Hvis du har spørsmål om den nye oppdateringen, er du alltid velkommen til å kontakte oss på support@trysmartplan.com - vi er klare til å hjelpe.