Od umów po certyfikaty: dodawaj dokumenty do profili pracowników w Smartplan

Za każdym razem, gdy wypuszczamy nową aktualizację Smartplan, przyświeca nam jeden cel: chcemy, żeby twoja praca była prostsza i bardziej efektywna. Dlatego z przyjemnością przedstawiamy nową funkcję, o którą prosili nas klienci — możliwość dodawania dokumentów bezpośrednio do profili pracowników!

Od teraz możesz dodawać różne rodzaje dokumentów i przeglądać je bezpośrednio na profilach pracowników w Smartplan — od umów o pracę po certyfikaty i dyplomy.

Po co dodawać dokumenty do profili pracowników?

Każda firma jest inna, więc powodów, dla których ta funkcja może być dla ciebie przydatna, jest wiele. Spójrzmy jednak na kilka konkretnych korzyści:

• Centralne przechowywanie dokumentów: koniec z dokumentami porozrzucanymi po różnych systemach i traceniem czasu na ich szukanie. Teraz możesz przechowywać wszystkie informacje o pracownikach bezpośrednio na ich profilach w Smartplan — w tym samym miejscu, gdzie zarządzasz grafikami i ewidencją czasu pracy.
• Sprawny onboarding: do profilu nowego pracownika możesz od razu dodać odpowiednie dokumenty — regulaminy, materiały szkoleniowe i inne. Dzięki temu szybko zapozna się z ważnymi informacjami, dołączy do zespołu i zacznie pojawiać się w grafiku zmian.

Jakie dokumenty mogę dodawać?

Sam decydujesz, które dokumenty chcesz przechowywać na profilach pracowników. Możesz na przykład dodać:

• Umowy o pracę: przechowując umowy bezpośrednio na profilach, zarówno ty, jak i pracownik macie łatwy dostęp do warunków zatrudnienia. W razie zmian możesz oczywiście dodać też aneksy.
• Certyfikaty i dyplomy: jeśli stanowisko wymaga szczególnych kwalifikacji lub wykształcenia, warto mieć te dokumenty od razu pod ręką na profilu pracownika.
• Regulaminy i podręczniki pracownika: dzięki nim pracownicy zawsze wiedzą, jak postępować w różnych sytuacjach w firmie.
• Pozwolenia na pracę: w przypadku pracowników spoza kraju ważne jest, żeby mieć te dokumenty dostępne w razie potrzeby.
• Kontakty alarmowe: w razie wypadku w miejscu pracy możesz szybko skontaktować się z bliskimi pracownika. Dodaj dokument z danymi kontaktowymi bezpośrednio na jego profilu.

Możesz też dodawać inne dokumenty — po prostu dołącz to, co jest przydatne dla ciebie, twoich pracowników i firmy.

Jak dodać dokumenty?

Przejdź do „Ustawienia" → „Ustawienia Smartplan" → „Informacje o pracowniku", gdzie możesz dodać pola na dodatkowe informacje o pracownikach. Żeby dodać dokument, wybierz „Plik" jako typ pola:

Po utworzeniu pól przejdź do profilu każdego pracownika, żeby uzupełnić je odpowiednimi dokumentami. Zrobisz to, wybierając „Pracownicy" → kliknij na pracownika → „Informacje i dokumenty":

Więcej szczegółów znajdziesz również w tym artykule z naszego podręcznika: Dodawanie dodatkowych informacji do profili pracowników.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, napisz do nas na support@smartplanapp.com — chętnie pomożemy.