Van contracten tot certificaten: voeg documenten toe aan medewerkerprofielen in Smartplan

Elke keer dat we een nieuwe update uitbrengen voor Smartplan, hebben we een helder doel voor ogen: we willen je werkdag eenvoudiger en efficiënter maken. Daarom zijn we blij een nieuwe functie te introduceren die veel klanten hebben gevraagd — de mogelijkheid om documenten direct aan medewerkerprofielen toe te voegen!

Je kunt nu allerlei soorten documenten rechtstreeks op de profielen van je medewerkers in Smartplan plaatsen en raadplegen. Denk aan arbeidscontracten, maar ook aan certificaten en diploma's.

Waarom zou ik documenten aan mijn medewerkers toevoegen?

Elk bedrijf is anders, dus er zijn ook verschillende redenen waarom je baat kunt hebben bij deze update. Hier zijn een paar voordelen die je kunt verwachten:

• Centrale opslag: Geen gedoe meer met documenten die verspreid staan over meerdere systemen en waar je eindeloos naar moet zoeken. Je slaat alle medewerkersinformatie op in Smartplan, op dezelfde plek waar je ook de roosters en urenregistratie beheert.
• Efficiënte onboarding: Voeg relevante documenten toe aan de profielen van nieuwe medewerkers, zoals handboeken en trainingsmateriaal. Zo krijgen ze snel een overzicht van belangrijke informatie, kunnen ze deel uitmaken van het team en meteen diensten draaien in je roosters.

Welke documenten kan ik toevoegen?

Jij bepaalt welke documenten je aan de profielen van je medewerkers wilt toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Arbeidscontracten: Door contracten op het profiel te plaatsen, kunnen zowel jij als de medewerker eenvoudig de arbeidsvoorwaarden terugvinden. Als er wijzigingen zijn, kun je uiteraard ook een addendum toevoegen.
• Certificaten of diploma's: Als een functie specifieke kwalificaties of opleidingen vereist, is het handig om die documenten direct op het profiel te hebben.
• Personeelshandboeken: Als je het personeelshandboek toevoegt aan het profiel, kunnen medewerkers dit altijd raadplegen om te weten hoe bepaalde situaties binnen je bedrijf worden afgehandeld.
• Werkvergunningen: Voor medewerkers die geen burgers zijn van het land waar je werkt, is het belangrijk om hun werkvergunning bij de hand te hebben.
• Noodcontacten: Bij een incident op de werkvloer kun je snel de contactgegevens van de medewerker vinden. Voeg een document met contactgegevens toe aan het profiel.

Of misschien wil je andere documenten toevoegen. Voeg simpelweg toe wat relevant is voor jou, je medewerkers en je bedrijf.

Hoe voeg ik de documenten toe?

Ga naar "Instellingen" → "Smartplan-instellingen" → "Medewerkerinfo" om velden toe te voegen voor de extra informatie die je op medewerkers wilt bijhouden. Kies "Bestand" als type om een document toe te voegen:

Nadat je de velden hebt aangemaakt, ga je naar het profiel van elke medewerker om de velden in te vullen. Dat doe je via "Medewerkers" → selecteer een medewerker → "Informatie & Documenten":

Je kunt ook dit artikel uit onze handleiding raadplegen voor meer informatie: Extra informatie toevoegen aan je medewerkers.

En je bent uiteraard altijd welkom om ons te schrijven op support@smartplanapp.com als je vragen hebt.