Verträge, Listen, Zertifikate: Lade ab sofort Dokumente für Nutzerprofile hoch

Bei jedem Smartplan Update verfolgen wir ein klares Ziel: Wir möchten dein Arbeitsleben einfacher und effizienter gestalten. Deshalb freuen wir uns auch, dir eine neue Funktion vorstellen zu können, die sich viele unserer Kund/-innen gewünscht haben – die Möglichkeit, Dokumente direkt zu den Mitarbeiterprofilen hinzuzufügen!

Das bedeutet, dass du jetzt verschiedene Arten von Dokumenten direkt in den Profilen deiner Mitarbeiter in Smartplan hinzufügen kannst, um jederzeit zentral darauf zuzugreifen. Das könnten z.B. Arbeitsverträge, Zertifikate oder bestimmte Nachweise sein.

Warum sollte ich Dokumente zu meinen Angestellten hinzufügen?

Jedes Unternehmen arbeitet anders. Demnach gibt es natürlich auch verschiedenste Anwendungsmöglichkeiten, wie du das neue Update zu eurem Vorteil nutzen kannst. Zwei Hauptgründe für die Nutzung einer solchen Option könnte sein:

• Zentraler Speicherort: Kein Durcheinander mehr bei der Suche nach Dokumenten, die über mehrere Systeme oder auf mehrere Geräte verteilt sind. Jetzt kannst du alle Mitarbeiterinformationen direkt in den entsprechenden Profilen in Smartplan speichern, demselben Ort, über den du auch schon ihre Dienstpläne und Zeiterfassung verwaltest.
• Effiziente Einarbeitung: Füge relevante Dokumente wie Handbücher, Schulungsmaterialien usw. zu den Profilen neuer Angestellter hinzu. Auf diese Weise können sie sich schnell einen Überblick über die wichtigsten Informationen verschaffen, sich in das Team einfügen und anfangen, in den Dienstplänen Schichten übernehmen.

Was für Dokumente kann ich hinzufügen?

Du kannst frei entscheiden, welche Art von Dokumenten du den Mitarbeiterprofilen hinzufügen möchtest. Zum Beispiel:

• Arbeitsverträge: Indem du die Verträge der Angestellten zu ihren Profilen hinzufügst, können sowohl du als auch die Person selbst jederzeit leicht auf die vereinbarten Beschäftigungskonditionen zugreifen. Bei Änderungen kannst du natürlich auch ganz einfach neue Fassungen des Vertrags zum Profil hinzufügen.
• Zertifikate oder Zeugnisse: Wenn eine gewisse Tätigkeit im Unternehmen spezielle Qualifikationen oder eine Ausbildung voraussetzt, ist es praktisch, die Nachweise dafür direkt im Profil im Blick zu haben.
• Handbücher: Wenn du einen Personalleitfaden zu den Profilen hinzufügst, können die Angestellten jederzeit darauf zugreifen und herausfinden, wie verschiedene Situationen in deinem Unternehmen gehandhabt werden sollen.
• Arbeitserlaubnisse: Für Mitarbeitende, die keine Staatsbürger sind, ist es mitunter relevant, ihre Arbeitserlaubnis zu hinterlegen.

• Notfallkontakte: Entsteht eine kritische Situation am Arbeitsplatz, können Angestellte im Zweifel schnell Kontakt zu Vorgesetzten oder anderen Kolleg/-innen aufnehmen.

Vielleicht möchtest du auch etwas komplett anderes hochladen. Füge einfach die Dokumente hinzu, die für dich, deine Mitarbeitenden und das Unternehmen relevant sind.

Wie füge ich die Dokumente hinzu?

Wenn du auf „Einstellungen“ → „Smartplan Einstellungen“ → „Mitarbeiterinfo“ gehst, kannst du benutzerdefinierte Felder anlegen, um zusätzliche Informationen zu den Mitarbeiterstammdaten hinzuzufügen. Um ein Dokument hinzufügen zu können, wähle einfach „Datei“ als Typ: