Från kontrakt till certifikat: Lägg till dokument i medarbetarprofiler i Smartplan

Varje gång vi kommer med en ny uppdatering till Smartplan har vi ett klart syfte: Vi vill göra ditt arbetsliv enklare och mer effektivt. Därför är vi också glada över att kunna introducera en ny möjlighet som många av våra kunder har efterfrågat. Möjligheten att lägga till dokument direkt i medarbetarnas profiler!

Mer konkret betyder det att du nu kan lägga till och komma åt olika dokumenttyper direkt i dina medarbetares profiler i Smartplan. Det kan vara allt från arbetskontrakt till certifikat och utbildningsbevis.

Varför ska jag lägga till dokument för mina medarbetare?

Alla företag är olika. Därför finns det naturligtvis också skillnader i varför man kan ha glädje av den nya uppdateringen. Men låt oss ändå ta en titt på några av de fördelar du kommer att uppleva:

• Centraliserad lagring: Slut med att ha dokument utspridda i flera olika system, där du måste spendera tid på att leta efter dem. Nu kan du lagra alla medarbetares information direkt på deras profiler i Smartplan. Samma ställe som du ändå också håller koll på deras scheman och tidregistreringar.
• Effektiv onboardning: Lägg till relevanta dokument som handböcker, utbildningsdokument etc. till nya medarbetares profiler. Då kan de snabbt få en överblick över viktig information, bli en del av teamet och börja ta pass i dina scheman.

Vilka dokument kan jag lägga till?

Du bestämmer helt själv vilka dokument du vill lägga till i dina medarbetares profiler. Kanske vill du lägga till:

• Arbetskontrakt: Genom att lägga till medarbetarnas arbetskontrakt i deras profiler kan både du och medarbetarna enkelt referera till anställningsvillkoren. Sker det ändringar i kontraktet, kan du naturligtvis också lägga till tillägg i medarbetarens profil.
• Certifikat eller utbildningsbevis: Om medarbetarens arbete kräver särskilda kvalifikationer eller utbildning, är det praktiskt att ha dessa dokument direkt på profilen.
• Personalhandböcker: Lägger du till personalhandböcker i medarbetarnas profiler kommer de alltid att kunna ta del av dessa för att förstå hur ni hanterar olika situationer i er verksamhet.
• Arbetstillstånd: För medarbetare som inte är medborgare i landet, är det viktigt att ha deras arbetstillstånd tillgängliga.
• Nödkontakter: Skulle det hända en olycka på arbetsplatsen, kan du snabbt få tag på medarbetarens kontaktpersoner. Lägg till ett dokument med kontaktinformation i medarbetarnas profiler.

Eller kanske du vill lägga till andra dokument. I så fall lägger du bara till de som är relevanta för dig, dina medarbetare och ditt företag.

Hur lägger jag till dokumenten?

Inne i “Inställningar” -> “Smartplan Inställningar” -> “Information om anställd” lägger du till fält för den extra information ni önskar ha på medarbetarna. För att lägga till ett dokument väljer du helt enkelt “Fil” som typ:

När du har skapat de olika fälten ska du gå in på varje medarbetares profil för att fylla i fälten med rätt information. Det gör du genom att gå till “Anställda” -> välj en medarbetare -> “Information & Dokument”:

Du kan också med fördel ta en titt på denna artikel från vår danska manual för att lära dig mer: Lägg till extra information på dina medarbetare.

Annars är du naturligtvis också alltid välkommen att skriva till oss på support@trysmartplan.com, om du skulle ha några frågor.