De contratos a certificados: añade documentos a los perfiles de empleados en Smartplan

Cada vez que lanzamos una nueva actualización en Smartplan, tenemos un propósito claro: queremos hacer tu vida laboral más sencilla y eficiente. Por eso estamos encantados de presentar una nueva función que muchos de nuestros clientes han pedido: ¡la posibilidad de añadir documentos directamente a los perfiles de empleados!

Esto significa que ahora puedes añadir y consultar distintos tipos de documentos directamente en los perfiles de tus empleados en Smartplan. Desde contratos laborales hasta certificados y diplomas.

¿Por qué debería añadir documentos a mis empleados?

Cada empresa es diferente. Por eso, naturalmente, hay distintas razones por las que esta nueva actualización puede resultarte útil. Veamos algunas de las ventajas que vas a experimentar:

• Almacenamiento centralizado: Se acabó tener documentos repartidos en varios sistemas donde tienes que dedicar tiempo a buscarlos. Ahora puedes guardar toda la información de tus empleados directamente en sus perfiles en Smartplan, el mismo lugar donde también gestionas sus cuadrantes de turnos y el control horario.
• Incorporación eficiente: Añade documentos relevantes como manuales, materiales de formación, etc. a los perfiles de los nuevos empleados. Así podrán hacerse rápidamente una idea de la información importante, integrarse en el equipo y empezar a cubrir turnos en tus cuadrantes.

¿Qué documentos puedo añadir?

Tú decides exactamente qué documentos quieres añadir a los perfiles de tus empleados. Por ejemplo, podrías añadir:

• Contratos laborales: Al añadir los contratos de los empleados a sus perfiles, tanto tú como los empleados podéis consultar fácilmente las condiciones de empleo. Si hay cambios en el contrato, por supuesto también puedes añadir las modificaciones al perfil del empleado.
• Certificados o diplomas: Si el puesto de un empleado requiere cualificaciones o formación especial, es práctico tener estos documentos directamente en su perfil.
• Manuales de empresa: Si añades los manuales de empresa a los perfiles, los empleados siempre podrán consultarlos para saber cómo se gestionan distintas situaciones en tu empresa.
• Permisos de trabajo: Para empleados que no son ciudadanos del país, es importante tener sus permisos de trabajo disponibles.
• Contactos de emergencia: En caso de accidente en el lugar de trabajo, puedes contactar rápidamente con las personas de referencia del empleado. Añade un documento con los datos de contacto al perfil del empleado.

O quizá quieras añadir otro tipo de documentos. En ese caso, simplemente añade los que sean relevantes para ti, tus empleados y tu empresa.

¿Cómo añado los documentos?

Si vas a "Ajustes" → "Ajustes de Smartplan" → "Información del empleado", puedes crear campos para la información adicional que quieras tener de los empleados. Para añadir un documento, simplemente selecciona "Archivo" como tipo:

Una vez que hayas creado los distintos campos, ve al perfil de cada empleado para rellenarlos con la información correcta. Para ello, ve a "Empleados" → selecciona un empleado → "Información y documentos":

También puedes consultar este artículo de nuestro manual para saber más: Añadir información adicional a tus empleados.

Y, por supuesto, siempre puedes escribirnos a support@smartplanapp.com si tienes alguna pregunta.