Justera synligheten för ditt Smartplan-konto och se till att GDPR och interna riktlinjer följs

Det är dags för det fjärde och sista blogginlägget i serien om vår senaste uppdatering. Den här gången fokuserar vi på synligheten på ditt konto. I en tid där datasäkerhet och integritet är av största vikt, är det avgörande för alla organisationer att ha full kontroll över vem som har tillgång till vilken information. Med vår senaste uppdatering är det nu ännu enklare att kontrollera synligheten för ditt konto, så att du kan vara säker på att du följer GDPR och interna riktlinjer i din organisation.

Löneuppgifter - synliga endast för rätt personer

Det är ingen hemlighet att lönedata är bland den känsligaste informationen i en organisation. Därför är det nu möjligt att välja vilka medarbetare som ska ha tillgång till denna information. Tidigare har alla administratörer haft tillgång till lönedatan under “Timmar och löner”. Genom att ändra rollerna för dessa anställda i ditt konto, och göra dem till superanvändare istället, kan du kontrollera ifall de ska ha tillgång till denna information eller ej.

Så om du inte vill att en superanvändare ska kunna se lönedatan, kan du helt enkelt se till att de inte har den behörigheten. En superanvändare kan ha behörighet att kunna se och hantera medarbetarnas arbetstider under “Timmar & löner”, utan att ha tillgång till lönedatan. Detta ger dig ett extra mått av säkerhet och säkerställer att endast rätt ögon ser denna information.

Som bilden ovan visar, gäller samma sak även för scheman, frånvaro, passbyten och medarbetarhantering. Du väljer exakt vilka anställda som har vilken behörighet på ditt konto. Detta skapar ett mer strukturerat arbetsflöde, så att du inte behöver tvivla på vem som är ansvarig för vilka uppgifter.

Ta bort åtkomst till andra platsers data

En annan viktig del av den nya uppdateringen, är möjligheten att begränsa åtkomsten till data för andra avdelningar eller platser på kontot. Om du kryssar i den här rutan kommer medarbetarna bara att kunna se scheman, frånvaro, meddelanden etc. från de platser de är tilldelade.

Detta kan föra med sig två fördelar för dig och din organisation. För det första kan det bidra till att minimera konflikter mellan anställda. När scheman och arbetspass bara är synliga för dem de är relevanta för, finns det mindre utrymme för frustration över hur arbetspassen fördelas.

För det andra, kan det minska antalet frågor och funderingar för dig och dina administratörer. Medarbetarna kommer inte längre att undra varför en kollega på en annan plats, alltid har samma  arbetspass eller något liknande, och därför kommer dessa frågor inte längre att ställas till dig. Det sparar tid och skapar tydlighet i hela organisationen.

Om du vill veta mer om hur du kommer igång med de nya funktionerna, kan du läsa dessa två artiklar från vår danska manual:

• Behörighet för superanvändare i Smartplan
• Så här tilldelar du platser till dina anställda

Du kan också ta en titt på de tidigare blogginläggen i den här serien. De kan ge dig lite inspiration om hur du kan använda uppdateringen på bästa sätt:

• Introduktion
• Få bättre kontroll och överblick
• Skapa mer effektivitet och minska risken för fel

Om du har några frågor, tveka inte att höra av dig till oss. Du kan skriva till oss på support@smartplanapp.com eller via supportknappen i systemet.