Justering av synlighet for å sikre samsvar med GDPR og interne retningslinjer

Det er på tide med det fjerde og siste blogginnlegget i serien vår angående våre siste oppdateringer. Denne gangen fokuserer vi på kontosynlighet. I en tid hvor datasikkerhet og konfidensialitet er avgjørende, er det avgjørende for enhver bedrift å ha full kontroll over hvem som har tilgang til hvilken informasjon. Med vår siste oppdatering har det blitt enda enklere å administrere synligheten på kontoen din, og sikre overholdelse av GDPR og bedriftens interne retningslinjer.

Begrens tilgang til sensitiv informasjon

Det er ingen hemmelighet at lønnsdata er blant de mest sensitive opplysningene i enhver bedrift. Derfor kan du nå velge hvilke ansatte som har tilgang til disse dataene. Tidligere hadde alle administratorer på kontoen din tilgang til å se lønnsdata under «Timer og lønn». Ved å endre disse ansattes roller på kontoen din og utpeke dem som superbrukere, kan du kontrollere om de skal ha tilgang til denne informasjonen fremover.

Dette betyr at hvis en superbruker ikke skal kunne se lønnsdata, kan du ganske enkelt sørge for at de ikke har denne tillatelsen. En superbruker kan fortsatt ha tilgang til å vise og administrere oppmøte i Timer og lønn uten å se lønnsdata. Dette gir et ekstra lag med sikkerhet, og sikrer at bare de rette øynene ser denne informasjonen.

Som vist på bildet over, gjelder det samme for rotas, fravær, skiftbytter og ansattes ledelse. Du velger nøyaktig hvilke tillatelser hver ansatt har på kontoen din. Dette sikrer en mer strukturert arbeidsflyt, og unngår forvirring om hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver.

Begrens tilgang til data fra andre steder

Et annet viktig aspekt ved den nye oppdateringen er muligheten til å begrense tilgangen til data fra andre avdelinger eller lokasjoner på Smartplan-kontoen din. Ved å merke av i denne boksen, vil ansatte bare kunne se rotas, fravær, meldinger osv., fra stedene de er tildelt.

Dette kan være til nytte for deg og din bedrift på to måter. For det første kan det bidra til å minimere konflikter mellom dine ansatte. Når rotas og skift bare er synlige for dem de angår, er det mindre rom for frustrasjon over hvordan skift fordeles.

For det andre, det kan redusere mengden spørsmål rettet til deg og administratorene dine. De ansatte vil ikke lenger lure på hvorfor en kollega på et annet sted alltid har samme skift eller lignende situasjoner. Som et resultat vil disse spørsmålene ikke lenger bli stilt til deg, noe som sparer tid og gir klarhet i hele virksomheten din.

Hvis du vil lære mer om disse nye funksjonene, anbefaler vi å ta en titt på disse to artiklene fra vår helpdesk:

• Superbrukertillatelser i Smartplan
• Tilordne personalet ditt til lokasjoner

Du kan også ta en titt på de tidligere blogginnleggene i denne serien. De kan gi inspirasjon til hvordan du får mest mulig ut av oppdateringen:

• Introduksjon
• Forbedret kontroll og oversikt
• Effektivitet og feilreduksjon

Hvis du har spørsmål, ikke nøl med å kontakte oss. Du kan nå ut til oss på support@trysmartplan.com eller gjennom støtteknappen i systemet.