Hvordan Hotel Ritz håndterer vaktplanlegging med Smartplan
"Da vi lette etter en ny vaktplanleggingsløsning, var vi faktisk flere som falt over Smartplan. Det virket med en gang fornuftig for oss - både prismessig og i forhold til brukervennligheten i systemet"
Nicolai Caspersen
/
Hotellsjef
Hotel Ritz
Et spørsmål om pris og oversiktlighet
Tidligere laget Hotel Ritz vaktplanene sine i et annet online vaktplanleggingssystem. Men for høye priser gjorde at hotellet lette etter en annen løsning til vaktplanleggingen. Kravet var at det nye systemet skulle være oversiktlig samt enkelt å bruke, og Smartplan endte med å være løsningen.
Slik ser en typisk vaktplan ut hos Hotel Ritz
Hotel Ritz har opprettet tre forskjellige lokasjoner på kontoen sin i Smartplan. På de lokasjonene opprettes vaktplanene separat for henholdsvis resepsjonen, kjøkkenet og housekeeping. En typisk uke i vaktplanen for resepsjonen ser slik ut:
Høres Smartplan ut som noe for deg?
Hos Smartplan har vi flere forskjellige hoteller som kunder. Hotel Ritz er bare ett av dem. Derfor er vi også sikre på at vi kan hjelpe deg med å optimalisere vaktplanleggingen deres. Vil du vite mer? Les her hvorfor hotellet ditt bør velge Smartplan.
"Det er alltid spesielt å skulle bytte fra det ene systemet til det andre. Det er alltid noen ting man må finne ut av. Men der synes jeg Smartplan har vært veldig brukervennlig å komme inn i. Det er lett tilgjengelig og enkelt å jobbe med. Så jeg er fullt ut fornøyd"
Nicolai Caspersen
/
Hotellsjef
Hotel Ritz
Et brukervennlig vaktplanleggingssystem
For Hotel Ritz er det viktig at verken administratorer eller ansatte skal bruke lang tid på et innviklet system. Det skal være enkelt for alle å bruke de verktøyene de trenger, enten det gjelder vaktplanlegging, timeregistrering, vaktbytte eller annet.
"Det skulle være oversiktlig for de ansatte å bytte vakter og registrere møtetider. Jeg pleier å få vite hvis det er noe de ansatte ikke er fornøyde med, og jeg har bare hørt at Smartplan går knirkefritt. Det har de virkelig tatt til seg"
Nicolai Caspersen
/
Hotellsjef
Hotel Ritz
Respekt for fortiden
Siden 1934 har det vært drevet hoteller i den bygningen som Hotel Ritz ligger i. Derfor er historien og fortiden også noe som fyller mye på hotellet. Da de tidligere eierne overtok hotellet tilbake i 2013, ble det hele gjennomrenovert, men med en bevissthet om fortsatt å ha respekt for det gamle hotellet. Det ses ved at gulvet i første etasje for eksempel fortsatt står slik det gjorde da hotellet ble bygget.
"Før sjekket man ikke inn og ut. Da måtte vi gå inn og endre manuelt hvis den ansatte kom eller gikk før tid. Der er det enklere nå hvor vi har tillit til at de ansatte registrerer seg korrekt, og så kan vi gå inn og godkjenne de endringene som har skjedd"
Nicolai Caspersen
/
Hotellsjef
Hotel Ritz
En historie utenom det vanlige
Hotel Ritz ligger i Aarhus sentrum nær togstasjonen. Vi tok nylig en tur innom for å møte hotellsjef Nicolai Caspersen. Under besøket ble vi klokere på hotellets historie, hvordan hverdagen deres ser ut, og hvordan de til daglig bruker Smartplan.
I 2019 overtok Milling-familien Hotel Ritz. I dag har familien totalt 10 hoteller som ligger i det meste av Danmark. Fem av hotellene bruker Smartplan i dag. Hotel Ritz har brukt Smartplan siden sommeren 2022.
"Jeg vet at noen av de andre hotellene har kjørt med kulepenn og papirark før i tiden. Vi er selv godt fornøyde med Smartplan. Men jeg vet at de andre klapper enda mer i hendene."
Hotel Ritz består av fem etasjer med totalt 67 rom. Når det er fullt på hotellet, har de plass til 120 gjester med oppreding.
Overfor gjestene har hotellet et ønske om å fremstå som et hotell hvor servicen er i topp. I tillegg går to ting igjen når vi spør hva som er spesielt med akkurat deres hotell.
Det første er beliggenheten. Med en plassering i Aarhus sentrum, nær togstasjonen, er Hotel Ritz lett å komme til. I tillegg ligger de nær mange av stedene som gjestene deres gjerne vil se i Aarhus.
Det andre er hotellets historie. Hotel Ritz har en spesiell og annerledes historie som også blir fremhevet på en minnetavle ved resepsjonen.
"Under krigen var det motstandsbevegelsen som hadde hovedkvarter her på Hotel Ritz. De var nede i kjelleren, mens tyskerne hadde besatt resten av hotellet oppe på overetasjen. En slik historie er vi glade for å kunne videreformidle til gjestene våre. Det finner de veldig spennende."
Hos Hotel Ritz opplever de ofte at gjestene kommer tilbake når de skal overnatte i Aarhus. Det skyldes i høy grad den stemningen som hotellets personale klarer å skape.
"Vi får heldigvis veldig positive kommentarer på det vi kan gjøre noe med. Det er smilet som gjesten får inn av døren. Følelsen de tar med seg herfra når de har vært glade og fornøyde med å bo her."
I løpet av besøket vårt merker vi da også tydelig den positive stemningen. Man blir møtt av smilende personale fra det øyeblikket man trer inn av døren, og det står med en gang klart at servicen er i topp hos Hotel Ritz. Vi kan bare anbefale å besøke hotellet hvis man skulle trenge å overnatte i Aarhus.
Registrer deg gratis og kom i gang på 2 minutter
Les mer om hvorfor Smartplan passer for deg:
