Hur Hotel Ritz hanterar schemaläggning med Smartplan
"När vi letade efter en ny lösning för schemaläggning var det faktiskt flera av oss som hittade Smartplan. Det verkade direkt förnuftigt för oss - både prismässigt och vad gäller användarvänligheten i systemet"
Nicolai Caspersen
/
Hotellchef
Hotel Ritz
En fråga om pris och överskådlighet
Tidigare gjorde Hotel Ritz sina scheman i ett annat online schemaplaneringsystem. Men för höga priser gjorde att hotellet letade efter en annan lösning för sin schemaplanering. Kravet var att det nya systemet skulle vara överskådligt och lätt att använda, och Smartplan blev lösningen.
Så här ser ett typiskt schema ut hos Hotel Ritz
Hotel Ritz har skapat tre olika platser på sitt konto i Smartplan. På dessa platser skapas schemana separat för receptionen, köket och housekeeping. En typisk vecka i schemat för receptionen ser ut så här:
Låter Smartplan som något för dig?
Hos Smartplan har vi flera olika hotell som kunder. Hotel Ritz är bara ett av dem. Därför är vi också säkra på att vi kan hjälpa dig att optimera er schemaplanering. Vill du veta mer? Läs här varför ditt hotell ska välja Smartplan.
"Det är alltid speciellt att byta från ett system till ett annat. Det finns alltid några saker man behöver lista ut. Men där tycker jag att Smartplan har varit mycket användarvänligt att komma in i. Det är lättillgängligt och lätt att arbeta med. Så jag är fullt nöjd"
Nicolai Caspersen
/
Hotellchef
Hotel Ritz
Ett användarvänligt schemaplaneringsystem
För Hotel Ritz är det viktigt att varken administratörer eller medarbetare ska behöva lägga lång tid på ett komplicerat system. Det ska vara lätt för alla att använda de verktyg de behöver, oavsett om det gäller schemaplanering, tidsregistrering, passbyte eller annat.
"Det skulle vara överskådligt för de anställda att byta pass och registrera närvarotider. Jag brukar få höra om det är något som de anställda inte är nöjda med, och jag har bara hört att Smartplan fungerar friktionsfritt. Det har de verkligen tagit till sig"
Nicolai Caspersen
/
Hotellchef
Hotel Ritz
Respekt för det förflutna
Sedan 1934 har det drivits hotell i den byggnad där Hotel Ritz ligger. Därför är också historien och det förflutna något som spelar stor roll på hotellet. När de tidigare ägarna övertog hotellet 2013 renoverades allt, men med en medvetenhet om att fortfarande ha respekt för det gamla hotellet. Det syns på att golvet i bottenvåning till exempel fortfarande står kvar som när hotellet byggdes.
"Tidigare stämplade man inte in och ut. Där var vi tvungna att gå in och ändra manuellt om den anställde kom eller gick före tiden. Där är det enklare nu, när vi har förtroende för att våra anställda registrerar sig korrekt, och sedan kan vi gå in och godkänna de ändringar som har skett"
Nicolai Caspersen
/
Hotellchef
Hotel Ritz
En historia utöver det vanliga
Hotel Ritz ligger i Aarhus centrum nära centralstationen. Vi tittade nyligen förbi för att träffa hotellchef Nicolai Caspersen. Under besöket blev vi klokare på hotellets historia, hur deras vardag ser ut och hur de dagligen använder Smartplan.
2019 övertog familjen Milling Hotel Ritz. Idag har familjen totalt 10 hotell som ligger i stora delar av Danmark. Fem av hotellen använder idag Smartplan. Hotel Ritz har använt Smartplan sedan sommaren 2022.
"Jag vet att några av de andra hotellen har kört med penna och papper förr i tiden. Vi är själva mycket nöjda med Smartplan. Men jag vet att de andra klappar ännu mer i händerna."
Hotel Ritz består av fem våningar med totalt 67 rum. När det är fullt på hotellet har de plats för 120 gäster med uppbäddning.
Mot gästerna har hotellet en önskan om att framstå som ett hotell där servicen är i topp. Dessutom går två saker igen när vi frågar vad som är speciellt med just deras hotell.
Det första är belägenheten. Med en placering i Aarhus centrum, nära centralstationen, är Hotel Ritz lätt att ta sig till. Dessutom ligger de nära många av de platser som deras gäster gärna vill se i Aarhus.
Det andra är hotellets historia. Hotel Ritz har en speciell och annorlunda historia, som också lyfts fram på en minnesplankett vid receptionen.
"Under kriget var det motståndsrörelsen som hade huvudkvarter här på Hotel Ritz. De var nere i källaren medan tyskarna hade ockuperat resten av hotellet uppe på övre våningen. En sådan historia är vi glada över att kunna berätta för våra gäster. Det tycker de är mycket spännande."
Hos Hotel Ritz upplever de ofta att deras gäster kommer tillbaka när de ska övernatta i Aarhus. Det beror i hög grad på den stämning som hotellets personal lyckas skapa.
"Vi får som tur är riktigt positiva kommentarer på det som vi kan påverka. Det är leendet som gästen får när de kommer in genom dörren. Känslan de tar med sig härifrån när de har varit glada och nöjda med att bo här."
Under vårt besök märker vi också tydligt den positiva stämningen. Man mötas av leende personal från det ögonblick man kliver in genom dörren, och det står direkt klart att servicen är i topp hos Hotel Ritz. Vi kan bara rekommendera att besöka hotellet om man skulle behöva övernatta i Aarhus.
Registrera dig gratis och kom igång på 2 minuter
Läs mer om varför Smartplan är något för dig:
