Forbedre kontroll og oversikt med lokasjoner og superbrukere

Vi ønsker deg velkommen tilbake til bloggserien vår, der vi introduserer deg for de nyeste funksjonene innen Smartplan. I vår Forrige innlegg, vi ga deg en kort introduksjon til de nye funksjonene (superbrukere og muligheten til å tildele ansatte til lokasjoner). Denne gangen vil vi fordype oss i ulike måter både du og dine ansatte kan få mer kontroll og bedre oversikt når du bruker de nye funksjonene i Smartplan.

Tydelig og tydelig fordeling av oppgaver

Til nå har alle administratorer på Smartplan-kontoen din hatt de samme tillatelsene. Dette kan ha resultert i usikkerhet om hvem som har gjort hvilke endringer på kontoen. Med introduksjonen av vår nye brukertype, superbrukeren, kan du nå unngå disse usikkerhetene.

Du har full kontroll over hvilke tillatelser hver superbruker skal ha. Basert på forespørslene vi har mottatt fra våre kunder, kan vi si at det primært er to måter du kan distribuere superbrukertillatelsene på:

Den teambaserte tilnærmingen

Stedene du har opprettet på kontoen din, kan representere forskjellige avdelinger i bedriften din eller kanskje forskjellige adresser der butikkene dine ligger. I dette tilfellet har du sannsynligvis en teamleder eller butikksjef som er ansvarlig for hvert av stedene. Hvis du vil at personen skal være ansvarlig for alle «admin» -handlinger på stedet, er dette hva du bør gjøre:

1. Gå til Innstillinger → Smartplan-innstillinger → Steder, og klikk på Tilordne ansatte og superbrukere ved siden av stedet du vil redigere.
2. Finn den ansatte du vil være superbruker, tilordne ham eller henne til stedet (hvis det ikke allerede er gjort) og gi dem alle superbrukertillatelsene.

Den ansatte kan nå håndtere alt fra rotas til fravær og lønn. Men bare for det spesifikke stedet.

Den tillatelsesbaserte tilnærmingen

Du har også muligheten til å opprette en struktur der superbrukere bare har visse tillatelser. Disse tillatelsene kan gjelde for mer enn ett sted på kontoen din. Kanskje du har en ansatt som burde kunne lage rotas på alle stedene dine, men han eller hun burde ikke kunne få tilgang til oppmøte- eller lønnsinformasjon? Eller kanskje din regnskapsfører har en bruker på kontoen din? Han eller hun skal kunne eksportere lønn for alle stedene dine, men bør ikke kunne administrere andre funksjoner i systemet.

I dette tilfellet må du bare sørge for at den ansatte er tildelt alle stedene på Smartplan-kontoen din. Gi dem superbrukertillatelser på hvert sted, men sørg for at bare de riktige boksene er merket av. Så hvis det for eksempel er din regnskapsfører, merker du bare av i boksen Administrer og eksporter lønn:

Bedre oversikt i planleggingsprosessen

Planlegging av rotasene dine skal være så enkelt som mulig. Vi forstår helt at det ikke er noe du vil bruke mye tid på. Hvis du tilordner dine ansatte til lokasjoner, vil du nå oppleve at det er lettere å få oversikt over relevante ansatte når du planlegger rotasene dine. Tidligere har alle ansatte på kontoen blitt vist i bemanningslistene og i oversikten til høyre i planleggingsverktøyet. Fremover vil du bare se de ansatte som er tildelt stedet du lager en rute for.

Dette er spesielt nyttig hvis du har mange ansatte på kontoen din. Ikke mer å gå gjennom lange lister over ansatte for å finne de riktige. Forhåpentligvis vil dette spare deg for tid når du planlegger turer.

Forbedre oversikten til dine ansatte

Det er ikke bare du eller dine administratorer eller superbrukere som kan oppnå bedre oversikt med den nye oppdateringen. Vanlige ansatte på kontoen kan også få bedre oversikt. I posisjonsinnstillingene kan du velge at de ansatte ikke skal kunne se data fra steder de ikke er tilordnet til:

Hvis du merker av i denne boksen, vil de ansatte derfor bare bli presentert med data som faktisk er relevante for dem. Det gjør det enklere og raskere for dem å finne sine egne rotas og skift på kontoen. Og du minimerer risikoen for at de får feil informasjon.

Hvis du vil lære mer om oppdateringen, kan du ta en titt på disse to artiklene fra vår helpdesk:

• Superbrukertillatelser i Smartplan
• Tilordne personalet ditt til lokasjoner

Og så sørg for å sjekke inn på bloggen vår de kommende dagene. Vi vil dele enda flere tips om hvordan du kan dra nytte av oppdateringen.

Hvis du har spørsmål eller tvil, ikke nøl med å kontakte oss. Du kan sende en e-post til support@trysmartplan.com eller nå ut gjennom støtteknappen i systemet.